Comment négocier des baux commerciaux qui favorisent les locataires

Lorsque vous cherchez à louer un espace commercial pour votre entreprise, ne vous précipitez pas pour signer la ligne pointillée. Prenez votre temps pour évaluer l’espace et le contrat de location du propriétaire pour vous aider à négocier un bail commercial qui convient à vous et à votre entreprise.

Conditions initiales écrites

Si un propriétaire ou un agent de location vous indique simplement les termes d’un bail commercial, demandez quelque chose montrant les termes par écrit avant de soumettre une contre-offre. S’ils hésitent à proposer une lettre, demandez un e-mail ou une copie de l’annonce de l’espace (qui contiendra au moins les informations de base sur la location).

Pourquoi est-il si important d’avoir les conditions initiales par écrit ? Un agent de location agit au nom des intérêts du propriétaire. Si un agent a mal compris ou a tenté de quelque manière que ce soit de modifier les instructions du propriétaire, le fait d’avoir des conditions écrites peut vous montrer au propriétaire que votre contre-offre a été faite de bonne foi sur la base des informations fournies par l’agent de location.

Il est également possible que vous compreniez mal les conditions du bail si elles ne sont pas écrites. Cela pourrait vous amener à contrer trop haut ou trop bas en fonction d’informations que vous avez mal comprises.

Une autre raison d’avoir les conditions par écrit est que cela vous laisse le temps de faire des recherches plus approfondies sur le bail, de poser des questions à un avocat sur les conditions ou même de comparer les conditions à tout autre bail que vous envisagez. Demander des conditions par écrit ne constitue en aucun cas un engagement juridique de votre part à aller de l’avant. Vous avez toujours la possibilité de contester les conditions ou simplement de les refuser purement et simplement.

Une contre-offre

Lorsque vous achetez une maison, vous négociez le prix. Un vendeur annonce la maison pour le montant qu’il aimerait obtenir de la vente, mais s’attend presque toujours à obtenir moins. Un acheteur intéressé par l’achat d’une maison soumettra quelque chose par écrit au vendeur avec une contre-offre. Dans ce cas, une contre-offre est une offre d’achat de la maison à un prix inférieur à celui demandé par le vendeur. En termes simples, une contre-offre est une négociation.

Cela est également vrai pour le bail commercial. Bien que certains baux puissent être véritablement non négociables, pour la plupart, cela fonctionne comme l’achat d’une maison : un propriétaire ou un agent inscripteur demande un prix de loyer (ou un ensemble de conditions) mais laisse une certaine marge de négociation. En d’autres termes, dans l’immobilier commercial, on s’attend presque toujours à ce que le locataire (ou le preneur) soumette une contre-offre, de sorte que le propriétaire gonfle les prix et/ou les conditions.

Le processus de négociation initiale

Une fois que vous avez exprimé votre intérêt pour la location d’un espace, certains propriétaires vous proposeront simplement un formulaire indiquant les conditions du bail. Ces formulaires peuvent comporter une section de réponse ou une pièce jointe à remplir où vous pouvez contre-offrir. D’autres peuvent simplement proposer une copie des documents d’inscription (une annonce ou un dépliant) avec les conditions demandées.

Dans la plupart des cas, cependant, il est dans votre intérêt de soumettre une lettre ou toute autre forme de communication écrite avec une contre-offre. Pourquoi? Parce que dans une lettre, vous pouvez inclure des arguments de vente expliquant pourquoi vous feriez un locataire idéal, parler de votre entreprise au propriétaire et rendre l’accord plus personnel.

Les négociations peuvent aller et venir, alors soyez patient. Un agent inscripteur a généralement une certaine liberté de prendre des décisions, mais devra très probablement s’entretenir avec le propriétaire. Cela peut prendre du temps.

Si vous n’avez pas reçu de réponse à une offre dans un délai d’un à deux jours ouvrables, vous pouvez effectuer un suivi. Mais essayez de ne pas paraître désespéré ou trop anxieux, car cela pourrait affecter le résultat de vos négociations. N’oubliez pas que la plupart des agents inscripteurs souhaitent déplacer une propriété aussi vite qu’ils le peuvent, ils n’ont donc généralement pas besoin de beaucoup de coup de pouce.

Préparer une offre ou une contre-offre

Votre contre-offre doit être présentée par votre entreprise et non par vous personnellement, même si vous possédez une entreprise individuelle. Votre lettre d’offre est un argumentaire de vente. Vous demandez des conditions différentes qui sont plus en votre faveur et vous voulez que le propriétaire vous considère, vous et votre entreprise, comme un bon choix.

Votre lettre d’offre doit généralement inclure les informations suivantes :

Le responsable du bail

Incluez le nom de votre entreprise, qui comprend le nom sous lequel vous êtes légalement établi, ainsi que tout autre nom sous lequel vous faites affaire. N’oubliez pas que si vous exploitez une entreprise individuelle, d’un point de vue juridique, vous et votre entreprise êtes identiques et même si vous inscrivez votre entreprise sur le bail, vous pourriez également être tenu personnellement responsable de la totalité du bail.

