Comment l’IRS détermine le statut d’entrepreneur indépendant

L’une des erreurs les plus courantes commises par les entreprises est de ne pas avoir le bon statut de travailleur. Les choix sont un employé ou un entrepreneur indépendant.

Un entrepreneur indépendant (IC) est une personne qui exerce un métier ou une profession indépendante offrant des services au grand public. Un IC est considéré comme capable de contrôler son propre travail, et non celui de l’employeur. En revanche, le travail d’un salarié est contrôlé et dirigé par l’employeur.

Pourquoi la distinction est-elle importante ?

De nombreuses entreprises classent leurs travailleurs comme entrepreneurs indépendants parce que cela coûte moins cher que d’embaucher des employés. Ces entreprises évitent :

• Retenir les taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie et payer une partie de ces taxes
• Payer les cotisations d’assurance-chômage et d’indemnisation des accidents du travail
• Adhérer au salaire minimum, aux heures supplémentaires et aux autres lois sur les salaires
• Être soumis aux lois du travail comme l’OSHA, l’ADA et l’égalité de rémunération

Mais classer à tort les travailleurs comme entrepreneurs indépendants plutôt que comme employés peut entraîner des coûts élevés, notamment le paiement des sommes dues aux travailleurs au titre des taxes FICA (sécurité sociale et Medicare), ainsi que de lourdes amendes et pénalités.

Classification de l’IRS et du ministère du Travail

L’IRS sépare et classe les travailleurs comme entrepreneurs indépendants ou employés aux fins de l’impôt sur le travail. Comme indiqué ci-dessus, les entrepreneurs indépendants ne sont pas soumis à ces taxes et les entreprises n’ont pas à y contribuer.

Le ministère du Travail (DOL) utilise un système de classification différent pour déterminer le statut des travailleurs aux fins des lois sur les salaires et les horaires, y compris les lois sur le salaire minimum, les heures supplémentaires et le travail des enfants. Les entrepreneurs indépendants ne sont pas soumis à ces lois.

Comment l’IRS détermine le statut de travailleur

L’IRS utilise les principes de common law pour déterminer si un travailleur est un entrepreneur indépendant ou un employé. Cet examen de l’IRS concerne les taxes fédérales sur l’emploi : l’impôt fédéral sur le revenu, les taxes FICA pour la sécurité sociale et l’assurance-maladie et les taxes fédérales sur le chômage.

Dans le passé, un « test à 20 facteurs » était utilisé pour évaluer les travailleurs afin de déterminer s’ils étaient des entrepreneurs indépendants ou des employés. Ces facteurs ont été regroupés en trois catégories générales pour l’examen par l’IRS de la situation spécifique :

• Contrôle comportemental
• Contrôle financier
• Relation des parties

Lorsque vous examinez les facteurs ci-dessous, vous devez savoir que l’IRS n’examine spécifiquement aucun facteur en particulier, mais qu’un seul facteur peut suffire à amener l’IRS à déterminer qu’un travailleur est un employé. Il n’existe pas de « nombre magique » de facteurs déterminant le statut.

Facteurs IRS pour déterminer le statut de travailleur

L’IRS n’utilise plus ce test spécifique de 20 questions pour déterminer le statut de travailleur, mais il pourrait vous aider à comprendre les détails de ce qui est évalué.

