Que vous soyez un entrepreneur individuel, un entrepreneur indépendant ou un propriétaire de petite entreprise, il est probable que vous traitiez régulièrement un nombre important de factures et que de l’argent entre et sorte constamment de vos comptes bancaires.
Pour faciliter la gestion de ces finances, il est important de vérifier les montants que vous trouvez sur les relevés bancaires avec les différentes factures entrantes et sortantes dont vous disposez. C’est ce qu’on appelle le « rapprochement des factures » et c’est une action clé pour garantir l’exactitude de vos comptes. Pour effectuer efficacement le rapprochement des factures, découvrez pourquoi c’est important, ce que cela implique et comment améliorer votre processus.
Points clés à retenir
- Le rapprochement des factures est le processus par lequel un propriétaire d’entreprise fait correspondre les factures entrantes et sortantes avec les relevés bancaires.
- Le rapprochement est essentiel pour identifier les factures impayées et les frais frauduleux sur lesquels vous devez prendre des mesures.
- Le processus peut être manuel ou automatisé, selon vos préférences.
Pourquoi le rapprochement des factures est important
Avant l’ère des portefeuilles numériques, équilibrer un chéquier était indispensable pour s’assurer que les bons montants étaient débités d’un compte courant.
Le rapprochement des factures est similaire à ce processus, sauf qu’il est utilisé par les entreprises pour faire correspondre les factures entrantes et sortantes aux relevés bancaires au cours d’une période spécifique. Les factures doivent tenir compte des revenus provenant des achats des acheteurs et des dépenses liées aux factures des fournisseurs.
Le rapprochement peut vous éviter des pertes financières considérables et garantir la pertinence des sorties ou entrées d’argent sur votre compte.
Note
Sans équilibrer les factures et les relevés bancaires, vous risquez des fonds inexacts. Cela peut provenir d’un client qui n’a pas payé sa facture, d’une facture omise, d’une facture que vous avez oublié de payer ou d’un prélèvement frauduleux.
Comment rapprocher une facture ?
Le rapprochement des factures consiste à vérifier tous les frais sortants et entrants par rapport à vos relevés bancaires pour garantir leur exactitude. Le processus semble relativement simple mais peut devenir plus complexe selon la manière dont vous le réalisez manuellement.
Voici une méthode simple de rapprochement :
- Organisez toutes les factures entrantes dans un seul dossier, qu’il s’agisse d’un fichier physique ou informatique selon vos préférences.
- Organisez toutes les factures sortantes dans un seul dossier.
- Sélectionnez la période de rapport que vous souhaitez examiner.
- Rassemblez les relevés bancaires couvrant cette période, généralement accessibles depuis votre connexion bancaire en ligne.
- Examinez les factures entrantes et faites-les correspondre aux postes figurant sur votre relevé bancaire.
- Marquez chaque facture comme « complétée », « impayée » ou « paiement partiel ».
- Effectuez tout paiement impayé ou partiel, ou marquez la date d’échéance sur votre calendrier.
- Examinez les factures sortantes pour tenir compte des paiements qui vous ont été effectués.
- Marquez chaque facture comme « complétée », « impayée » ou « paiement partiel ».
- Examinez toute divergence.
- Effectuer le suivi auprès des clients impayés ou partiellement payés pour récupérer leurs paiements.
Note
Vos factures adressées à vos clients peuvent être différentes des factures reçues d’autres entreprises ou fournisseurs. Assurez-vous de comprendre comment lire les factures entrantes et où se trouvent les informations essentielles. Même contacter les services comptables de vos clients peut apporter beaucoup de clarté.
Comment améliorer le rapprochement des factures
La Small Business Administration recommande à tous les propriétaires d’entreprise de tenir une comptabilité appropriée, et le rapprochement des factures est l’une des actions essentielles pour comptabiliser les revenus et les dépenses. Mais même cette tâche relativement simple peut s’avérer fastidieuse avec un tel élévateur manuel.
Avantages du logiciel de comptabilité
Vous devez trouver la meilleure façon d’améliorer votre processus de rapprochement pour le rendre plus efficace. Par exemple, les processus automatisés trouvés dans les logiciels de comptabilité d’entreprise peuvent souvent inclure une fonction de rapprochement des factures. Cela évite d’avoir à créer des feuilles de calcul et à les réviser ligne par ligne.
Note
Certains systèmes de traitement des paiements, tels que Stripe, proposent un rapprochement automatique dans le cadre de votre compte professionnel. Bien que cela représente principalement les factures sortantes, il s’agit d’un excellent point de départ pour intégrer l’automatisation dans votre processus.
Améliorer les compétences en matière de feuilles de calcul
Êtes-vous un traditionaliste qui aime faire le processus à la main ? Acquérir de nouvelles compétences en matière de tableur via un cours en ligne est un moyen simple d’améliorer votre comptabilité DIY. La mémorisation des raccourcis clavier et des formules Microsoft Excel peut ajouter de la précision au rapprochement.
Embaucher un comptable
Si vous êtes submergé par un emploi du temps et une clientèle exigeants, il peut être préférable d’externaliser vos efforts de réconciliation. Un expert-comptable agréé (CPA), par exemple, propose des services financiers sur mesure, tandis qu’un comptable peut vous aider dans davantage d’activités quotidiennes à moindre coût. Recherchez et identifiez quelques comptables et assurez-vous qu’ils proposent le rapprochement des factures.
Quel que soit votre processus de rapprochement des factures, vous devez examiner activement les documents financiers. Cela vous place aux commandes et est au courant de tout signal d’alarme. Pour accélérer le processus et faciliter l’examen de vos relevés, vous pouvez créer une liste de contrôle avec les frais bancaires connus, les frais répétitifs et les roulements.
Foire aux questions (FAQ)
Comment créer une facture ?
Une facture est un document décrivant les produits, les quantités et les prix des produits commandés par un acheteur. Les éléments clés d’une facture comprennent les informations sur l’entreprise, les informations sur le client, le numéro et la date de la facture, le produit par article, les taxes et le montant total.
Il existe de nombreux services gratuits en ligne pour créer rapidement des factures simples.
Comment envoyer une facture sur PayPal ?
PayPal propose un service gratuit permettant aux entreprises de créer et d’envoyer des factures directement sur la plateforme. Connectez-vous à votre compte professionnel, recherchez Factures dans la section Outils, créez la facture avec les détails nécessaires et cliquez sur Envoyer.
Qu’est-ce qu’une facture pro forma ?
Telle que définie par l’Administration du commerce international, une facture pro forma est une facture envoyée à l’avance à un acheteur avant que l’achat ne soit effectué. Une facture pro forma devient nécessaire lorsque le client doit demander une licence d’importation, organiser la livraison ou traiter avec des entités gouvernementales.
