L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises échouent est le manque d’argent. Ce que beaucoup de gens ne comprennent pas, c’est qu’une entreprise peut réaliser des bénéfices tout en n’ayant pas d’argent.
De nombreux aspects de la gestion financière doivent être suivis dans une entreprise, mais l’un des plus importants, outre les revenus, sont les dépenses. De nombreuses entreprises dépensent bien plus qu’elles ne le pensent, souvent pour des choses dont elles n’ont pas besoin.
Une feuille de calcul de suivi des dépenses d’entreprise peut vous aider à maîtriser ce que vous dépensez, afin que vous puissiez prendre des décisions financières judicieuses pour votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une feuille de calcul des dépenses de suivi d’entreprise ?
Une feuille de calcul de suivi des dépenses est exactement ce qu’elle prétend être ; c’est une feuille de calcul que vous utilisez pour déclarer les dépenses de votre entreprise. Ce n’est pas un budget. Il s’agit plutôt d’un endroit où conserver une trace de tout l’argent qui quitte votre entreprise.
Pourquoi une feuille de calcul de suivi des dépenses est-elle importante ?
Comme nous l’avons déjà mentionné, de nombreuses entreprises, grandes et petites, n’ont pas une bonne idée de l’argent qu’elles dépensent dans leur entreprise. Il y a des entreprises qui pèsent des millions de dollars et qui sont pauvres. Une feuille de calcul de suivi des dépenses peut vous aider à :
1. Identifiez les fuites d’argent. Payez-vous des frais supplémentaires parce que vous n’atteignez pas un seuil ou que vos factures sont en retard ?
2. Découvrez les erreurs. Avez-vous été facturé deux fois ou trop cher pour quelque chose ?
3. Identifiez les dépenses que vous pouvez réduire. Payez-vous pour des choses dont vous n’avez plus besoin ou dont vous n’utilisez plus ?
4. Prenez des décisions sur ce qui est important pour votre entreprise. Moins vous dépensez d’argent dans votre entreprise, plus vous pouvez en conserver. Lorsque vous voyez combien vous dépensez et pour quoi, vous pouvez décider si la dépense en vaut la peine ou si vous préférez économiser de l’argent.
5. Facilitez la période des déclarations de revenus. La plupart, sinon la totalité, de vos dépenses pourraient être déductibles d’impôt. Disposer d’une feuille de suivi facilite l’organisation et le calcul de vos dépenses déductibles fiscalement.
Comment créer une feuille de calcul de suivi des dépenses
Il existe une variété de logiciels, d’applications et d’outils financiers qui peuvent automatiser la création de votre suivi des dépenses. Cependant, il arrive parfois que les tâches automatisées ne soient pas examinées. Dans ce cas, un outil de suivi des dépenses n’est pas utile si vous ne l’examinez pas pour déterminer si vos dépenses sont dans les limites.
Créer votre propre tracker demande plus de temps et de travail, mais cela vous garantira une connaissance approfondie de votre argent, ce qui est crucial pour la réussite financière.
Voici des conseils pour créer votre propre feuille de calcul de suivi des dépenses.
1. Décidez quel logiciel de feuille de calcul vous utiliserez. Vous pouvez utiliser Excel, Google Spreadsheet ou tout autre tableur.
2. Rassemblez vos relevés des 6 à 12 derniers mois.Cela vous aidera à décider de ce que vous souhaitez suivre et à avoir une bonne idée de ce que vous devez inclure dans votre suivi des dépenses. Vous n’avez pas nécessairement besoin de chiffres, mais simplement des articles pour lesquels vous avez dépensé de l’argent et que vous payez probablement encore dans votre entreprise.
3. Déterminez ce que vous souhaitez suivre pour chaque dépense.À tout le moins, vous souhaitez suivre le montant réel dépensé, mais en fonction de votre entreprise, vous souhaiterez peut-être suivre des éléments tels que pour le client pour lequel la dépense a été engagée, les détails de la dépense (c’est-à-dire la taille et/ou le fournisseur) et tout ce qui peut vous aider à comprendre pourquoi vous avez dépensé l’argent. Placez-les dans les en-têtes de colonnes en haut, tels que :
Article | Descriptif | Coût | Client
Si vous ne vous souciez que du coût de quelque chose, vous pouvez suivre vos dépenses par mois, où vous inscrivez ce qui a été dépensé pour chaque article ce mois-là :
Article | janvier | Février | Mars, etc.
4. Listez toutes vos dépenses fixes.Ce sont des dépenses régulières qui ne changent pas les montants. Par exemple, un service peut vous facturer 20 $ chaque mois. De nombreux services sont facturés annuellement ou trimestriellement, vous inscrivez donc ces montants dans le mois où ils sont engagés. En parcourant vos relevés antérieurs, notez les paiements réguliers qui sont toujours au même prix. Des exemples de dépenses fixes comprennent :
- Hébergement Web
- Renouvellement du domaine
- Service de messagerie
- Téléphone
- Internet
- Autres services tels que les outils de médias sociaux, les services d’image, etc.
