Points clés à retenir
- Les employeurs doivent préparer un formulaire W-2 pour chaque employé à la fin de chaque année fiscale, indiquant les revenus totaux de l’employé, les revenus de la sécurité sociale, les revenus de Medicare et les retenues à la source fédérales et étatiques.
- Vous devez remettre une copie du formulaire W-2 à chaque employé et envoyer tous les formulaires à la Social Security Administration (SSA) avant le 31 janvier de l’année suivant l’année fiscale.
- La meilleure façon de soumettre les formulaires W-2 au SSA est par voie électronique, mais vous pouvez envoyer des W-2 papier par courrier si vous avez moins de 250 formulaires à soumettre.
Comment fonctionne un formulaire W-2
Le formulaire W-2 fournit aux employés des informations qui doivent être incluses dans leurs impôts sur le revenu. Il fournit également à la Social Security Administration (SSA) et à l’Internal Revenue Service (IRS) des informations permettant de vérifier la déclaration de revenus de l’employé.
Vous devez remettre les formulaires W-2 à vos salariés avant la fin janvier de l’année suivant l’année fiscale. Par exemple, si vous déclarez les revenus de vos employés pour 2022, vous devez les leur remettre avant le 31 janvier 2023. Le 31 janvier est également la date limite pour déposer les formulaires W-2 pour tous vos employés auprès de l’IRS et de la SSA.
Où envoyer des copies
Un formulaire W-2 est un formulaire en plusieurs parties :
- La copie A va à l’administration de la sécurité sociale
- La copie 1 concerne la ville, l’état ou la localité.
- La copie B est à déposer avec la déclaration de revenus fédérale de l’employé.
- La copie C est pour les dossiers de l’employé
- La copie 2 est une autre copie pour la ville, l’état ou la localité de l’employé.
- La copie D est destinée aux dossiers de l’employeur. Gardez-le pendant quatre ans
Où obtenir les formulaires W-2
Vous ne pouvez pas simplement copier le formulaire W-2 depuis Internet. La copie A du formulaire doit être numérisable par le SSA, et si vous l’imprimez vous-même à partir du Web, elle ne sera pas numérisable. Vous pouvez commander les formulaires sur le site Web de l’IRS, et ces formulaires seront imprimés sur du papier spécial numérisable.
Vous pouvez également les acheter dans les magasins de fournitures de bureau ou sur Amazon. est imprimé sur du papier spécial, vous devez donc utiliser les formulaires officiels. Vous pourrez peut-être également les obtenir auprès de certains logiciels fiscaux ou de votre spécialiste en déclarations.
Comment déposer des formulaires W-2 auprès de la sécurité sociale
Vous pouvez déposer les formulaires W-2 par courrier ou en ligne.
Dépôt par courrier
Vous pouvez envoyer des copies papier SSA des W-2 pour tous les employés. Si vous déposez par courrier, vous devrez inclure un formulaire W-3, qui est le formulaire de transmission qui indique les totaux de toutes les cases du formulaire W-2.
L’adresse pour déposer les formulaires papier W-2 et W-3 est :
Administration de la sécurité sociale
Centre d’opérations directes
Wilkes-Barre, Pennsylvanie 18769-0001.
Dépôt en ligne
La SSA encourage les employeurs à déposer leur déclaration en ligne, et vous devez le faire si vous avez 250 formulaires W-2 ou plus à déposer.Vous pouvez vous inscrire et utiliser le site Business Services Online du SSA. Si vous déposez des W-2 en ligne, vous n’avez pas besoin d’inclure le formulaire W-3.
Informations nécessaires pour remplir les formulaires W-2
Pour remplir le formulaire W-2, vous aurez besoin d’informations sur votre entreprise, sur l’employé ainsi que sur ses gains, ses retenues et ses avantages sociaux.
