De nombreux employeurs offrent des cadeaux ou des primes à leurs employés chaque année, que ce soit pendant les vacances ou à l’occasion de l’anniversaire de travail de l’employé. Mais avant d’offrir ces récompenses, primes ou cadeaux, réfléchissez aux implications fiscales pour votre entreprise et pour vos employés. Vous pourrez peut-être les déduire de vos impôts professionnels, mais vous devrez d’abord savoir quels problèmes pourraient survenir.
Points clés à retenir
- La plupart des cadeaux, récompenses ou primes sont imposables pour les employés.
- Les entreprises peuvent généralement déduire ces dépenses parce qu’elles sont considérées comme « ordinaires et nécessaires ».
- Quelques petits cadeaux sont considérésde minimis, et ceux-ci ne sont pas imposables pour l’employé.
- Les primes ne sont pas déductibles pour certains propriétaires de petites entreprises, car l’IRS considère ces propriétaires comme des travailleurs indépendants.
Ces cadeaux, récompenses ou primes sont-ils imposables pour les employés ?
La plupart des cadeaux faits aux employés sont imposables pour eux. S’il s’agit d’un revenu imposable pour l’employé, vous devez retenir les impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux et déduire la part de l’employé des impôts FICA (taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie). Vous devez également payer l’impôt chômage sur ces montants.
Vous devrez déclarer les paiements imposables aux employés sur le formulaire 941, le rapport trimestriel de charges sociales à l’IRS et le formulaire W-2, le rapport annuel d’impôt sur le revenu pour les employés et l’administration de la sécurité sociale.
Ces cadeaux, récompenses ou primes sont-ils déductibles pour votre entreprise ?
La plupart de ces paiements sont déductibles en tant que dépenses professionnelles « ordinaires et nécessaires ». Ces dépenses doivent également être raisonnables et doivent concerner des « services rendus ». Certaines déductions ont des limites et des réserves.
Cadeaux aux employés et paiements de minimis
Quelques petits cadeaux sont considérésde minimis, et ceux-ci ne sont pas imposables pour l’employé.
Ces paiements sont appelésde minimisparce qu’ils sont peu coûteux et peu fréquents, « si petits qu’ils rendent la comptabilité déraisonnable et peu pratique ». Les éléments de minimis comprennent les cadeaux de vacances, les billets occasionnels pour des événements de divertissement, les fleurs, les fruits, les livres, etc., dans des « circonstances particulières ».
Note
Les paiements en espèces ou les cartes équivalentes en espèces que vous remettez aux employés sont considérés comme des salaires et sont toujours imposables pour l’employé. Les chèques-cadeaux qui peuvent être échangés par l’employé contre des produits de vente au détail ne le sont pas non plus.de minimiset ils sont imposables pour l’employé.
Bonus aux propriétaires et aux employés
Les primes pour les employeurs/propriétaires sont une dépense professionnelle et votre entreprise peut les déduire dans certaines circonstances.
Comment et quand vous versez des primes aux propriétaires d’entreprise dépend du type d’entreprise :
- Les sociétés S peuvent déduire les primes pour les actionnaires et les propriétaires, à condition qu’elles puissent être considérées comme des salaires raisonnables.
- Les sociétés peuvent déduire les primes des mandataires sociaux qui sont des salariés.
Les bonus ne sont pas déductibles pour certains propriétaires de petites entreprises (entrepreneurs individuels, associés et propriétaires de LLC) car les propriétaires sont considérés par l’IRS comme des travailleurs indépendants. L’argent que ces propriétaires d’entreprise se versent est considéré comme un tirage au sort ou une part distributive et non comme un bonus.
Les primes versées aux employés sont considérées comme un revenu et elles sont toujours imposables pour l’employé.
Note
Si vous décidez d’accorder une prime à vos employés, vous devez leur permettre de modifier leur retenue (sur le formulaire W-4) pour ce chèque de paie, et de la modifier à nouveau pour les chèques de paie ultérieurs. De nombreux employés aiment modifier la retenue de leur chèque de prime pour obtenir une plus grande part de la prime. (Voir les détails ci-dessous.)
Les primes sont considérées comme une rémunération supplémentaire pour les services et sont des dépenses professionnelles déductibles tant qu’elles représentent un montant raisonnable et qu’elles sont liées aux services fournis par l’employé. Les bonus ne peuvent pas être un cadeau.
