Le calcul des heures supplémentaires pour les employés horaires est assez simple : généralement seulement une fois et demie le taux horaire normal du travail. Cependant, le gouvernement fédéral (en particulier le ministère du Travail) suppose que tous les employés doivent percevoir des heures supplémentaires s’ils travaillent plus d’un certain nombre d’heures par semaine. De ce fait, certains salariés sont également rémunérés en heures supplémentaires, et ce calcul est un peu plus délicat.
Voici ce que vous devez savoir sur la façon de calculer la rémunération des heures supplémentaires pour les employés salariés et horaires.
Un changement important dans la réglementation des heures supplémentaires pour les employés exonérés
Les nouvelles règles relatives aux heures supplémentaires exigent que les salariés gagnant moins d’un certain montant soient admissibles aux heures supplémentaires et doivent être rémunérés pour celles-ci. La nouvelle règle prévoit un niveau de salaire plus élevé pour l’exonération des heures supplémentaires que la règle précédente ; c’est-à-dire que davantage d’employés sont admissibles aux heures supplémentaires.Lisez cet article puis jetez un œil à la rémunération de vos employés exonérés pour vous assurer que vous respectez ces nouvelles réglementations.
La nouvelle règle du ministère du Travail, entrée en vigueur le 1er juillet 2024, augmente le niveau de salaire pour l’exonération des heures supplémentaires à 844 $ par semaine. Les employés payés moins de 844 $ par semaine doivent faire suivre leurs heures et doivent être payés s’ils travaillent plus de 40 heures par semaine. Ce changement s’applique à tous les types d’employés exonérés : (employés de direction, administratifs, professionnels, commerciaux externes et informatiques).
L’augmentation signifie qu’un employé exonéré qui gagne 844 $ par semaine (l’équivalent de 43 888 $ par année) ou plus ne serait pas assujetti aux heures supplémentaires. À compter du 1er janvier 2025, ce seuil salarial passera à 58 656 $.
De plus, le niveau de rémunération annuel total des « employés hautement rémunérés (HCE) » a été augmenté à 132 964 $ par année, et il passera à 151 164 $ le 1er janvier 2025. Pour être exonéré en tant qu’HCE, un employé doit également recevoir au moins le nouveau montant de salaire standard de 844 $ par semaine sur une base de salaire ou d’honoraires (sans égard au paiement de primes non discrétionnaires et de primes d’encouragement).
Comment fonctionnent les heures supplémentaires
Si un salarié travaille plus d’un nombre d’heures spécifié dans une semaine, les heures supplémentaires sont appelées heures supplémentaires. La rémunération des heures travaillées en heures supplémentaires est rémunérée à un taux plus élevé que les heures normales.
La rémunération des heures supplémentaires pour les employés horaires est le taux de rémunération supplémentaire payé pour travailler plus d’un nombre d’heures spécifique dans une semaine. Le minimum fédéral pour les heures supplémentaires pour les employés horaires est que la personne doit être payée une fois et demie le taux horaire normal pour un travail de plus de 40 heures par semaine.Par exemple, un employé horaire gagnant 10 $ de l’heure et travaillant 45 heures par semaine serait payé 10 $ pour 40 heures et 15 $ de l’heure pour chacune des 5 heures supplémentaires.
Les salariés sont généralement exonérés des heures supplémentaires si leur revenu hebdomadaire dépasse un montant spécifique. Le nouveau règlement, entré en vigueur le 1er juillet 2024, exige que les employés exonérés payés moins de 844 $ par semaine reçoivent une rémunération pour les heures supplémentaires. Un employeur peut continuer d’inclure des primes non discrétionnaires et des paiements incitatifs (y compris des commissions) pour atteindre jusqu’à 10 % du seuil salarial.
Note
Vous devez payer au moins le minimum pour les heures supplémentaires, mais vous pouvez décider de payer les employés à un taux plus élevé et pour les heures supplémentaires à partir d’un nombre d’heures hebdomadaire inférieur. Certains employeurs, par exemple, paient « un taux double » (deux fois le taux horaire normal) pour les vacances. Le ministère du Travail n’exige pas que les employeurs paient des heures supplémentaires pour le travail de nuit, les jours fériés ou le week-end ; ces taux sont déterminés par l’employeur ou par des conventions syndicales.
