En tant que propriétaire d’entreprise, vous souhaitez permettre aux clients de vous payer aussi facilement que possible. Même si beaucoup préfèrent payer en espèces ou par carte de crédit, certains préfèrent les chèques.
Ce n’est pas une mauvaise nouvelle pour vous : les coûts de traitement des paiements par carte de crédit et la possibilité de rétrofacturations sur carte de crédit font souvent des chèques un moyen moins coûteux de recevoir des paiements. Mais le processus d’endossement des chèques au nom de votre entreprise est légèrement différent de celui des chèques personnels.
Découvrez les informations que vous devez inclure pour endosser un chèque adressé à votre entreprise.
Comment approuver les chèques d’entreprise
Pour endosser le chèque, accédez à la zone d’endossement située au dos du chèque. Il s’agit de la courte section en haut où il est écrit « Approuvez ici ». À l’aide d’un stylo, complétez l’avenant en :
- Écrire le nom de l’entreprise, qui doit correspondre au bénéficiaire au recto du chèque
- Signer votre nom
- Écrire votre titre (Président, Propriétaire, Trésorier, etc.)
- Ajouter toutes les restrictions au contrôle dont vous avez besoin
Si vous acceptez un volume important de chèques (plus de quelques-uns par jour par exemple), vous pouvez également endosser vos chèques à l’aide d’un timbre. Les imprimeurs de chèques en ligne et les magasins de fournitures de bureau peuvent créer un tampon avec toutes les informations requises, vous permettant ainsi de parcourir rapidement les endossements.
Note
Renseignez-vous auprès de votre banque sur les spécifications avant de commander un timbre. Ils peuvent avoir des exigences détaillées, et il est préférable de suivre ces instructions pour éviter les retards dans le traitement des paiements.
L’intégralité de votre endossement doit tenir dans la zone au-dessus de la ligne au dos du chèque (bien qu’il y ait une certaine marge de manœuvre). Voici quelques problèmes qui empêchent que tout s’intègre dans ce domaine :
- Un nom d’entreprise particulièrement long
- La nécessité de plusieurs signatures
- Toutes les restrictions que vous ajoutez
Restreindre l’approbation
Lorsque vous endossez un chèque, vous autorisez celui qui le détient à encaisser l’argent. Cela ne pose généralement pas de problèmes car votre banque collectera l’argent et le déposera sur votre compte.
Toutefois, si un chèque est perdu ou volé après avoir été endossé, un voleur pourrait potentiellement l’encaisser ou diriger le dépôt vers un autre compte.
Un endossement restrictif réduit votre risque en limitant ce qui arrive aux fonds une fois que vous avez endossé le chèque. Par exemple, vous pouvez empêcher l’encaissement du chèque, de sorte qu’il y aura toujours une trace écrite indiquant où va l’argent.
La restriction la plus courante est d’écrire « Pour le dépôtseulementau compte #XXX” (en utilisant votre numéro de compte). Cela signifie que le chèque doit être déposé sur le compte que vous spécifiez et ne peut pas être encaissé.
Encaisser un chèque payé à votre entreprise
Les banques hésitent souvent à encaisser des chèques à l’ordre des entreprises, vous devrez donc probablement dépôt la plupart des chèques faits à l’ordre de votre entreprise.
Il est possible d’encaisser des chèques à l’ordre d’une entreprise, mais c’est un défi. En effet, encaisser un chèque équivaut à retirer de l’argent.
Les entreprises peuvent avoir plusieurs propriétaires et nécessiter l’approbation de plusieurs personnes pour retirer ou dépenser de l’argent. Les banques hésitent souvent à encaisser des chèques professionnels si elles ne savent pas que la personne qui détient le chèque est autorisée à dépenser cet argent.
Si vous avez besoin d’encaisser un chèque professionnel, le mieux est d’utiliser votre propre banque (où vous avez votre compte courant professionnel) après que votre compte ait été activement utilisé pendant un certain temps.
Agir comme une entreprise
Il est sage d’exiger que les clients écrivent des chèques à votre entreprise plutôt qu’à vous. En plus de démontrer que vous êtes une entreprise légitime, cela vous aide à limiter votre responsabilité personnelle si quelque chose arrive à l’entreprise.
Utiliser des comptes personnels
Le traitement des chèques professionnels entraîne des dépenses et des désagréments supplémentaires, vous pourriez donc être tenté de demander aux clients d’établir des chèques à votre nom (en tant que particulier). Vous pourriez même être tenté de déposer des chèques professionnels sur votre compte personnel.
Cependant, les banques ne sont pas censées déposer ces chèques professionnels sur votre compte personnel à moins que vous ne signiez le chèque, ce qui a également peu de chances d’être approuvé. Cela est vrai même si vous êtes l’unique propriétaire et employé.
Si la banque remarque que vous essayez de déposer un chèque payé à une entreprise sur votre compte personnel, vous risquez des retards de paiement et d’autres complications.
Responsabilité personnelle
Même si vous pouvez transférer des chèques professionnels sur votre compte personnel, l’utilisation d’un compte courant professionnel pour vos revenus professionnels limite votre responsabilité personnelle.
L’utilisation de votre compte personnel met vos actifs personnels en danger et brouille la frontière entre votre vie personnelle et votre vie professionnelle à des fins fiscales. Recherchez un compte courant professionnel abordable pour séparer votre vie personnelle et professionnelle.
Autres moyens d’être payé
Si les chèques sont trop lourds pour votre entreprise, vous pouvez utiliser d’autres modes de paiement :
- Espèces:Si le coût est votre principale préoccupation, l’argent liquide est l’option la moins coûteuse. Cependant, cela peut créer des problèmes de sécurité, des processus opérationnels et des défis logistiques.
- Plastique:Les cartes de crédit et de débit sont les outils préférés des consommateurs, mais peuvent s’avérer coûteuses pour les commerçants en raison des frais de transaction. Soyez conscient des règles concernant l’ajout de suppléments aux achats par carte de crédit.
- Paiements électroniques :Pour un traitement des paiements plus abordable, essayez de collecter des fonds directement à partir des comptes bancaires des clients. Les paiements ACH coûtent souvent moins cher que les paiements par carte.
- Paiements Fintech: Les entreprises peuvent faire appel aux nombreuses sociétés facilitant les paiements en ligne telles que PayPal, Square, Stripe, Amazon Pay, Apple Pay, Google Pay, etc. En général, ces plateformes permettent des transactions rapides et fluides avec des systèmes de sécurité fiables et des frais inférieurs à ceux du traitement des cartes de crédit.
Foire aux questions (FAQ)
Dois-je signer mon nom ou le nom de mon entreprise sur un chèque d’entreprise ?
Le nom que vous écrivez/signez sur la ligne d’endossement au dos d’un chèque est le même nom qui figure sur l’espace « Payer à l’ordre de » au recto. Étant donné que ces chèques seraient reçus comme mode de paiement pour votre entreprise, vous signerez le nom de votre entreprise sur la ligne d’endossement.
Puis-je endosser un chèque d’entreprise sur un compte personnel ?
Même si le traitement des chèques à l’ordre de votre entreprise peut sembler compliqué, le dépôt de chèques professionnels sur votre compte personnel n’est pas la bonne option. Les banques ne vous permettent généralement pas de signer le chèque, même si vous êtes propriétaire de l’entreprise. Lorsque ces types de transactions sont repérés, cela peut déclencher des signaux d’alarme entraînant des retards et d’autres complications.
