Même si vous avez des dépenses professionnelles non remboursées en tant qu’employé, vous ne pourrez probablement pas les déduire. La plupart des employés qui engagent des dépenses liées à leur travail pourraient déduire une partie de ces coûts sur leur déclaration de revenus fédérale jusqu’à l’année d’imposition 2018, et pourraient le faire à nouveau en 2026.
Points clés à retenir
- Vous ne pourrez pas déduire les dépenses professionnelles de vos employés avant 2026, sauf si vous êtes un réserviste des forces armées, un fonctionnaire payant de l’État ou du gouvernement local, un artiste du spectacle ou si vous avez des dépenses professionnelles liées à une déficience.
- Votre employeur ne doit pas vous avoir payé ces dépenses
- Vous devrez être en mesure de prouver ces dépenses au moyen de reçus ou d’une autre méthode si vous demandez la déduction.
L’effet de la réforme fiscale de 2018
La Loi sur les réductions d’impôts et l’emploi (TCJA) a mis fin à de nombreuses déductions détaillées, notamment la déduction pour les dépenses professionnelles non remboursées des employés, lorsqu’elle a été promulguée en décembre 2017. La TCJA élimine la déduction pour les dépenses professionnelles non remboursées des employés pour les années d’imposition 2018 à 2025.
Toutefois, vous pouvez toujours bénéficier de cette déduction si vous n’avez pas encore déposé votre déclaration de revenus 2017. Vous pourriez même pouvoir revenir en arrière et produire une déclaration modifiée pour la réclamer si vous ne l’avez pas fait alors que vous auriez pu le faire. Vous disposez d’un délai de trois ans pour produire une déclaration modifiée à compter de la date à laquelle vous avez produit la déclaration de revenus originale ou de deux ans à compter de la date à laquelle vous avez effectué pour la dernière fois un paiement d’impôt sur cette déclaration, selon la date la plus tardive.
Certains salariés en sont exonérés. Les réservistes des forces armées, les fonctionnaires payants de l’État ou des gouvernements locaux, les artistes du spectacle qualifiés et les employés ayant des dépenses de travail liées à une déficience peuvent toujours demander cette déduction.
Calcul des déductions détaillées
Il s’agit d’une déduction détaillée, vous devrez donc passer par toute la tenue des registres et les calculs qu’implique cette déduction si vous souhaitez la réclamer. Il vous faudra plus de temps pour préparer votre déclaration de revenus, et cela vous coûtera probablement plus cher si vous engagez quelqu’un pour préparer votre déclaration à votre place.
Note
Assurez-vous d’avoir suffisamment de dépenses d’employé non remboursées pour que vous puissiez toujours vous en sortir lorsque vous déterminerez ce qu’il vous en coûtera en temps et en argent pour les réclamer.
Le détail signifie également que vous ne pouvez pas demander la déduction forfaitaire pour votre statut de déclaration. Il n’est donc pas dans votre intérêt de détailler si le total de toutes vos déductions détaillées ne dépasse pas la déduction forfaitaire à laquelle vous avez droit. En fait, vous finirez par payer davantage en impôts.
Il peut être gratifiant d’utiliser ces dépenses pour réduire un peu votre obligation fiscale, mais vous feriez peut-être mieux de demander à votre employeur de vous rembourser ce que vous avez dépensé.
Admissibilité à la déduction pour dépenses d’entreprise des employés
Pour bénéficier de la déduction fiscale, votre employeur ne peut pas vous avoir remboursé ces dépenses, ni vous accorder une avance pour ces frais, ni une allocation pour les payer.
Si vous deviez remettre à votre employeur une comptabilité expliquant exactement à quoi l’argent a été dépensé et si vous deviez restituer l’argent restant, vous avez très probablement reçu une avance ou une allocation. Ces dépenses ne sont pas déductibles.
Une autre règle stipule que les choses pour lesquelles vous dépensez de l’argent doivent être des dépenses professionnelles ordinaires et nécessaires pour votre employeur. « Ordinaire » signifie que la plupart des personnes dans votre secteur d’activité, ou leurs employeurs, dépensent de l’argent pour la même chose. « Nécessaire » signifie que l’achat ou la dépense faisait plus ou moins partie intégrante des activités commerciales.
