Si vous êtes un entrepreneur indépendant, un consultant ou un autre type de travailleur indépendant, l’entreprise pour laquelle vous fournissez un service vous demandera de remplir le formulaire W-9 de l’Internal Revenue Service (IRS) si votre rémunération totale pour l’année dépasse 600 $. L’entreprise utilisera ce formulaire pour remplir son formulaire 1099-NEC, qui déclare à l’IRS le montant des revenus qu’elle a versés aux non-employés.
En raison des informations sensibles demandées dans le formulaire (principalement votre numéro d’identification fiscale (TIN), qui est soit votre numéro de sécurité sociale, soit votre numéro d’identification d’employeur), vous devez être certain que l’entité qui vous demande de remplir le formulaire a une raison légitime de le faire.
Qu’est-ce que le formulaire IRS W-9 ?
Le formulaire W-9 est un formulaire créé par l’IRS qui fournit des informations sur les contribuables à l’entité qui les a demandées. Il n’est pas déposé auprès de l’IRS ; il est renvoyé au demandeur.
Le formulaire est rempli par des entrepreneurs indépendants qui fournissent des services à des entreprises qui ne les ont pas embauchés comme employés à temps plein. Si une entreprise vous paie 600 $ ou moins au cours d’une seule année, vous n’aurez pas besoin de remplir le formulaire pour cette entreprise.
Les entreprises utilisent ces informations pour déclarer à l’IRS le montant de la rémunération des non-salariés qu’elles ont payée au cours d’une année fiscale donnée. À partir de l’année fiscale 2020, les entreprises utiliseront le formulaire 1099-NEC pour fournir ces informations. Le formulaire a été abandonné en 1982 et remplacé par le formulaire 1099-MISC. Les entreprises utiliseront toujours le 1099-MISC pour les paiements aux non-salariés effectués au cours de l’année fiscale 2019.
Note
L’IRS exige que les entreprises déposent un 1099-NEC si elles ont payé plus de 600 $ à deux types spécifiques de professionnels : un avocat ou quelqu’un qui attrape du poisson pour gagner sa vie.
Qui utilise le formulaire W-9 ?
Les entreprises qui font appel à des non-salariés pour effectuer du travail pour eux doivent envoyer le formulaire W-9 à ces travailleurs, et les travailleurs doivent retourner le formulaire complété aux entreprises.
Une entreprise peut également créer sa propre version de remplacement du formulaire W-9 à condition qu’elle soit substantiellement similaire au formulaire IRS et qu’elle répertorie les mêmes certifications.
Où obtenir un formulaire W-9
Dans la plupart des cas, l’entreprise avec laquelle vous passez contrat vous enverra un formulaire W-9 vierge et vous demandera de le remplir.
Que faire si vous ne recevez pas de W-9
Si vous êtes un entrepreneur indépendant et que vous n’avez pas reçu de formulaire W-9 d’une entreprise pour laquelle vous avez effectué plus de 600 $ de travail ou si vous ou votre entreprise êtes dans l’obligation de délivrer des formulaires W-9 à des entrepreneurs indépendants, vous pouvez télécharger le formulaire sur le site Web de l’IRS.
Comment remplir et lire le formulaire W-9
Remplir le formulaire W-9 est assez simple. En haut du formulaire, indiquez votre nom et celui de votre entreprise s’il est différent de votre propre nom. Sélectionnez votre classification fiscale fédérale (par exemple, individu/propriétaire unique ou société à responsabilité limitée unipersonnelle [LLC], société C, société S, société de personnes, fiducie ou succession, ou LLC avec plus d’un membre) et écrivez votre adresse.
Note
Votre nom doit être indiqué tel qu’il apparaît sur votre déclaration de revenus fédérale.
Codes d’exemption
Vous devez remplir tous les codes qui s’appliquent à votre exemption de retenue à la source ou à la déclaration FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act). Les propriétaires individuels ne sont généralement pas exonérés de la retenue de réserve, mais les sociétés sont exonérées de la retenue de réserve pour les paiements tels que les intérêts et les dividendes.
La retenue à la source se produit lorsqu’une entité payante prélève 24 % du montant de votre paiement en impôts fédéraux sur le revenu, même si les entrepreneurs indépendants sont généralement responsables du paiement de leurs propres impôts.
Le Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) concerne les institutions financières étrangères, il ne s’applique donc certainement pas à vous. Pour plus d’informations sur ces exemptions et les codes utilisés pour celles-ci, consultez les pages 3 et 4 du formulaire W-9.