- Adhésions ou abonnements
En fonction du nombre de dépenses fixes dont vous disposez, vous souhaiterez peut-être les répertorier dans des catégories telles que « Téléphone », « Marketing », etc.
Par exemple, sous la catégorie téléphone, vous pourriez avoir :
Ceux-ci seraient répertoriés verticalement dans les cellules de la ligne (vers le bas sur le côté gauche de la feuille de calcul).
5. Énumérez les dépenses variables courantes.Ce sont des dépenses dont le prix varie. Par exemple, si vous disposez de services audio dont le prix fluctue en fonction de la bande passante que vous utilisez. Des exemples de dépenses variables peuvent inclure :
- Services externalisés (c’est-à-dire assistant virtuel ou concepteur Web)
- Frais basés sur l’utilisation (c’est-à-dire la bande passante)
- Fournitures (fournitures de bureau ou matériel pour fabriquer votre produit)
- Matériel de marketing (c’est-à-dire cartes de visite)
- Matériel d’affranchissement et d’expédition
- Entraînement
Ceux-ci sont répertoriés verticalement dans les cellules de la ligne. Parce qu’ils sont variables, vous souhaiterez peut-être les répertorier sous les dépenses à revenu fixe.
Remarque
Parce que vous souhaitez avoir une vue précise de la destination de votre argent, vous souhaiterez peut-être ventiler chaque dépense par fournisseur et non par catégorie. Par exemple, au lieu de « fournitures », où vous mettez le coût total de vos dépenses au magasin de bureau dans une seule cellule, vous souhaiterez peut-être diviser vos achats en sous-catégories afin de pouvoir suivre des éléments tels que la quantité de papier ou d’encre que vous utilisez.
Lorsque vous avez rempli vos en-têtes et votre liste de suivi, cela devrait ressembler à ceci :
6. Définissez une heure régulière pour saisir vos données
Cela prend du temps, mais encore une fois, cela garantira que vous êtes au courant de ce qui est réellement dépensé et que vous trouverez des erreurs.
Si vous ne souhaitez pas saisir manuellement vos données, votre banque dispose probablement d’une fonction dans laquelle vous pouvez les télécharger au format CSV ou dans une variante du format Excel ; cependant, cela prendra en compte toutes les dépenses individuelles et ne correspondra pas à ce que vous avez configuré ci-dessus, vous devrez donc le modifier pour l’organiser. Par exemple, si vous versez deux paiements par mois à votre assistant virtuel, votre fichier téléchargé comportera deux paiements distincts, mais dans votre suivi, vous souhaiterez peut-être un coût total.
Si vous utilisez un logiciel financier, vous pouvez télécharger vos dépenses directement ou sous forme de tableur depuis votre banque. Encore une fois, vous devrez peut-être le modifier pour l’adapter à ce que vous essayez de suivre.
7. Utilisez des formules pour faire le calcul
Même si de grosses dépenses peuvent frapper durement une entreprise, dans de nombreux cas, les entreprises ont des difficultés à cause de petits sous. Beaucoup de petites dépenses peuvent aboutir à des dépenses trop élevées. Pour savoir combien vous dépensez, vous souhaitez additionner toutes vos dépenses.
Si vous utilisez Excel, sélectionnez la cellule à côté des nombres que vous souhaitez ajouter, cliquez sur je suis moi sur le Maison onglet, la presse Entrer.
Par exemple, si vous souhaitez connaître le total de vos dépenses en janvier, sélectionnez la cellule sous le dernier chiffre que vous avez saisi en janvier, cliquez sur Somme automatique et appuyez sur Entrée. Si vous souhaitez savoir combien vous avez dépensé au fil du temps pour une seule dépense (par exemple le téléphone), sélectionnez la cellule à droite du dernier coût de téléphone que vous avez saisi, cliquez sur Somme automatique et appuyez sur Entrée.
Si vous utilisez Google Sheets, ouvrez votre feuille de calcul, mettez en surbrillance les cellules que vous souhaitez ajouter, puis cliquez surSomme : Totalprès deExplorer. Vous pouvez également calculer des moyennes, minimum et maximum.
Si vous utilisez un logiciel financier, il comptabilisera probablement automatiquement ces chiffres pour vous.
8. Analysez vos dépenses
Payez-vous pour deux services qui pourraient être assurés par un seul ? Utilisez-vous l’abonnement que vous payez mensuellement ? Saviez-vous que vous dépensez autant en encre d’imprimante ?
Examiner vos dépenses dans une seule feuille de calcul vous permettra de comprendre combien vous dépensez réellement dans votre entreprise (et peut-être de comprendre pourquoi vous n’avez pas autant d’argent que vous le pensiez), ainsi que d’identifier les domaines que vous pouvez réduire ou économiser.