Structure de votre entreprise

Si vous êtes constitué en société, indiquez où vous êtes constitué en société. Si vous êtes une organisation exonérée d’impôt, indiquez-le dans votre lettre. Il est rare que les propriétaires vous offrent des cadeaux ou des avantages à des organisations à but non lucratif juste pour obtenir une déduction fiscale, mais ils peuvent être plus enclins à négocier ou à louer à une noble cause. De plus, il est important de comprendre votre propre responsabilité personnelle lors de la signature d’un bail et cela variera en fonction de la structure de votre entreprise.

Depuis combien de temps êtes-vous en affaires

Si votre entreprise a moins de deux ans, vous souhaiterez peut-être également inclure une déclaration sur votre réussite, vos projections de croissance future ou un plan d’affaires. Il est peu probable qu’un propriétaire loue à votre entreprise, sans que quelqu’un personnellement cosignataire ou garantisse le bail, si vous ne pouvez pas démontrer que votre entreprise se porte bien.

La nature de votre entreprise

Que fais-tu? Soyez bref et précis. Un propriétaire doit savoir ce que vous faites au cas où il y aurait des considérations particulières. Par exemple, si vous dirigez une entreprise qui utilise des matières dangereuses, accueille des patients sans rendez-vous dans un établissement de santé ou stocke des objets de valeur excessive, le propriétaire doit savoir s’il existe des restrictions sur l’utilisation de la propriété. Ce que font les locataires peut affecter la valeur de la propriété et les tarifs d’assurance d’un propriétaire ; alors soyez honnête.

Coordonnées

Assurez-vous d’inclure un numéro de téléphone où vous pouvez être contacté et, si possible, une adresse e-mail. Si vous n’êtes joignable que certains jours ou à des heures déterminées, indiquez-le également. Si vous ne répondez pas à temps au propriétaire ou à l’agent inscripteur, ils pourraient penser que vous n’êtes pas intéressé.

Vos conditions proposées (ou contre-offre)

Soyez aussi complet et clair que possible.

Inscrire vos conditions de location dans une offre ou une contre-offre

La meilleure façon de négocier un accord est de bien comprendre ce que vous proposez ou êtes prêt à accepter. Si ce n’est pas écrit, il sera très difficile de prouver plus tard que quelque chose a été exclu d’un bail alors que vous pensiez qu’il était censé y être inclus.

Mettre les choses par écrit peut prendre un peu plus de temps, mais cela vous offre une certaine protection juridique si les choses tournent mal plus tard. Si vous êtes pressé par le temps et que vous ne pouvez pas envoyer de lettre, envoyez-en une. Si cela n’est pas possible, un email bien rédigé ou un document électronique utilisant DocuSign peut suffire.

Si vous n’êtes pas certain d’une exigence particulière du bail, demandez des éclaircissements et essayez d’obtenir ces éclaircissements par écrit.

La durée du bail

Si vous souhaitez modifier la durée du bail, soyez clair. Par exemple, le bail que vous souhaitez est-il d’une durée de deux ans avec trois options de renouvellement d’un an (pour un total de cinq ans) ? ou un bail consécutif de cinq ans sans option de renouvellement ? Cela fait une très grande différence dans la durée pendant laquelle vous serez lié par un bail et dans la façon dont un propriétaire pourrait penser des autres conditions que vous demandez dans une contre-offre.

La plupart des propriétaires préfèrent des baux de deux ans ou plus, mais n’hésitez jamais à demander un bail d’un an. Les baux d’un an peuvent coûter un peu plus cher ou avoir moins d’options de renouvellement de bail, mais vous êtes bloqué pendant moins de temps. À moins que vous ne soyez une entreprise multimillionnaire, il est rarement judicieux, d’un point de vue commercial, de signer un bail qui vous engage sur l’espace pour plus de deux ans.

État de la propriété et réparations

Si vous demandez l’espace « tel quel » ou si vous avez besoin que le propriétaire effectue d’abord des réparations ou des améliorations. Si vous envisagez de rénover la propriété, décrivez brièvement les rénovations proposées. Vous souhaitez que cela soit inclus dans un bail, car souvent, un propriétaire vous offrira une sorte d’incitation ou d’« allocation » si vous rénovez certains types de propriétés. Si vous ne savez pas quelles allocations pourraient vous être proposées pour des rénovations, gardez les choses ouvertes. Proposez de soumettre des informations plus détaillées sur les rénovations pour examen par le propriétaire afin de vous proposer une sorte de considération pour les améliorations.

En outre, réglez les petits détails, tels que le propriétaire des luminaires après la fin du bail ou celui qui est responsable du déménagement des meubles pendant la période de construction.

