Lorsque vous dirigez une petite entreprise, vous avez une multitude de choses à vous soucier quotidiennement, donc tenir des registres détaillés peut être la dernière chose à laquelle vous pensez. L’IRS exige cependant que vous conserviez les enregistrements clés pendant des durées spécifiques. Il est essentiel de conserver des registres qui reflètent vos revenus et vos déductions au cas où votre entreprise serait auditée, et également de vous protéger, ainsi que votre entreprise, contre tout problème juridique ou d’assurance.
Passons en revue certains des documents commerciaux que l’IRS peut demander, combien de temps conserver chacun d’eux et pourquoi ces documents sont si importants.
Points clés à retenir
- La tenue de registres précis est nécessaire pour soutenir votre entreprise en cas d’audit IRS, de problèmes juridiques ou d’un événement de croissance qui pourrait nécessiter un examen plus approfondi des finances de votre entreprise.
- Généralement, vous devez conserver les registres pendant trois ans après la date d’échéance de la déclaration de revenus. Les dossiers des employés doivent être conservés pendant quatre ans.
- En cas de fraude ou d’erreur substantielle dans la déclaration, l’IRS peut auditer jusqu’à six ans, et dans certains cas sept ans, après la déclaration de revenus, et il peut percevoir des impôts pendant une période allant jusqu’à 10 ans.
- Chaque État a son propre délai de prescription, il est donc préférable de vérifier avant de disposer de tout dossier.
Quels documents commerciaux devez-vous conserver ?
Les entreprises de toutes tailles sont tenues de tenir à jour des registres reflétant leurs revenus bruts, leurs dépenses, leurs déductions et leurs transactions. Il est préférable de conserver vos dossiers avec l’aide d’un comptable expérimenté et d’un logiciel de comptabilité électronique. Une autre excellente ressource est votre compte bancaire professionnel, qui indique vos revenus et vos transactions. Les banques varient en termes de durée pendant laquelle elles vous autorisent à accéder aux relevés en ligne, c’est donc une bonne idée de télécharger vos relevés chaque année.
Note
L’IRS accepte les enregistrements électroniques lors des audits, vous pouvez donc faire une copie numérique de la plupart des enregistrements afin de réduire l’encombrement papier.
Voici quelques exemples de dossiers commerciaux que vous devriez conserver :
- Déclarations fiscales : Toute déclaration de revenus des entreprises, ainsi que les documents et correspondances ayant servi à leur préparation.
- Dossiers des employés: Tous les documents des employés, y compris les W-2 et les dossiers RH qui montrent les avantages payés.
- Recettes: Tous les reçus montrant les dépenses professionnelles déductibles, qui peuvent inclure les repas et les déplacements. Il existe quelques exceptions aux exigences en matière de tenue de dossiers, par exemple si la dépense est inférieure à 75 $ ou si le reçu a été égaré.L’IRS peut toujours demander des documents sur ces dépenses, il est donc préférable d’utiliser une application de suivi des reçus pour documenter vos petites dépenses.
- Factures :Tous les documents indiquant le bénéficiaire, le service rendu, le montant payé et la date de paiement.
- Documents d’assurance: Tous les dossiers de vos polices pour toutes les années pendant lesquelles vous avez été en affaires, ainsi que les documents liés à toute réclamation ou perte.
- Documents de prêt :Documents indiquant le prêteur, les montants, les conditions, les garanties et toutes les autres informations relatives à un prêt.
- Documents de constitution: Bien qu’ils ne soient pas nécessaires à la préparation des documents fiscaux, c’est une bonne idée de conserver tous les accords de partenariat, les documents de constitution et votre numéro d’identification d’employeur (EIN), ainsi que toutes les licences et/ou permis dans leur forme originale.
Combien de temps devez-vous conserver les dossiers commerciaux ?
Le délai qui vous est imparti pour modifier vos impôts afin de réclamer une déduction ou de demander une déclaration est appelé délai de prescription et il dure généralement trois ans à compter de la date de déclaration de revenus. Pendant cette période, l’IRS peut également demander des informations pour évaluer une taxe supplémentaire ou examiner toute activité frauduleuse. Si vous avez déclaré vos impôts plus tôt pour une année donnée, le délai de trois ans commence à la date d’échéance de l’impôt.
Dans certains cas, l’IRS peut auditer votre entreprise après trois ans. Si vous ne déclarez pas plus de 25 % de votre revenu brut, vous devez conserver les registres pendant six ans. Si vous demandez des déductions pour des titres sans valeur ou des créances irrécouvrables, vous devez conserver vos dossiers pendant sept ans. Si vous décidez de ne pas produire de déclaration, vous devez conserver vos dossiers indéfiniment. Et l’IRS note également que vous devez conserver vos dossiers commerciaux indéfiniment si vous produisez une déclaration frauduleuse.
Note
Chaque État a également son propre délai de prescription. Même si la plupart suivent le calendrier fédéral de trois et six ans, certains ont des délais plus longs. Il est préférable de vérifier les règles de votre état et de conserver les enregistrements pendant la durée la plus longue requise.
L’IRS peut vous écrire pendant le délai de prescription pour demander une prolongation de l’examen bien au-delà de la barre des trois ans, et si une taxe supplémentaire est imposée, l’agence dispose de 10 ans (ou parfois plus) pour percevoir.Pour plus de sécurité, il est préférable de numériser autant de documents que possible et de les conserver pendant au moins sept ans, et dans certains cas, indéfiniment.
Pourquoi est-il important de conserver ces registres ?
La principale raison de conserver des registres commerciaux est à des fins fiscales et de vérification. S’assurer que vos déclarations et déductions sont exactes facilitera la préparation de vos impôts chaque année, et la tenue des autres registres stipulés par l’IRS vous permettra de résoudre tous les audits de manière fluide et précise.
Vos dossiers professionnels peuvent également s’avérer utiles dans de nombreux autres cas. Les réclamations d’assurance peuvent être déposées des années après un incident, la conservation de ces dossiers peut donc offrir une protection. De même, ces dossiers peuvent aider à soutenir votre entreprise en cas de problèmes juridiques. Les registres commerciaux sont également importants pour les futurs prêteurs et investisseurs, qui voudront consulter des registres précis avant de décider d’investir ou non dans votre entreprise.
Note
En règle générale, si vous vous demandez si un document est important, c’est une bonne idée de le conserver et/ou d’en faire une copie numérique pour vos dossiers. Cela pourrait vous protéger sur toute la ligne.
Foire aux questions (FAQ)
Combien de temps devez-vous conserver les registres commerciaux si l’entreprise ferme ses portes ?
La fermeture d’une entreprise comprend de nombreuses étapes, telles que l’annulation des licences et des permis, et parfois le transfert de propriété. En plus de respecter le délai de prescription standard pour les documents tels que les déclarations de revenus et les dossiers des employés, c’est une bonne idée de conserver tous les documents relatifs à la clôture ou à la vente pendant trois à sept ans ou, pour être sûr, indéfiniment. Il est toujours préférable de consulter votre comptable lors d’une transition d’entreprise.
Combien de temps devez-vous conserver les documents non financiers d’une entreprise ?
Les délais de l’IRS ne sont pas les seuls à prendre en compte. Votre compagnie d’assurance peut vous demander de conserver les dossiers pendant des périodes plus longues en cas de sinistre, et certains créanciers peuvent vous demander de conserver les documents de prêt indéfiniment.Conservez les documents jusqu’à ce que vous ayez confirmé toutes les exigences auprès de vos créanciers et de vos assureurs.
