Les chèques papier sont moins courants qu’avant, mais ils n’ont pas été complètement supprimés. En fait, 6,51 % des paiements autres qu’en espèces effectués en 2020 l’ont été par chèque, il y a donc encore beaucoup de gens qui insistent pour payer par chèque.
Certaines entreprises ont encore beaucoup à gagner à accepter les chèques comme moyen de paiement. Par exemple, certaines entreprises n’acceptent pas les cartes de débit ou de crédit en raison des frais de traitement. De même, certaines petites entreprises ne sont pas du tout conçues pour être des commerçants.
Le défi pour ces entreprises est de savoir comment éviter les chèques sans provision. Vous ne savez jamais avec certitude si les clients ont de l’argent sur leur compte courant, et cela prend du temps et de l’argent lorsque les chèques sont sans provision. En mettant en place une politique stricte d’acceptation des chèques, vous pouvez réduire les risques d’encaisser un chèque sans provision d’un client et d’en payer le prix plus tard.
Vérifiez l’identité
Si vous ne l’avez pas déjà fait, commencez à vérifier l’identité de l’émetteur du chèque pour vous assurer que la personne qui vous remet le chèque est la même personne qui possède le compte. Par exemple, demandez à voir le permis de conduire de la personne. Vérifiez également (et copiez) l’adresse figurant sur la pièce d’identité pour voir si elle correspond à l’adresse figurant sur le chèque. C’est également une bonne pratique d’écrire le numéro d’identification sur le chèque lui-même, mais ne laissez pas le client écrire le numéro d’identification sur le chèque à l’avance, car il pourrait fournir de faux numéros.
Si les adresses ne correspondent pas, cela ne signifie pas que vous recevez un chèque sans provision, mais cela, en combinaison avec d’autres signaux d’alarme, peut signaler un problème. De même, évitez d’accepter des chèques de paiement avec des adresses temporaires, comme des boîtes postales ou des hôtels.
Regardez la signature
Insistez pour que tous les chèques soient signés sur votre lieu de travail (en supposant que les clients viennent à votre lieu de travail) et en votre présence ; n’acceptez jamais de chèques pré-signés. Vous voulez réellement voir la personne signer, car un voleur peut récupérer un chèque légitimement signé, le modifier et l’introduire dans votre entreprise.
Si la signature n’est pas lisible, demandez au client d’imprimer son nom sur le chèque. Comparez cette signature à la signature sur la pièce d’identité que vous avez obtenue pour vous assurer que vous avez affaire à la même personne.
Obtenir les coordonnées
Assurez-vous que les coordonnées du client sont imprimées sur le chèque. Si ce n’est pas le cas ou s’il n’est pas à jour, demandez une adresse et un numéro de téléphone actuels. Si quelque chose ne va pas avec le paiement, la première étape consiste à contacter le client et à le lui faire savoir. Des informations de contact valides sont donc essentielles.
Si des informations incorrectes sont fournies, il peut s’agir d’une erreur honnête que le client peut rapidement corriger ; sinon, vous devrez peut-être en informer le client par écrit avant d’engager une action en justice.
Regardez de plus près
Inspectez le chèque pour déterminer s’il a été imprimé par un imprimeur de chèques professionnel ou s’il a été potentiellement créé par un voleur professionnel. Vérifiez si les bords sont bien coupés et carrés, et recherchez des éléments de sécurité sur le chèque, tels que des filigranes ou des mots micro-imprimés si petits qu’ils sont à peine distinguables à l’œil nu.
De même, recherchez tout signe de falsification, y compris les marques barrées ou réécrites, les lettres ou chiffres manuscrits en dehors des lignes à remplir, l’encre différente, les taches ou l’usure à des endroits suspects. Rejeter des paiements falsifiés peut vous aider à éviter d’encaisser un chèque sans provision.
