Si vous êtes travailleur indépendant et recevez plus de 600 $ par an d’un particulier ou d’une entreprise, le payeur doit vous fournir un formulaire 1099-NEC pour vérifier vos revenus auprès de l’IRS.Avant que votre client puisse préparer votre formulaire 1099, vous devez lui fournir un numéro d’identification fiscale valide. Le formulaire utilisé pour collecter des informations est le formulaire W-9.
Points clés à retenir
- Le formulaire W-9 est généralement rempli par des travailleurs indépendants
- Soyez prudent lorsque vous communiquez des informations personnelles telles que votre numéro de sécurité sociale, votre EIN et votre adresse.
- Si vous ne savez pas si vous êtes un employé ou un entrepreneur indépendant, parlez-en à votre employeur et consultez les directives de l’IRS.
Qu’est-ce que le formulaire W-9 ?
Le formulaire W-9 est un document fiscal qui doit être signé par des entrepreneurs indépendants pour fournir un numéro d’identification de contribuable (numéro de sécurité sociale ou numéro d’employeur). Si l’employeur n’a pas de numéro d’identification de contribuable ou si le numéro d’identification de contribuable est incorrect, l’entrepreneur indépendant doit faire retenir l’impôt fédéral sur le revenu, appelé « retenue à la source de secours ».
Le formulaire W-9 est un document fiscal standard souvent utilisé dans les transactions commerciales et financières. Ainsi, en soi, un W-9 ne pose pas beaucoup de problèmes. Il y a néanmoins certaines choses à prendre en compte.
Note
Étant donné que le formulaire W-9 vous demande votre nom, votre adresse et votre numéro d’identification de sécurité sociale ou d’employeur, vous devez faire preuve de prudence lorsque vous communiquez ces informations. Assurez-vous de savoir qui vous demande de remplir le formulaire et comment vos informations fiscales seront utilisées.
Fournissez les informations de votre entreprise
Le formulaire W-9 vous oblige à inclure des informations sur votre type d’entreprise.
L’IRS a quelque peu simplifié le formulaire W-9. Pour compléter le nouveau W-9, procédez comme suit :
- Assurez-vous que vous saisissez correctement votre numéro de contribuable et que vous saisissez le bon numéro de contribuable. L’objectif principal du formulaire est de vérifier ces informations. Les questions peuvent survenir lorsque votre entreprise est une SARL. Une LLC à un seul membre dépose des déclarations de revenus fédérales en tant que propriétaire unique, et une LLC à plusieurs membres dépose une déclaration de revenus en tant que société de personnes.
- Il vous sera demandé si vous êtes soumis à une retenue à la source. Ce n’est pas le cas de la plupart des gens, mais si vous avez des questions, vous devriez vous renseigner sur la retenue à la source des sauvegardes.
- Il vous sera demandé si vous êtes soumis à une déclaration d’actifs étrangers (appelée déclaration FATCA). À moins que vous n’ayez des actifs dans un pays étranger, cette section ne s’appliquera pas à vous.
FATCA
FATCA est le Foreign Account Tax Compliance Act qui oblige les institutions financières étrangères et autres entités étrangères non financières à déclarer les actifs étrangers détenus par les titulaires de comptes américains. Sur le formulaire W-9, certaines personnes peuvent devoir déclarer leurs revenus étrangers via le processus FATCA. La plupart des particuliers et des entreprises sont exemptés de cette obligation de déclaration. La section de certification comprend une déclaration selon laquelle vous êtes exempté de cette exigence. Si vous n’êtes pas exempté, vous devrez fournir des informations supplémentaires.
Retenue de sauvegarde
La retenue de sauvegarde est requise pour diverses raisons. La raison la plus courante de retenue de sauvegarde est si le signataire du W-9 n’a pas de numéro d’identification fiscale valide ou si le numéro est manquant. Si vous soumettez un W-9 sans pièce d’identité fiscale valide, ou si votre numéro d’identification fiscale est invalide, votre employeur sera tenu de retenir l’impôt fédéral sur le revenu sur vos paiements à un taux forfaitaire de 24 %.
Protégez vos informations
Le W-9 contient des informations sensibles qui doivent rester privées et sécurisées. N’envoyez pas votre W-9 complété sous forme de pièce jointe non sécurisée ou non cryptée. Utilisez plutôt des méthodes de transmission sécurisées, telles que la remise en mains propres, le courrier ou les pièces jointes cryptées à un e-mail adressé à la personne qui l’a demandé.
Recevoir un W-9 alors que vous attendiez un W-4
Si vous commencez un nouvel emploi et que votre nouvel employeur vous remet un W-9 à remplir, demandez si votre nouvel emploi est en tant qu’entrepreneur indépendant ou en tant qu’employé. Les employés remplissent le formulaire W-4 pour définir leur niveau de retenue d’impôt.
Les travailleurs indépendants (entrepreneurs indépendants) ne sont pas soumis à des retenues d’impôt sur le revenu ni d’impôts sur la sécurité sociale/l’assurance-maladie. Vous et votre employeur pouvez discuter de la question de votre statut, mais c’est l’IRS qui décide en fin de compte si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant (indépendant).
Foire aux questions
Dois-je payer des impôts si je remplis un W-9 ?
Oui, vous devrez payer des impôts si vous remplissez un formulaire W-9. Cependant, l’IRS et votre employeur ne retiendront généralement pas d’impôts sur les revenus W-9. Cela signifie que vous devrez planifier votre facture fiscale à l’avance pour ne pas être surpris en avril.
Pourquoi on me demande de signer un W-9 ?
Si vous êtes travailleur indépendant, il vous sera peut-être demandé de remplir un formulaire W-9. Vous devrez fournir votre nom, votre adresse et votre numéro d’identification fiscale. En général, vous n’aurez besoin de signer un formulaire W-9 que si vous êtes indépendant. Vous devrez peut-être également signer un formulaire W-9 si vous recevez d’autres types de paiements qui doivent être signalés à l’IRS.