Récompenses des employés et déductions fiscales des entreprises
Imposable pour les employés
Les récompenses pour service et sécurité ne sont pas imposables aux employés si elles sont limitées. Il existe des limites aux récompenses de service (pas pendant les cinq premières années, et pas plus souvent que tous les cinq ans) et aux récompenses de sécurité (pas plus de 10 % des employés). Les primes dépassant les limites sont imposables pour l’employé.
Franchise pour votre entreprise
Vous pouvez déduire le coût des récompenses accordées aux employés de vos impôts professionnels, qu’il s’agisse d’argent ou de biens personnels (comme une montre). Cela comprend les récompenses pour la réussite, le service et la sécurité. Il existe des exigences et des limites pour déduire chacun de ces types de récompenses.
Conseil
Les employeurs peuvent consulter la publication IRS 535 Business Expenses pour plus de détails sur les exigences et les limites de déduction des récompenses en tant que dépenses professionnelles.
Votre entreprise peut bénéficier de déductions plus élevées sur les récompenses accordées dans le cadre d’un plan qualifié répondant aux exigences de l’IRS. Un plan qualifié est un plan ou un programme écrit spécifique qui ne favorise pas les employés hautement rémunérés. Les employés hautement rémunérés sont ceux qui sont propriétaires à hauteur de 5 % ou qui ont reçu plus d’un montant spécifique, tel que défini par l’IRS chaque année.
Salaires supplémentaires et retenues
L’IRS considère les primes, cadeaux et récompenses dans la catégorie des salaires supplémentaires. La manière dont vous retenez les employés bénéficiant de salaires supplémentaires dépend du fait que le paiement soit distinct ou non du salaire régulier (comme un chèque de prime distinct).
Cette retenue concerne uniquement l’impôt fédéral sur le revenu. En général, si le salaire est payé sous forme de salaire régulier, la retenue s’effectue normalement sur l’ensemble du salaire, y compris la partie supplémentaire. Si vous payez le salaire supplémentaire par chèque séparé, vous pouvez retenir un montant forfaitaire de 22 % ou vous pouvez retenir le taux normal que vous utilisez actuellement pour cet employé. (Il s’agit d’une simplification excessive et il existe de nombreuses exceptions.) Veuillez consulter la publication IRS 15 pour plus de détails.
Retenue et majoration des cadeaux en espèces ou des primes des employés
Les cadeaux des employés sont généralement suffisamment modestes pour que vous n’ayez pas à vous inquiéter si les employés souhaitent modifier leurs retenues à la source. Mais pour des primes plus importantes, vous devriez donner aux employés la possibilité de modifier le montant de leur retenue à la source W-4 pour ce seul chèque de paie.
Les employeurs doivent permettre aux employés de modifier leurs formulaires W-4 aussi souvent qu’ils le souhaitent. Ce processus nécessite deux formulaires W-4 : un pour la retenue sur le chèque de prime et un autre pour revenir au montant de retenue d’origine de l’employé.
Vous pouvez également « majorer » un chèque de prime pour permettre à un employé d’obtenir un montant plus élevé après impôts. Par exemple, si vous accordez à un employé une prime de 1 000 $, au moment où vous retirez les impôts, le chèque de prime pourrait n’être que de 750 $. Vous pouvez calculer un montant de bonus plus élevé afin que le chèque indique la totalité de 1 000 $. L’employé reçoit ce qui semble être une prime plus élevée, mais le montant est après impôts. Paycheckcity dispose d’un calculateur de majoration que vous pouvez utiliser pour vous aider à déterminer le montant net d’un chèque de bonus, tenant compte des charges sociales.
Foire aux questions (FAQ)
Comment accorder une prime à un employé sans impôts ?
Les primes sont considérées comme un revenu imposable et l’employé doit donc payer des impôts sur cet argent. Vous pouvez remettre à un employé un chèque de prime distinct de son salaire habituel ou dans le cadre de son salaire habituel. Les taxes seront prélevées sur les deux. Pour donner à votre employé un chèque de prime au montant total, majorez-le de manière à ce que le montant après impôt (salaire net) corresponde au montant de la prime que vous vouliez donner à l’employé.
Comment calculer la prime d’un salarié ?
Différentes entreprises calculent différemment la prime d’un employé. Vous pouvez bénéficier d’une prime forfaitaire, comme 500 $ par an, ou d’un pourcentage du salaire d’un employé, par exemple 5 % de son salaire annuel. Vous pouvez également offrir des primes à la fin de l’année, à l’anniversaire de l’employé ou à une autre étape importante.