Frais de véhicule
Il s’agit notamment des frais liés à l’utilisation de votre véhicule personnel à des fins professionnelles. Vous pouvez soit déduire une partie de vos frais de conduite réels en fonction de votre kilométrage lié au travail, soit utiliser le taux kilométrique standard fixé par l’IRS chaque année. Le taux était de 56 cents par mile en 2021 et est de 58,5 cents par mile pour 2022, si vous êtes un employé qui a toujours droit à cette déduction.
Les kilomètres autorisés sont limités aux déplacements d’un lieu de travail à un autre, à la visite de clients, à une réunion d’affaires en dehors de votre lieu de travail habituel ou au déplacement de votre domicile à un lieu de travail temporaire lorsque vous avez un ou plusieurs lieux de travail réguliers. Les déplacements n’est pas compris.
Voyages, repas et divertissements
Les frais de voyage comprennent le coût des hôtels, des repas, des billets d’avion et de la location de voiture si vous devez voyager loin de chez vous pour affaires au moins pour la nuit.
Après l’adoption de la TCJA, les frais de représentation professionnels n’étaient plus déductibles. Par exemple, vous ne pouvez pas déduire un événement sportif, un concert ou un voyage dans une station balnéaire. Les frais de repas sont toujours déductibles et vous serez généralement limités à 50 % des dépenses admissibles.
Autres dépenses professionnelles
Il s’agit de toutes les dépenses qui ne sont pas incluses dans les catégories ci-dessus, telles que le coût des cartes de visite, les abonnements à des publications commerciales et commerciales, les dépenses de bureau à domicile, les cadeaux d’affaires et les études liées au travail. Ils peuvent également inclure tous les outils ou équipements qui pourraient être nécessaires à l’exécution de votre travail.
Comment déduire les dépenses professionnelles des employés
La réclamation des dépenses professionnelles des employés commence par remplir le formulaire 2106 et calculer la déduction à laquelle vous avez droit. Si vous n’avez pas été remboursé par votre employeur, il vous suffit de remplir les étapes 1 et 3 de la partie I. Vous devrez remplir la partie II si vous avez eu des frais de véhicule.
Ensuite, ajoutez votre déduction au formulaire de l’annexe A, qui est le formulaire que vous devez utiliser pour détailler vos déductions. Si vous utilisez des déductions détaillées, vous ne pouvez pas bénéficier de la déduction standard.
Le total de toutes vos déductions détaillées doit dépasser le montant de la déduction standard à laquelle vous avez droit, sinon vous paierez plus d’impôts que nécessaire.
La limite de l’AGI
Diverses déductions détaillées soumises au plancher de 2 % sont suspendues jusqu’en 2026.
Auparavant, toutes les déductions diverses étaient réduites de 2 % de votre revenu brut ajusté (AGI). Ce qui restait, c’était le montant que vous pouviez demander en déduction fiscale.
Par exemple, vous ne pouvez demander une déduction que pour le montant total de vos dépenses diverses qui dépasse 1 600 $, ou 2 % de 80 000 $, si votre AGI était de 80 000 $. Vous bénéficierez d’une déduction de 200 $ si vos dépenses s’élèvent à 1 800 $. Vos dépenses n’étaient pas du tout admissibles à une déduction si toutes vos dépenses diverses ne totalisaient pas 2 % de votre AGI.
Exigences en matière de tenue de dossiers
En supposant que vous respectiez toutes ces règles et que vous souhaitiez déduire vos dépenses liées au travail, l’IRS peut s’attendre à ce que vous puissiez les justifier, surtout si le total est important. Vous devez avoir une preuve pour chaque dépense que vous réclamez, montrant la description de la raison pour laquelle vous avez dépensé l’argent, ainsi que le montant, l’objet commercial et la relation, ainsi que la date et le lieu où la dépense a été engagée.
Foire aux questions
Pouvez-vous déduire les dépenses professionnelles non remboursées des employés ?
Jusqu’en 2026, la plupart des dépenses non remboursées des salariés ne peuvent pas être déduites de vos impôts. Il existe cependant quelques exceptions. Vous pourrez peut-être déduire les dépenses professionnelles d’un employé si vous êtes enseignant, réserviste des forces armées, artiste de spectacle, fonctionnaire payant ou si vous avez des dépenses de travail liées à une déficience.
Qu’est-ce qui constitue une dépense professionnelle non remboursée pour un employé ?
Pour qu’une dépense soit une dépense professionnelle non remboursée, elle doit être due à votre travail en tant qu’employé et il doit s’agir d’une dépense ordinaire et nécessaire.Selon l’IRS, une dépense professionnelle ordinaire devrait être courante et acceptée dans votre secteur.
