L’envoi régulier de factures est un élément important de la gestion d’une petite entreprise. Une facture est un enregistrement des articles fournis ou des travaux effectués et du montant dû, envoyé par un prestataire de services à un client ou à un client. Les factures aident leurs destinataires à comprendre en détail ce qu’ils paient, le montant dû et le moment où le paiement est attendu. L’envoi de factures peut également vous aider à suivre la situation financière de l’entreprise et à faciliter les choses au moment des impôts.
Nous discuterons des informations qui doivent être incluses dans votre facture, de la manière d’en créer une, ainsi que des avantages et des inconvénients de l’utilisation d’un modèle de facture par rapport à un logiciel. Vous apprendrez également les réponses à certaines questions fréquemment posées.
Créer un modèle solide
Lorsque vous choisissez un modèle de facture pour votre petite entreprise, tenez compte de votre secteur d’activité et de vos besoins spécifiques lors de la facturation des clients. Choisissez en priorité un modèle qui a une mise en page claire et qui est simple à lire et à comprendre.
Note
Vous pouvez personnaliser votre facture en ajoutant des accents qui soutiennent votre marque, comme un logo, des polices ou des couleurs de marque. Inclure une note de remerciement personnalisée peut également être une belle touche.
L’envoi de factures rapidement une fois les travaux terminés ou la commande exécutée peut vous aider à être payé plus rapidement. Être accommodant avec la façon dont vous recevez les paiements, comme accepter les cartes de crédit, peut également contribuer à accélérer le processus de paiement. Certaines entreprises appliquent des frais de retard, tandis que d’autres préfèrent offrir des incitations à leurs clients en leur accordant des remises pour paiement anticipé.
Comment formater correctement le modèle
Vous devez inclure quelques éléments essentiels sur chaque facture pour rendre le processus de facturation aussi organisé et efficace que possible. Nous aborderons ci-dessous les bases de la création d’une facture.
Déposez vos informations de base
Vous souhaiterez inclure les informations de base de l’entreprise, telles que son nom, et les coordonnées pertinentes telles qu’un numéro de téléphone, une adresse et une adresse e-mail. Cela doit être clairement affiché en haut de la facture, souvent dans le coin supérieur gauche.
Inclure les informations du client
Répertoriez toutes les informations nécessaires sur les clients, telles que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de leur entreprise. Cette section est généralement intitulée « Facturer à : » et doit également être incluse en haut de la facture, souvent sous les détails de votre entreprise.
Note
Vérifiez auprès du client quels détails sur son entreprise il souhaite inclure sur la facture. Il préférera peut-être indiquer une adresse ou un nom commercial spécifique à des fins de comptabilité.
Mémoriser le numéro de facture
Inclure un numéro de facture spécifique sur chaque facture facilitera la référence lors du suivi d’un client et lors de la tenue de la comptabilité. La première facture qu’une entreprise envoie est souvent numérotée n° 1, la facture suivante est numérotée n° 2, et ainsi de suite.
Inclure une date d’émission
Vous souhaiterez également inclure la date de la facture : cela aidera les clients à se souvenir de la date à laquelle le travail a été effectué ou l’achat effectué. Une date identifie également le début du délai de grâce pour le paiement.
Liste de paiement
Un élément clé d’une facture indique clairement combien un client doit. Le montant total dû est généralement situé au bas de la facture, après une liste détaillant le détail des frais et des taxes applicables.
Donnez les détails du paiement
Lorsque vous travaillez avec de nouveaux clients, discutez à l’avance de la manière dont les paiements seront traités et informez-les de vos conditions de paiement : le délai de grâce pour les paiements, si vous facturez des frais de retard, etc. Vous souhaiterez également indiquer vos conditions de paiement sur votre facture. La plupart des entreprises exigent le paiement entre la réception de la facture et dans les 90 jours (parfois appelé « net-90 »). C’est une bonne idée de s’en tenir aux normes de l’industrie lors de la définition des conditions de paiement.
