Comment déposer le formulaire IRS 941

Formulaire 941 de l’Internal Revenue Service (IRS) est la déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l’employeur. Il est utilisé par les employeurs pour déclarer les montants de retenue d’impôt pour les paiements estimés d’impôt sur le revenu, les paiements des employeurs et les taxes FICA, plus communément appelées sécurité sociale et Medicare.

Vous devez déclarer les montants sur le formulaire IRS 941 si vous payez des employés et que vous retenez des impôts fédéraux sur leurs revenus.

Qu’est-ce que le formulaire 941 ?

Le formulaire IRS 941 est un rapport trimestriel qui cite :

• Retenue de l’impôt fédéral sur le revenu sur les chèques de paie des employés sur la base des informations contenues dans leurs formulaires W-4
• Retenir les montants dus en fonction des salaires Medicare et Social Security de vos employés
• Calcul de la part de votre employeur des impôts FICA
• Crédits d’impôt pour la participation au programme d’allègement fiscal lié à la COVID-19

Qui utilise le formulaire 941 ?

Les employeurs utilisent ce formulaire pour signaler leurs informations retenues à l’IRS. Les employés n’en reçoivent pas de copie. Le formulaire 941 est également utilisé pour :

• Ajuster les montants dus
• Calculer une obligation fiscale totale sur les salaires
• Soustrayez les montants déjà payés pour obtenir le montant final du trop-payé ou du moins-payé.

Où obtenir le formulaire 941

Le formulaire 941 est disponible en ligne sur le site Web de l’IRS. Vous pouvez télécharger une copie vierge ou la compléter en ligne, puis la sauvegarder sur votre disque dur et imprimer la copie terminée.

Avant de remplir le formulaire 941

Utilisez la base salariale de la Sécurité sociale pour l’année en cours : 137 700 $ pour 2020 et 142 800 $ pour 2021.Assurez-vous que vous avez cessé de retenir la sécurité sociale pour les employés les mieux payés en fonction de ce seuil. Les salariés n’ont pas à payer d’impôts de sécurité sociale sur les gains dépassant ce montant.

Vous devez également inclure la taxe Medicare supplémentaire de 0,9 % pour les employés dont le salaire atteint 200 000 $ pour l’année.

Comment remplir le formulaire IRS 941

Le formulaire 941 est un rapport trimestriel, donc les chiffres que vous incluez concernent uniquement le trimestre spécifique. Assurez-vous de cocher la bonne case « Rapport pour ce trimestre » en haut à droite du formulaire.

Partie 1

Il s’agit de la déclaration et du calcul de votre obligation fiscale sur les salaires.

• Ligne 1 : Inscrivez le nombre d’employés qui ont été payés au cours du trimestre. Incluez les employés qui ont reçu un salaire, des pourboires ou d’autres compensations.
• Ligne 2 : Inscrivez la rémunération imposable totale versée à ces employés au cours du trimestre. Il s’agit du même montant qui serait inclus dans le formulaire W-2 de l’employé pour ce trimestre.
• Ligne 3 : Déclarez le total de l’impôt fédéral sur le revenu retenu sur la rémunération des employés au cours du trimestre, y compris les salaires, les pourboires, les avantages sociaux et les prestations supplémentaires d’indemnisation du chômage.
• Ligne 4 : Cochez cette case si aucune rémunération des employés n’était soumise à la taxe de sécurité sociale ou d’assurance-maladie.
• Lignes 5a à 5e : cette section comporte deux colonnes pour chaque entrée. La colonne 1 est le total et la colonne 2 est le calcul du pourcentage de taxe. Entrez le total des salaires imposables de la sécurité sociale dans la colonne 1, ligne 5a, et multipliez par 0,124. Inscrivez le montant dans la colonne 2. Faites de même pour les pourboires à la ligne 5b. Entrez le total des salaires et pourboires imposables de Medicare dans la colonne 1, ligne 5c, et multipliez par 0,029. Entrez le résultat dans la colonne 2. Entrez les salaires et pourboires imposables soumis à la taxe Medicare supplémentaire sur la ligne 5d et multipliez par 0,009.
• Additionnez les montants de la colonne 2 de 5a, 5b, 5c et 5d et entrez le total dans 5e.
• Ligne 5, Avis et demande de la section 3121(q) – Taxe due sur les pourboires non déclarés : L’IRS vous enverra un avis et une demande de la section 3121(q) s’il détermine qu’un employé bénéficiant d’un pourboire a sous-déclaré les pourboires. Vous devez déclarer et payer la partie employé et employeur des impôts FICA sur ces pourboires non déclarés. Vous n’êtes pas tenu de retenir et de payer la part des employés des impôts FICA sur les pourboires non déclarés.