Date d’occupation

Informez le propriétaire lorsque vous souhaitez prendre possession physiquement (emménager, accéder ou assumer la responsabilité de la propriété). Dans certains cas, lorsque la date de prise de possession physique peut être différente de la date, vous commencerez à payer le loyer.

Par exemple, vous pourriez demander au propriétaire une date d’occupation et date de début de loyer le 1er janvier 20xx, mais demandez que le premier mois soit sans loyer. Dans ce cas, le bail débuterait le 1er janvier 20xx et le propriétaire pourrait annuler le mois de loyer gratuit. Le locataire occuperait l’espace pendant 12 mois et le bail durerait 12 mois.

Une autre façon d’obtenir la même chose (un mois de loyer gratuit) est de demander une date d’occupation au 1er janvier 20xx, avec une date d’état du loyer au 1er février 20xx. It means the lease would begin one month from the date you move in, or on February 1, 20xx.

Ce type de négociation ne fonctionne que dans un espace déjà inoccupé et le propriétaire est impatient de faire emménager quelqu’un car cela favorise le locataire. Essentiellement, vous bénéficiez non seulement d’un mois de loyer gratuit, mais également de 13 mois d’occupation sur un bail de 12 mois.

Autres facteurs lors de la négociation d’un bail commercial

Loyer et superficie utilisable

Le prix au pied carré de l’espace que vous louez peut ne pas être utilisable pour vos besoins. Par exemple, les espaces communs tels que le hall d’entrée ou les ascenseurs sont inclus dans votre loyer, mais vous ne pouvez pas les utiliser en permanence. Alternativement, il peut y avoir des coins exigus, des petites pièces ou des espaces qui ne conviennent pas à votre entreprise. Examinez donc attentivement la mise en page pour déterminer si vous obtenez ce pour quoi vous payez.

Clauses de résiliation et de sortie

Comme mentionné précédemment, en tant qu’entreprise, il est toujours bon d’avoir la possibilité de résilier un bail commercial. Vous devriez envisager de négocier les clauses de résiliation et de sortie du bail pour éviter toute surprise ultérieurement. Si cela n’est pas fourni par le propriétaire, demandez des détails sur la résiliation du bail, comme ce qui arrive au dépôt de garantie ou aux pénalités en cas de rupture du bail, etc.

Si vous devez quitter la propriété que vous louez, la résiliation de votre bail n’est pas votre seule stratégie de sortie. La négociation des conditions de sous-location et de cession du bail pour l’espace couvert par votre bail peut vous offrir une flexibilité supplémentaire.

Dépenses de fonctionnement

Bien que les locataires puissent être aidés à assumer une partie des dépenses d’entretien, sachez que les dépenses en capital liées à l’exploitation de l’immeuble sont censées être payées par le propriétaire. Assurez-vous que votre bail indique clairement les dépenses dont vous êtes responsable en tant que locataire et les dépenses qui doivent sortir de la poche du propriétaire.

Comment rédiger une lettre d’offre ou de contre-offre

Ce qui suit est un exemple de lettre qui peut (et doit) être révisée pour être utilisée comme offre initiale ou contre-offre de location d’un espace commercial pour votre entreprise. Il n’est pas destiné à remplacer un conseil juridique, mais simplement à montrer une manière d’exprimer votre intérêt pour la location d’un espace particulier.

Les informations en gras doivent être remplacées par vos propres informations et conditions de location.

Comment remettre une lettre d’offre

Vous pouvez poster votre lettre d’offre, la remettre en main propre ou envoyer un e-mail avec une pièce jointe contenant la lettre d’offre. Si vous ne savez toujours pas quelles conditions inclure, voici d’autres articles contenant d’excellents conseils et astuces pour négocier les meilleures conditions possibles !

Conseils pour rédiger votre lettre d’offre

• N’oubliez pas qu’il s’agit d’une lettre commerciale. Gardez-le propre, simple et précis, mais n’ayez pas peur d’utiliser des arguments de vente significatifs pour aider à convaincre un propriétaire.
• Évitez d’utiliser l’humour, l’argot ou d’exprimer des sentiments personnels sur la politique, la religion ou tout autre sujet qui n’est pas lié à l’objectif de la lettre (faire une offre).
• Utilisez un logiciel tel que DocuSign pour fournir des copies électroniques des documents. Cela aide à garder les documents en sécurité et à suivre les révisions.
• Si vous envoyez l’offre par courrier, envoyez-la dans une enveloppe blanche ordinaire de format professionnel. Ne pliez jamais pour insérer la lettre dans une enveloppe plus petite. Assurez-vous d’inclure une adresse de retour dans le coin supérieur gauche de l’enveloppe et assurez-vous d’avoir suffisamment affranchi l’enveloppe !

Foire aux questions (FAQ)