Certifications
Dans la partie I, remplissez votre NIF. Signez et datez la partie II. Vous certifiez à l’IRS que le NIF que vous fournissez est correct. Vous certifiez également que vous êtes un citoyen américain ou une autre personne américaine, que tous les codes que vous avez saisis sont corrects et que vous n’êtes pas soumis à une retenue à la source.
Note
L’IRS définit une personne américaine comme l’une des personnes suivantes : une personne physique qui est un citoyen américain ou un étranger résidant aux États-Unis ; un partenariat, une société, une société ou une association créée ou organisée aux États-Unis ou en vertu des lois des États-Unis ; un domaine domestique ; ou une fiducie nationale.
Si vous étiez soumis à une retenue à la source, vous auriez reçu un avis de l’IRS vous informant de ce fait et l’entreprise qui vous paie devrait retenir 24 % de votre paiement en impôt fédéral sur le revenu. Il existe deux raisons principales pour lesquelles vous pourriez être soumis à une retenue à la source : vous n’aviez pas déjà fourni votre NIF correct ou vous avez omis de déclarer ou sous-déclaré vos revenus d’intérêts et de dividendes dans votre déclaration de revenus fédérale.
Note
Si vous êtes soumis à une retenue à la source, vous devez rayer le point 2 sous Certification avant de signer le W-9. L’IRS vous recommande de corriger rapidement votre NIF ou la sous-déclaration et de payer le montant que vous devez.
Problèmes potentiels avec le formulaire
Le formulaire W-9 est un document fiscal standard. En soi, cela ne pose pas beaucoup de problèmes, mais il existe quelques situations qui pourraient déclencher un signal d’alarme.
- Vous ne connaissez pas la personne ou l’entreprise qui vous demande de remplir le W-9. Vous devez toujours faire preuve de prudence lorsque vous divulguez des informations sensibles telles que votre NIF. Assurez-vous de savoir qui vous demande de remplir le formulaire, pourquoi il le fait et comment les informations fiscales que vous fournissez seront utilisées.
- Vous autorisez quelqu’un à accéder à vos informations privées. N’envoyez pas votre W-9 complété sous forme de pièce jointe non sécurisée ou non cryptée. Utilisez une méthode de livraison sécurisée, telle que la remise en main propre, le courrier américain ou un fichier crypté dans un e-mail.
- Vous vous attendiez plutôt à un formulaire W-4. Si vous commencez un nouvel emploi et que votre employeur vous remet un W-9 à remplir, demandez si vous travaillerez en tant qu’entrepreneur indépendant ou en tant qu’employé. Les employés remplissent le formulaire W-4, et non le formulaire W-9, pour définir leurs retenues d’impôt.
Note
Vous n’êtes généralement pas considéré comme un entrepreneur indépendant si votre employeur contrôle quand, où et comment vous effectuez votre travail, quand et comment vous êtes payé et si le travail offre des avantages sociaux.
À quelle fréquence dois-je mettre à jour un formulaire W-9 ?
Vous devez soumettre un nouveau formulaire W-9 chaque fois que les informations que vous avez fournies sur le précédent ont changé. Remplissez un nouveau formulaire si votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse, votre numéro de sécurité sociale ou votre numéro d’identification d’employeur ont changé.
Points clés à retenir
- Le formulaire W-9 est un formulaire IRS rempli par les travailleurs indépendants pour les entreprises pour lesquelles ils fournissent des services.
- Le formulaire W-9 est envoyé à l’entreprise qui l’a demandé, et non à l’IRS.
- Les entreprises utilisent les W-9 pour déposer le formulaire 1099-NEC ou le formulaire 1099-MISC, qui informent tous deux l’IRS du montant qu’elles ont payé à des non-employés au cours d’une année fiscale.
- L’objectif principal du W-9 est de fournir votre numéro d’identification fiscale correct à l’entreprise avec laquelle vous passez un contrat.
Les informations contenues dans cet article ne constituent pas des conseils fiscaux ou juridiques et ne remplacent pas de tels conseils. Les lois nationales et fédérales changent fréquemment et les informations contenues dans cet article peuvent ne pas refléter les lois de votre propre État ou les modifications législatives les plus récentes. Pour obtenir des conseils fiscaux ou juridiques actuels, veuillez consulter un comptable ou un avocat.
