Comment déposer un W-2 et un W-3 corrigés

Il est beaucoup plus facile d’apporter des corrections aux formulaires W-2 avant de les déposer auprès de la Social Security Administration (SSA). Si vous n’avez pas trouvé l’erreur avant de remplir le formulaire, voici quelques informations qui peuvent vous aider à comprendre comment apporter des corrections et où les soumettre.

Que sont les formulaires IRS W-3 et W-3 ?

Le formulaire IRS W-2 est utilisé par les employeurs pour déclarer les revenus annuels et les montants des retenues aux employés et à l’administration de la sécurité sociale.

Le formulaire W-3 est un formulaire de transmission qui résume les totaux de tous les employés de votre entreprise. Il comprend les totaux pour tous les éléments du formulaire W-2. Vous n’avez pas besoin du formulaire W-3 si vous déposez des W-2 en ligne.

La date limite pour remettre les formulaires W-2 aux salariés et pour déposer ces formulaires auprès du SSA est la même : le 31 janvier de l’année suivant l’année fiscale que vous déclarez.

Les formulaires W-2c et W-3c sont des formulaires de correction et doivent être soumis à la SSA si vous devez apporter la plupart des modifications à vos formulaires W-2 après avoir soumis les formulaires originaux.

Erreurs W-2 courantes et comment les corriger

Vous pouvez trouver des erreurs avant et après la soumission des W-2. Le processus est différent pour chaque situation.

Corriger une erreur sur le W-2 d’un employé avant qu’il ne soit soumis au SSA est similaire au processus d’annulation d’un chèque avant qu’il ne soit encaissé. Cochez simplement « nul » sur la copie A du formulaire original, celle envoyée au SSA. Conservez le formulaire annulé pour vos dossiers. Créez ensuite un nouveau W-2 avec les informations correctes. Écrivez « corrigé » sur la copie de l’employé du nouveau W-2, remettez-la à la personne et envoyez la copie A correcte au SSA.

Voici quelques erreurs courantes et comment les corriger une fois que les W-2 et W-3 ont été soumis à l’Administration de la sécurité sociale. Certaines exigences de correction sont complexes ; voir les détails sur les instructions générales pour les formulaires W-2 et W-3.

Erreur dans le nom de l’employé ou le numéro de sécurité sociale

Remplissez le formulaire W-2c uniquement pour les cases d à i. Si le numéro de sécurité sociale (SSN) a été déclaré sous forme de blancs ou de zéros, n’utilisez pas le formulaire W-2c ; vous devez contacter directement la SSA au 800-772-6270 pour obtenir des instructions.

EIN professionnel manquant ou incorrect

Assurez-vous que le numéro d’identification d’employeur (EIN) de votre entreprise qui vous a été délivré par l’IRS est utilisé sur tous les W-2 que vous déposez. Si vous avez déclaré votre EIN de manière incorrecte, vous devrez déposer un W-3c pour le corriger.

Une erreur dans un montant

Remplissez complètement le W-2c, en indiquant les montants originaux et corrigés, si vous avez fait une erreur dans un montant de retenue ou de gains. Vous devrez peut-être également produire le formulaire 941c si vous avez déclaré de manière incorrecte un salaire ou une retenue sur un 941 – Relevé fiscal trimestriel de l’employeur.

Erreurs avec la couverture maladie parrainée par l’employeur

Vous devez déclarer le coût de la couverture des soins de santé pour votre régime de santé collectif parrainé par l’employeur. Cette information apparaît dans la case 12 du W-2 et est codée « DD ». Cela n’affecte pas la situation fiscale de l’employé, mais vous devez soumettre le formulaire W-2c pour corriger ici toute erreur.

Erreurs avec les cotisations de retraite

Les informations sur le régime de retraite apparaissent dans la case 13 d’un W-2, et faire une erreur ici peut causer toutes sortes de maux de tête à votre employé. Cela peut les exposer à des audits, ce que vous ne souhaitez pas. Corrigez les erreurs ici le plus immédiatement possible en utilisant la même case 13 sur le formulaire W-2c.

Quelques autres erreurs courantes

Voici quelques autres erreurs courantes sur les formulaires W-2 qui doivent être corrigées :

• Omettre le point décimal et les centimes dans les entrées
• Faire des entrées trop petites ou trop grandes
• Ajouter des signes dollar aux cases de montant d’argent
• Formatage incorrect du nom de l’employé dans la case « e ». Le format correct consiste à inscrire le prénom et l’initiale de l’employé dans la première case, son nom de famille dans la deuxième case et tout suffixe (comme « Junior ») dans la troisième case.
• Pliage, découpe ou agrafage des formulaires papier Copie A envoyés par la poste au SSA.
• Envoi d’autres formulaires ou pages au SSA

Où obtenir les formulaires W-2c et W-3c

Vous ne pouvez pas télécharger la copie rouge A du formulaire W-2/W-3 ou W-2c/W-3c depuis Internet. Ces formulaires téléchargés ne sont pas numérisables et ne seront pas acceptés par l’IRS. Vous utilisez la page de commande en ligne de l’IRS pour obtenir des copies ou commander dans un magasin de fournitures de bureau.

Assurez-vous de commander le bon formulaire pour l’année fiscale. Par exemple, pour l’année d’imposition 2021, commandez les formulaires W-2 et W-3 2021 pour déclarer les informations sur les employés pour l’année d’imposition 2021, même si vous remplissez les formulaires en 2022.

Dépôt des formulaires W-2c et W-3c

Vous pouvez déposer les formulaires W-2/W-3 et W-2c/W-3c auprès de la Social Security Administration par courrier ou en utilisant le site Business Services Online de la SSA. Vous pouvez également déposer les formulaires W-2c et W-3c de la même manière. Si vous produisez 250 formulaires W-2 ou plus, vous devez les produire par voie électronique.

Pénalités pour les erreurs W-2

Assurez-vous de transmettre vos W-2 à vos employés avant la date d’échéance et vos W-3 transmis à la SSA à temps, y compris les versions corrigées, pour éviter des pénalités pour distribution et dépôt tardifs. L’IRS prend en compte plusieurs types d’erreurs sur les formulaires W-2 et W-3 lors de la détermination des sanctions :

• Erreurs dues à une cause raisonnable, quelque chose hors de votre contrôle
• Défaut d’inclure des erreurs d’informations correctes liées à un numéro d’identification de contribuable (TIN), au nom de famille du bénéficiaire et à tout montant d’argent.
• Erreurs sans conséquence qui n’empêchent pas la SSA ou l’IRS de traiter le formulaire
• Erreurs « de minimis », c’est-à-dire celles portant sur de petits montants

Le non-respect intentionnel des exigences de dépôt ou d’informations correctes entraîne une pénalité de 570 $ par formulaire W-2, sans maximum.

Les petites entreprises (moins de 5 millions de dollars ou moins en recettes brutes annuelles moyennes) sont soumises à des pénalités moins élevées en cas de non-production de déclarations correctes à la date d’échéance.

Montants des pénalités :

• 50 $ pour chaque W-2 corrigé dans les 30 jours suivant la date d’échéance,
• 110 $ si vous produisez plus de 30 jours de retard et avant le 1er août, et
• Jusqu’à 280 $ pour chaque formulaire si vous attendez après le 1er août.

Foire aux questions (FAQ)