1. Instruction ou direction réelle du travailleur. Un travailleur qui doit se conformer aux instructions indiquant quand, où et comment travailler est généralement un employé. Les instructions peuvent prendre la forme de manuels ou de procédures écrites montrant comment le résultat souhaité doit être atteint.
2. Entraînement. La formation d’un travailleur par un employé expérimenté travaillant, par correspondance, par la présence obligatoire aux réunions et par d’autres méthodes est un facteur indiquant le contrôle de l’employeur sur une méthode particulière d’exécution.
3. Intégration des services. l’intégration des services de la personne dans les opérations commerciales montre généralement qu’elle est soumise à une direction et à un contrôle.
4. Caractère personnel des services. Si les services doivent être rendus personnellement, cela indique un intérêt pour les méthodes, ainsi que pour les résultats. Le manque de contrôle peut être indiqué lorsque la personne a le droit d’embaucher un remplaçant avec la permission ou la connaissance de l’employeur.
5. Travailleurs similaires. L’embauche, la supervision et la rémunération des assistants occupant le même poste que le travailleur montrent généralement le contrôle de l’employeur sur le travail.
6. Relation continue. L’existence d’une relation continue entre un individu et la personne pour laquelle il rend des services tend à indiquer une relation employeur-employé.
7. Heures de travail. La fixation d’horaires de travail fixes par l’employeur empêche le travailleur d’être maître de son temps, ce qui est le droit du CI.
8. Travail à temps plein. Le travail à temps plein requis pour l’entreprise indique un contrôle de la part de l’employeur puisqu’il empêche le travailleur d’effectuer un autre travail rémunérateur.
9. Travaux sur place. Si le travailleur est tenu d’effectuer le travail dans les locaux de l’employeur, le contrôle de l’employeur est implicite, surtout lorsque le travail est de telle nature qu’il pourrait être effectué ailleurs.
10. Ordre d’exécution. Si l’ordre d’exécution des prestations est ou peut être fixé par l’employeur, un contrôle de la part de l’employeur peut être indiqué.
11. Soumettre des rapports. La présentation régulière de rapports oraux ou écrits indique un contrôle puisque le travailleur doit rendre compte de ses actes.
12. Mode de paiement. Si le mode de paiement est à l’heure, à la semaine ou au mois, il existe probablement une relation employeur-employé ; alors que le paiement sur la base d’une commission ou d’un travail est habituel lorsque le travailleur est un IC.
13. Paiement des dépenses. Le paiement des dépenses professionnelles du travailleur par l’employeur indique le contrôle du travailleur.
14. Outils et matériaux. La fourniture d’outils, de matériaux, etc., par l’employeur, indique un contrôle sur le travailleur.
15. Investissement. Un investissement important de la part du travailleur dans des installations utilisées pour rendre des services à autrui tend à démontrer un statut indépendant.
16. Bénéfice ou perte. La possibilité d’un profit ou d’une perte pour le travailleur en raison des services rendus indique généralement le statut IC.
17. Exclusivité du travail. Le fait de travailler pour plusieurs personnes en même temps indique souvent un statut IC car le travailleur est généralement libre, dans de tels cas, du contrôle d’aucune des entreprises.
18. Accessible au grand public. La disponibilité des services du travailleur pour le grand public indique généralement le statut IC.
19. Droit de décharge. Le droit de licenciement est celui de l’employeur. Un IC, en revanche, ne peut pas être « licencié » sans engager sa responsabilité s’il produit un résultat à la hauteur des spécifications du contrat.
20. Droit d’arrêter. Le droit de démissionner à tout moment sans encourir de responsabilité indique une relation employeur-employé.

Test de statut de travailleur du Département américain du travail

Le DOL détermine le statut de travailleur en examinant s’il existe une « relation de travail » entre un travailleur et un employeur.Si cette relation existe, alors le travailleur est considéré comme un employé en vertu des dispositions de la Fair Labor Standards Act (FLSA).

Dans ce contexte, un employé n’est pas quelqu’un qui possède sa propre entreprise mais qui dépend de l’entreprise qu’il sert. Le texte de la relation employé-employeur dans le cadre de la FLSA est ce que le DOL appelle la « réalité économique ».

Certains des facteurs que la Cour suprême a jugés importants et que le DOL examine sont les suivants :

• Si les services du travailleur font partie des activités de base de l’employeur
• La permanence de la relation
• Combien le travailleur investit dans les installations et l’équipement
• Quel est le degré de contrôle que l’employeur a sur le travailleur
• L’opportunité du travailleur de réaliser des profits et des pertes
• La quantité d’initiative, de jugement ou de prévoyance dont une personne a besoin pour être compétitive sur le marché libre
• Le degré d’organisation et de fonctionnement indépendant de l’entreprise.

Certains facteurs ne sont pas importants pour déterminer l’existence d’un contrat de travail, notamment

• S’il existe un contrat de travail formel
• Où le travail est effectué
• Si le travailleur est titulaire d’un permis
• L’heure ou le mode de paiement

Tests d’État pour le statut d’entrepreneur indépendant

Chaque État a sa propre manière d’évaluer le statut des travailleurs en termes de salaires, d’horaires et de conditions de travail. Plusieurs États utilisent désormais ce qu’on appelle un test ABC à trois facteurs. Ce test, en bref, exige que ces trois facteurs soient remplis pour que le travailleur soit considéré comme un entrepreneur indépendant :

1. Le travailleur n’est pas sous le contrôle de l’employeur pour l’exécution du travail.
2. Le travail ne doit pas s’inscrire dans le cours habituel des affaires de l’employeur.
3. Le travailleur doit être « habituellement engagé » dans un métier ou une entreprise indépendante qui est le même que le travail effectué pour cet employeur.

Obtenir un examen par l’IRS

Vous vous demandez si vos travailleurs sont correctement classés ? Vous pouvez demander à l’IRS d’examiner le formulaire SS-8 pour obtenir une lettre de détermination vous indiquant si vos travailleurs sont des entrepreneurs ou des employés.

Vous pouvez également présenter une demande à l’IRS si vous avez classé par erreur des travailleurs comme entrepreneurs. Cette demande de « soulagement 530 » vous permet d’obtenir une exonération de responsabilité ou de paiement si vous avez classé par erreur des travailleurs comme entrepreneurs indépendants. Il examine les facteurs qui pourraient être en votre faveur, comme les efforts déployés de bonne foi pour se conformer à la loi.

Foire aux questions (FAQ)