Règlement sur la rémunération et les heures supplémentaires des employés
La Division des salaires et des heures du Département américain du Travail réglemente les heures supplémentaires et autres dispositions en matière de rémunération par le biais de la Fair Labor Standards Act. En plus des dispositions relatives aux heures supplémentaires, la loi réglemente le travail des enfants et les activités liées au salaire minimum des employeurs américains.
Certains États ont des réglementations sur les heures supplémentaires et d’autres lois du travail qui dépassent celles du gouvernement fédéral. Dans ce cas, des réglementations plus strictes doivent être respectées. Renseignez-vous auprès du service du travail de votre État pour consulter les lois du travail de l’État ou auprès de votre avocat spécialisé en droit du travail.
Calcul des heures supplémentaires pour les employés horaires
La rémunération des heures supplémentaires correspond au montant des heures supplémentaires versées à chaque employé au cours d’une période de paie. La rémunération des heures supplémentaires est calculée : taux de rémunération horaire x 1,5 x heures supplémentaires travaillées.
Voici un exemple de salaire total pour un employé ayant travaillé 42 heures dans une semaine de travail :
- Taux de rémunération régulier x 40 heures = Salaire régulier, plus
- Taux de rémunération régulier x 1,5 x 2 heures = Rémunération des heures supplémentaires, équivaut à
- Salaire total pour la semaine.
Un exemple plus détaillé :
- Un salarié travaille 50 heures par semaine.
- Son taux de rémunération normal est de 15 $ de l’heure.
- Elle est donc payée 600 $ pour ses 40 heures à 15 $ de l’heure, plus 225 $ pour ses 10 heures supplémentaires supplémentaires (à 15 $ x 1,5 x 10 = 225 $).
- Son salaire total pour la semaine serait de 825 $.
Pourquoi certains employés sont exemptés d’heures supplémentaires
En raison de la nature de leur travail, certains salariés sont considérés comme exemptés du paiement des heures supplémentaires. Pour être classé comme exonéré, un employé doit avoir des types spécifiques de tâches.
La Fair Labor Standards Act (FLSA) reconnaît les employés des cadres, des administrateurs, des professionnels, des ventes externes et certains employés informatiques comme exemptés. La classification exonérée se fait au cas par cas et n’est pas basée sur le titre d’emploi de l’employé.
Calcul des heures supplémentaires pour les employés exonérés
Comme indiqué ci-dessus, les employés exonérés les moins bien payés peuvent avoir droit aux heures supplémentaires. Pour calculer les heures supplémentaires de ces employés, utilisez la même politique d’heures supplémentaires que celle que vous avez pour les employés horaires. Ensuite, vous pouvez utiliser l’une des deux méthodes suivantes :
Méthode 1 :On suppose que le salaire d’un employé exonéré est basé sur 2 080 heures de travail par an (soit essentiellement 50 semaines de travail et deux semaines de vacances). En utilisant cette hypothèse, vous pouvez calculer le taux horaire de l’employé. Disons que l’employé gagne 31 000 $ par an. En divisant 31 000 $ par 2080, nous obtenons un taux horaire de 14,90 $. Vous pouvez utiliser ce taux horaire pour calculer les heures supplémentaires pour une semaine de travail.
Méthode 2 :Voici une autre façon : prenez le salaire de l’employé pour une semaine et divisez-le par les heures normales de travail au cours de cette semaine. Si l’employé est payé 500 $ par semaine et doit travailler 36 heures, son taux horaire est de 13,89 $ l’heure.
Les heures supplémentaires commencent généralement à 40 heures, donc si un employé travaille 45 heures par semaine, il sera payé au taux régulier de 13,89 $ l’heure jusqu’à 40 heures, et à 1,5 x 13,89 $ pour chacune des 5 heures supplémentaires.
Le salaire total de cet employé pour la période de paie serait de 13,89 $ x 40 = 555,60 $ plus 20,84 x 5 heures = 104,16 $, pour un total de 659,76 $.
Tenue des registres des heures supplémentaires
La FLSA exige que les employeurs tiennent des registres des paiements aux employés, y compris les heures supplémentaires. Dans le cas d’un audit, un employeur doit être en mesure de prouver le paiement des heures supplémentaires qui répond aux exigences de la FLSA.