Vérifier le numéro de chèque
Soyez particulièrement prudent si le chèque provient d’un nouveau compte. La façon de déterminer l’âge relatif d’un compte consiste à examiner le numéro de chèque. Un nombre faible (125 ou moins) signifie généralement qu’il s’agit du premier chéquier émis pour ce compte. Cela dit, n’importe qui peut demander de commencer ses chèques à un numéro plus élevé, alors ne présumez pas que le chèque 9900 provient nécessairement d’un compte chevronné. De même, n’acceptez pas les chèques sans numéro ou avec un numéro manuscrit.
Note
Environ 90 % des chèques sans provision proviennent de comptes bancaires datant de moins d’un an, alors méfiez-vous des chèques dont le numéro est inférieur à 125.
Validez le montant
Vérifiez le montant inscrit sur la ligne « Payer à l’ordre de » et assurez-vous qu’il correspond au chiffre indiqué dans la case du montant numérique. Par exemple, un chèque indiquant « Quinze cents dollars 50/100 » doit inclure 1 500,50 $ dans la case du montant numérique.
En cas de divergence entre les deux, la banque honorera le montant à payer.Un fraudeur pourrait donc inscrire un nombre plus élevé dans la case du montant numérique et un nombre bas illisible sur la ligne de paiement pour éviter de payer ce qu’il doit réellement.
Exiger la date actuelle
Insistez pour que les chèques portent uniquement la date du jour. Si le client met une date dans le futur, également appelé chèque postdaté, refusez de l’accepter. Vous devriez pouvoir encaisser le chèque immédiatement plutôt que de devoir attendre une date ultérieure.
Et si vous avez affaire à un payeur frauduleux, l’arrivée tardive des fonds causée par un chèque postdaté peut lui permettre de prendre la route avant que vous ne remarquiez que le chèque est sans provision.
Gardez-le local
Si possible, tenez-vous-en aux chèques provenant de clients résidant dans le même État que votre entreprise, ou à tout le moins, de personnes titulaires d’un compte dans une institution financière locale.
Bien sûr, les gens déménagent et une certaine partie de votre clientèle peut être en vacances à un moment donné, mais les risques sont plus élevés avec un contrôle hors de l’État. En effet, vous ne pouvez pas facilement contacter la banque si nécessaire pour valider le chèque. Vous devrez peut-être perdre du temps à faire des recherches pour déterminer si la banque hors de l’État existe.
Vérifier les fonds
En cas de doute, contactez la banque de l’émetteur du chèque et demandez à vérifier les fonds sur les comptes du client avant d’accepter le chèque pour vous assurer qu’il dispose réellement des fonds sur lesquels il a rédigé le chèque.Ceci est particulièrement utile pour les montants de chèque importants, car cela peut vous aider à éviter d’encaisser un chèque sans provision qui sera ensuite sans provision et vous fera manquer un paiement sur lequel compte votre entreprise. La banque peut refuser votre demande et rien ne garantit que les fonds seront là même si la banque vérifie les fonds, mais cela vaut le coup.
Vous pouvez également vous inscrire à un service tiers de vérification des chèques pour vous aider à signaler les chèques suspects. Ces services effectuent une série de tâches pour réduire le risque d’acceptation de chèques de paiement, notamment déterminer si un compte courant est valide et a un solde positif.
Ne le dépensez pas tout de suite
N’oubliez pas qu’un chèque peut toujours être retourné, ce qui signifie que la banque ne peut pas le valider.Ce processus peut prendre plus de temps que prévu. Le processus de compensation des chèques est déroutant, car votre banque peut vous autoriser à retirer ou à dépenser une partie (ou la totalité) des fonds d’un chèque, généralement dans un délai de deux jours, alors qu’il peut s’écouler des semaines avant qu’il devienne clair qu’un chèque est « mauvais ».
Si le chèque est sans provision après avoir dépensé l’argent, vous devrez rembourser la banque. Pour éviter les répercussions d’un encaissement d’un chèque sans provision, attendez 30 jours avant de puiser dans les fonds du chèque nouvellement déposé, ou plus longtemps si vous avez un doute. Lisez la politique de votre banque concernant l’acceptation des chèques ou contactez votre banque pour savoir quand vous saurez que l’argent est effectivement arrivé.