Informations sur votre entreprise
Pour chaque W-2, vous devrez inclure des informations sur votre entreprise. Vous devrez indiquer votre numéro d’identification d’employeur ainsi que le nom, l’adresse et le numéro d’identification fiscale de votre entreprise.
Informations sur les employés
Afin de remplir les W-2, vous aurez besoin du nom, de l’adresse et du numéro de sécurité sociale ou du numéro d’identification fiscale de chaque employé.
Informations sur les revenus des employés
Vous aurez besoin d’informations sur le salaire total et les retenues à la source pour chaque employé pour l’année fiscale en question :
- Salaire total, pourboires et autres rémunérations
- Salaires totaux de la Sécurité Sociale (dans la limite du maximum de la Sécurité Sociale)
- Salaires totaux de Medicare
- Conseils de sécurité sociale et pourboires attribués
Conseil
Les salaires utilisés pour calculer la sécurité sociale et l’assurance-maladie peuvent être différents du salaire brut d’un employé. Vérifiez auprès de votre fiscaliste avant de calculer le salaire sur le formulaire W-2.
Informations sur les régimes de retraite
Dans la case 13 de chaque W-2, vous devrez indiquer si le salarié participe à un régime de retraite ou à un régime non qualifié de votre entreprise, si ce salarié est un salarié statutaire, ou si la personne a reçu des indemnités de maladie d’un tiers.
Où trouver des informations sur le formulaire W-2
Les informations de ce formulaire proviennent de votre registre de paie, qui doit contenir les totaux cumulatifs de l’année pour les salaires et les retenues de chaque employé, ainsi que les déductions pour les régimes médicaux, les comptes d’épargne santé et d’autres éléments.
Vous devez également avoir dans vos dossiers un formulaire W-4 à jour pour chaque employé. Il contient des informations sur leurs numéros d’identification fiscale et les montants retenus.
Correction des erreurs sur les formulaires W-2
Avant d’envoyer des formulaires W-2 aux employés, vérifiez les erreurs. Si vous faites une erreur, vous pouvez facilement corriger le formulaire et rendre le formulaire corrigé à l’employé.
Si l’erreur est découverte après avoir soumis les formulaires à l’Administration de la Sécurité Sociale, vous devez suivre une procédure spécifique pour corriger le formulaire. Cela implique de soumettre les formulaires W-2c et W-3c.
Avertissement
Les formulaires W-2 peuvent être compliqués et des sanctions sont prévues en cas de fourniture d’informations incorrectes. Pensez à demander l’aide d’un expert en paie ou de votre fiscaliste avant d’essayer de remplir vous-même les formulaires W-2.
Foire aux questions
Quel est le but d’un formulaire W-2 ?
Le formulaire W-2 enregistre les informations que les employés doivent utiliser lors de la préparation de leurs déclarations de revenus personnelles. Les informations comprennent les salaires, pourboires ou autres rémunérations, les impôts sur le revenu fédéraux et étatiques retenus, les salaires et pourboires de la sécurité sociale et de Medicare, ainsi que des informations sur certains avantages sociaux des employés.
Qui doit déposer un W-2 ?
Un employeur doit déposer un W-2 pour tout employé qui a rendu des services à l’entreprise au cours d’une année si :
- Vous avez retenu tout impôt sur le revenu, la sécurité sociale ou l’assurance-maladie sur le salaire de l’employé, quel que soit le montant
- Vous avez payé à l’employé 600 $ ou plus en salaire pour l’année, même s’il n’y a pas eu de retenue
- L’employé a demandé une exemption de retenue sur le formulaire W-4.
Comment obtenir les formulaires W-2 ?
Vous pouvez obtenir les formulaires W-2 et W-3 directement auprès de l’IRS en commandant en ligne. Vous pourrez peut-être également utiliser les formulaires W-2 fournis par des services de logiciels de fiscalité des entreprises ou des sociétés de fournitures de bureau. Regardez l’étiquette sous le formulaire pour vous assurer que vous avez la bonne année pour ces formulaires.
