Les entreprises de paiement en espèces (celles qui acceptent principalement des espèces, comme les restaurants, les vendeurs de marchés aux puces, les salons de beauté et bien d’autres) sont plus susceptibles d’être auditées par l’Internal Revenue Service (IRS) et rencontrent un problème particulier lors de leur audit, car il est difficile de vérifier les revenus reçus en espèces.
C’est ce qu’on appelle l’écart fiscal, la somme d’argent dépensée dans l’économie américaine qui n’est pas déclarée à l’IRS. L’écart fiscal brut annuel moyen estimé était de 441 milliards de dollars pour les années 2011 à 2013 (les dernières années étudiées). Il s’agit d’une perte de revenus pour le gouvernement américain.
Cet article examine comment l’IRS procède à l’audit des entreprises de trésorerie.
Points clés à retenir
- L’IRS examine de près les entreprises qui effectuent des transactions monétaires, car elles peuvent potentiellement cacher des revenus.
- Les entreprises de trésorerie n’ont souvent pas beaucoup de dossiers, c’est pourquoi l’IRS doit interroger de près les propriétaires sur leurs processus comptables, de gestion de trésorerie et bancaires.
- La meilleure façon d’éviter un audit de votre activité de trésorerie est de commencer à mettre en œuvre un système comptable qui inclut autant que possible la mise par écrit.
Quels sont les déclencheurs potentiels d’un audit ?
L’IRS s’intéresse aux entreprises qui reçoivent la majeure partie de leurs revenus en espèces, car elles risquent de sous-déclarer ces revenus. Les directives d’audit de l’IRS traitent des entreprises en espèces qui sous-déclarent généralement leurs revenus, notamment les ventes de voitures d’occasion, la garde d’enfants, le ménage, la garde d’animaux, les entreprises de bricolage et les ouvriers du bâtiment. L’IRS dispose également de techniques d’audit spécifiques pour les agents de cautionnement, les salons de beauté, les lave-autos, les divertissements à pièces, les dépanneurs, les supérettes, les bodegas et les laveries automatiques.
Note
Le travail d’un auditeur de l’IRS consiste à tester l’exactitude de la déclaration de revenus d’un contribuable et en particulier de ses sources de revenus. L’IRS examine l’ensemble de la vie financière d’un propriétaire d’entreprise, et pas seulement les finances de l’entreprise, car les liquidités peuvent facilement être transférées de l’entreprise vers des comptes personnels.
Conseils pour les audits d’entreprises de trésorerie
Documenter les transactions en espèces
Réfléchissez attentivement à la manière dont vous répondriez à des questions comme celles-ci lors d’un audit :
- Comment les entrées de trésorerie sont-elles gérées dans votre entreprise, depuis le moment où elles sont reçues jusqu’à leur enregistrement (le cas échéant) ?
- Où avez-vous trouvé l’argent pour ce nouvel équipement si vous n’avez réalisé aucune vente ?
- Comment s’effectuent les paiements en espèces ? D’où vient l’argent liquide pour effectuer ces paiements ?
- Où est conservée l’argent en caisse et qui y a accès ?
- Votre entreprise utilise-t-elle des reçus de petite caisse pour de petits achats ?
- Votre maison se trouve-t-elle dans une zone de grande valeur, sans proportion avec les revenus déclarés ?
- Le revenu est-il suffisant pour subvenir aux besoins d’une famille ?
L’IRS est également à la recherche d’argent numérique (monnaie électronique, argent électronique, crypto-monnaie et services comme PayPal et transfert électronique de fonds). Ces types de transactions en ligne pourraient être utilisés à des fins de blanchiment d’argent et d’autres activités illégales.
Séparez les fonds professionnels et personnels
L’un des gros problèmes que les auditeurs constatent souvent est la combinaison des comptes professionnels et personnels. Certains propriétaires d’entreprise commencent à utiliser leur compte courant personnel parce qu’ils ne veulent pas payer de frais bancaires pour un compte professionnel. C’est une mauvaise habitude à prendre.
Si vous ne l’avez pas déjà fait, ouvrez un compte bancaire professionnel distinct. Enregistrez ensuite les chèques professionnels et les transactions personnelles dans les comptes appropriés.