Note
Assurez-vous de vérifier trois fois vos factures avant de les envoyer aux clients. Des erreurs sur une facture peuvent sembler peu professionnelles et provoquer une confusion susceptible de retarder le paiement.
Modèles de facture et logiciels
Lorsque vous décidez entre utiliser un modèle de facture ou un logiciel, tenez compte de vos priorités, de la fréquence à laquelle vous envoyez des factures et de vos préférences personnelles.
Une petite entreprise qui n’envoie que quelques factures chaque mois et qui cherche à maintenir ses coûts à un niveau bas peut préférer utiliser un modèle de facturation gratuit. Une grande entreprise qui envoie régulièrement des factures et dispose d’un système de comptabilité complexe pourrait bénéficier davantage de l’efficacité et des outils offerts par un logiciel de facturation.
Modèles
Les modèles de facture sont faciles à rechercher en ligne. Les endroits populaires pour les trouver incluent :
- Modèles Microsoft Word et Excel
- Le modèle de facture Google Sheets dans Google Docs
- Créateurs de factures gratuits tels que Invoice Generator
L’utilisation d’un modèle de facture peut être une option plus simple et plus rentable, car plusieurs sont disponibles gratuitement ou à faible coût. Cela peut également être un bon choix pour les propriétaires d’entreprise qui ne se sentent pas à l’aise avec l’utilisation d’un logiciel pour leur système de facturation.
Cependant, les modèles de facture peuvent nécessiter plus de travail et n’offrent pas les fonctionnalités plus avancées ni la capacité d’automatiser vos processus que les logiciels peuvent fournir.
Note
Si vous choisissez d’utiliser des modèles de facture, assurez-vous d’avoir des enregistrements de sauvegarde de toutes les factures que vous avez créées en cas de problèmes informatiques.
Logiciel
Le logiciel de facturation est conçu dans le but de payer les factures le plus rapidement possible. Il propose souvent des fonctionnalités facilitant le processus de paiement, telles que l’accès mobile et des boutons « payer maintenant » qui acceptent les paiements par carte de crédit ou par compte bancaire.
Les processus automatisés qui effectuent des tâches telles que la génération d’un reçu lors du paiement pour les clients, la création de factures automatiques pour les clients réguliers ou l’envoi de rappels de paiement de facture peuvent contribuer à simplifier votre charge de travail. Un logiciel de facturation peut également fournir rapidement des informations sur votre entreprise, telles que la répartition des sources de revenus, la popularité des produits et les habitudes de paiement des clients.
Si vous envisagez d’utiliser un logiciel de facturation, vous devez en choisir un qui possède les fonctionnalités les plus pertinentes pour votre entreprise et vous assurer que vous utiliserez les outils suffisamment souvent pour justifier le prix plus élevé. Gardez à l’esprit qu’il peut y avoir une courbe d’apprentissage lorsque l’on débute avec un nouveau logiciel.
Foire aux questions (FAQ)
Pourquoi devrais-je utiliser un logiciel de facturation ?
Les logiciels de facturation peuvent contribuer à faciliter le processus de facturation grâce à des fonctionnalités telles que l’accès mobile et les options « payer maintenant » qui encouragent les clients à payer plus rapidement. De nombreuses options logicielles de facturation peuvent automatiser les processus et fournir des informations sur votre entreprise.
Comment créer une facture avec Microsoft Word ?
Pour créer une facture à l’aide de Microsoft Word, sélectionnez l’une des options de modèle disponibles répertoriées en ligne. Une fois que vous avez téléchargé un modèle, vous pouvez remplir toutes les sections nécessaires avec les détails de facture pertinents.
Comment utiliser Google Sheets pour créer des modèles ?
Si vous souhaitez créer une facture à l’aide du modèle Google Sheets, sélectionnez la fonctionnalité Galerie de modèles dans le coin supérieur droit. Cela agrandira la page pour présenter plusieurs options de modèle. Dans la section Travail, cliquez sur le modèle intitulé « Facture ».