La section suivante concerne les ajustements du total :

• La ligne 7 est un ajustement pour les fractions de cents. Utilisez l’arrondi traditionnel : s’il est inférieur à la moitié, s’il est arrondi à la moitié ou plus. Utilisez le signe négatif, et non les parenthèses, pour les diminutions.
• La ligne 8 est un ajustement pour les indemnités de maladie. Il s’agit d’une réduction de la part des salariés des impôts de sécurité sociale et d’assurance-maladie qui ont été retenus et déposés par un tiers payant.
• La ligne 9 est un ajustement pour les pourboires et l’assurance-vie temporaire collective. Il s’agit d’un ajustement négatif pour la part non perçue des impôts FICA sur les pourboires et les primes d’assurance-vie collective temporaire payées aux anciens employés.
• Les lignes 11a, 11b et 11c sont des ajustements pour certains types de crédits d’impôt. Ligne 11a pour un ajustement pour un crédit d’impôt pour activités de recherche. La ligne 11b concerne la partie non remboursable du crédit d’impôt pour les congés de maladie admissibles et les congés familiaux.La ligne 11c concerne la partie non remboursable du crédit de fidélisation des employés.
• La ligne 11d totalise les impôts pour ces crédits d’impôt, des lignes 11a, 11b et 11c.
• La ligne 12 est un calcul du total des impôts après ajustements et crédits non remboursables (ligne 10 moins ligne 11d).
• La ligne 13a représente le total des dépôts pour le trimestre. La ligne 13b correspond au montant différé de la part patronale des cotisations de sécurité sociale. La ligne 13c correspond à la partie remboursable du crédit d’impôt pour les salaires admissibles pour congés de maladie et pour raisons familiales. La ligne 13d correspond à la partie remboursable du crédit de rétention de l’employeur. La ligne 13e est le total des lignes 13a, 13b, 13c et 13d. La ligne 13f correspond au total des avances pour les crédits d’impôt liés au COVID (issus du dépôt du formulaire IRS 7200). La ligne 13g représente le total des dépôts, des reports et des crédits remboursables moins les avances, en soustrayant la ligne 13f de la ligne 13e.

La feuille de calcul 1 des instructions pour le formulaire 941 peut vous aider à calculer vos remboursements d’impôt et vos reports pour le crédit admissible pour congé de maladie et familial et le crédit de fidélisation des employés.

L’étape suivante consiste à déterminer si vous avez un solde dû ou un trop-payé.

• Vous avez un solde dû si le total des dépôts sur la ligne 13g est inférieur au total des taxes sur la ligne 12. Inscrivez Gesundmd dû sur la ligne 14.
• Vous avez un trop-payé si le total des dépôts et des crédits à la ligne 13g est supérieur au total des impôts à la ligne 12. Inscrivez le montant du trop-payé à la ligne 15. Vous pouvez l’appliquer à votre prochaine déclaration ou demander un remboursement.

Partie 2

La partie 2 est le calendrier de dépôt de la paie. Vous devez saisir l’impôt à payer pour chaque mois du trimestre si vous êtes un déposant mensuel. Joignez l’annexe B/formulaire 941, indiquant l’impôt à payer pour chaque dépôt bihebdomadaire si vous êtes un déposant bihebdomadaire.

Vous pouvez payer n’importe quel montant dû avec le formulaire 941, ou vous pouvez déposer le paiement si le montant total de l’impôt sur la ligne 12 est inférieur à 2 500 $. Vous pouvez également déposer si la ligne 12 du formulaire 941 du trimestre dernier était inférieure à 2 500 $ et que vous n’aviez pas d’obligation de dépôt de 100 000 $ le lendemain au cours du trimestre en cours. Sinon, vous devez effectuer des dépôts selon votre calendrier de dépôt, mensuellement ou bihebdomadairement.

Parties 3, 4 et 5

Partie 3 pose des questions sur votre entreprise et la partie 4 demande si l’IRS peut communiquer avec votre tiers désigné si vous en avez un. Il peut s’agir d’une personne que vous avez embauchée pour préparer votre formulaire 941 ou pour préparer vos charges sociales.

N’oubliez pas de signer le formulaire dans la partie 5 et d’inclure les autres informations demandées dans cette section avant de soumettre le formulaire. Vérifiez les erreurs, en particulier celles qui pourraient entraîner un sous-paiement. Il est préférable de corriger les erreurs avant d’envoyer le formulaire, car cela vous évitera des amendes et des pénalités.

Le formulaire 941 peut-il être déposé par voie électronique ?

Vous pouvez soumettre le formulaire 941 par voie électronique à l’aide de Federal E-file et vous pouvez payer tout solde d’impôt dû par voie électronique en utilisant un logiciel de préparation de déclarations de revenus ou par l’intermédiaire de votre fiscaliste.

Où envoyer le formulaire 941

Le site Web de l’IRS comprend une page expliquant où déposer vos impôts pour le formulaire 941, ainsi que les adresses postales.

Exigences pour le dépôt du formulaire 941

Le formulaire IRS 941 est dû quatre fois par an :

• 30 avril pour le premier trimestre (janvier, février, mars)
• 31 juillet pour le 2ème trimestre (avril, mai, juin)
• 31 octobre pour le 3ème trimestre (juillet, août, septembre)
• 31 janvier de l’année suivante pour le trimestre 4 (octobre, novembre, décembre)

La date d’échéance ajustée sera le jour ouvrable suivant si une date d’échéance tombe un jour férié ou un jour de week-end. Par exemple, la date d’échéance d’un paiement le 31 juillet serait le lundi 2 août si le 31 juillet tombe un samedi de cette année.

Vous disposez de 10 jours supplémentaires après la date d’échéance pour produire le formulaire 941 pour le trimestre si vous avez effectué vos dépôts de charges sociales pour le trimestre dans leur intégralité et à temps. Voici les dates de dépôt si vous répondez à ces critères :

• Avant le 10 mai pour le premier trimestre se terminant le 31 mars
• Avant le 10 août pour le deuxième trimestre se terminant le 30 juin
• D’ici le 10 novembre pour le troisième trimestre se terminant le 30 septembre
• D’ici le 10 février pour le quatrième trimestre se terminant le 31 décembre

Utilisez le formulaire 941 pour bénéficier des reports de crédit d’impôt COVID-19

L’IRS permet aux entreprises de différer le paiement de certaines taxes sur l’emploi dans le cadre de deux crédits d’impôt introduits lors de la pandémie de COVID-19 de 2020.

• Le crédit d’impôt pour la fidélisation des employés (ERC) encourage les entreprises à continuer de payer leurs employés si elles ont été touchées par la COVID-19. Ce crédit d’impôt est disponible jusqu’au 30 juin 2021 et s’applique à la part patronale de l’impôt de sécurité sociale jusqu’à 70 % du salaire de l’employé (dans la limite d’un ERC maximum de 7 000 $ par employé et par trimestre).Les employeurs peuvent bénéficier du crédit d’impôt avant de produire leurs déclarations de revenus en réduisant simplement leurs dépôts d’impôt sur l’emploi.
• Les crédits d’impôt pour congés de maladie et congés familiaux aident les employeurs qui doivent accorder des congés de maladie payés et des congés familiaux aux employés qui ne peuvent pas travailler en raison de la COVID-19. Votre entreprise peut bénéficier de ces crédits d’impôt en conservant une partie des impôts sur l’emploi liés aux salaires des employés au lieu de les déposer.Ce crédit est disponible pour tout congé de maladie ou familial survenu entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2021.
• Avec l’adoption de l’American Rescue Plan Act de 2021, les crédits d’impôt ont été prolongés du 1er avril 2021 au 30 septembre 2021 pour les entreprises de moins de 500 salariés.

Vous pouvez déclarer le report des impôts sur l’emploi à l’aide du formulaire 941. Ce formulaire a été modifié pour le deuxième trimestre 2020 pour tenir compte de ce changement.