Voici un exemple : si votre entreprise est une entreprise individuelle, vous utilisez l’annexe C pour déclarer votre revenu d’entreprise imposable, que vous inclurez ensuite dans votre déclaration de revenus personnelle. Une fois votre déclaration de revenus terminée, demandez à votre spécialiste en déclarations de séparer le coût des travaux de préparation de l’annexe C du coût de préparation du reste de la déclaration. Payez ensuite la partie professionnelle avec un chèque professionnel et la partie personnelle avec un chèque personnel.
Voici d’autres façons de séparer vos opérations en espèces de vos transactions financières personnelles :
- Obtenez une carte de crédit professionnelle.
- Faites une demande auprès des vendeurs et des fournisseurs pour connaître les conditions de crédit commercial.
- Obtenez un numéro d’identification d’employeur (un identifiant fiscal professionnel) et utilisez-le pour les opérations bancaires, les prêts et autres transactions commerciales.
- Utilisez un logiciel de comptabilité d’entreprise pour rendre plus difficile l’enregistrement des transactions personnelles (les catégories sont différentes.
Comparez votre entreprise aux normes de l’industrie
Une façon d’éviter un audit est de montrer que les informations financières de votre entreprise correspondent à celles d’autres entreprises de votre type et de montrer un modèle de revenus cohérent. Les comparaisons avec les références du secteur, également connues sous le nom d’analyses de ratios, sont extrêmement importantes pour évaluer le caractère raisonnable d’une entreprise à forte intensité de trésorerie.
L’IRS utilise plusieurs types d’analyses différents, notamment :
- Analyse comparative au cours d’une année fiscale donnée de certaines dépenses par rapport aux recettes brutes de l’entreprise (elle devrait montrer une certaine cohérence au fil des ans.)
- Analyse des comptes bancaires, recherche de modèles, de dépôts non imposables et de transactions en espèces
- Une analyse de l’industrie pour montrer comment votre entreprise se compare aux autres et comment votre entreprise se compare à l’industrie dans son ensemble (Bizstats.com est un service gratuit qui peut être utilisé pour trouver des données financières comparatives pour votre secteur.)
Autres moyens par lesquels l’IRS trouve de l’argent caché
Le guide de l’IRS destiné aux contrôleurs fiscaux comprend certaines des façons dont les contrôleurs de l’IRS peuvent trouver de l’argent caché :
- Interroger des employés ou des conjoints mécontents dans une procédure de divorce
- Trouver des transactions cachées avec la famille et les amis, comme un loyer gratuit ou modique ou le paiement d’autres dépenses personnelles, et la perte d’inventaire donné à des particuliers
- Retraits du compte bancaire professionnel ou achats supérieurs au bénéfice net de l’entreprise
- Des achats qui révèlent des ventes. Par exemple, la souscription d’une assurance auto ou d’une immatriculation donne lieu à l’achat d’une voiture (en espèces ?)
Se préparer à un contrôle fiscal
Même si vous ne pourrez peut-être pas éviter complètement que l’IRS audite votre entreprise, vous pouvez faire certaines choses pour vous préparer.
- Rassemblez autant de documents que possible pour documenter les revenus et les dépenses, y compris les relevés bancaires et de carte de crédit, les relevés de paie et les relevés d’achats.
- À utiliser pour permettre aux clients d’afficher les paiements.
- Obtenez des reçus des vendeurs, des fournisseurs et d’autres personnes pour les dépenses déductibles d’impôt telles que les assurances, les paiements de loyer ou d’hypothèque, les services publics, etc.
- Si vous ne disposez pas d’un logiciel de comptabilité d’entreprise, envisagez de vous en procurer un et de l’utiliser pour tout enregistrer.
- Tout contrat ou accord doit être rédigé par écrit. Par exemple, si vous faites appel à un entrepreneur indépendant pour travailler sur votre site Web, assurez-vous de créer un contrat.
- Rassemblez tous les carnets de voyage ou journaux de voyage d’affaires pour reconstituer au moins certaines de ces dépenses.
L’IRS a une liste des types de documents que les contrôleurs fiscaux peuvent demander. Si vous n’avez pas encore été audité, c’est le moment de réfléchir à la manière d’obtenir ces dossiers.
Foire aux questions (FAQ)
Les transactions importantes en espèces doivent-elles être déclarées à l’IRS ?
Toutes les transactions en espèces de 10 000 $ ou plus doivent être déclarées à l’IRS sur le formulaire 8300 et vous devez remettre une déclaration écrite à toute personne nommée sur ce formulaire. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions civiles et pénales.
Que se passe-t-il si mon entreprise de paiement en espèces n’a pas de registre ?
Cela n’empêchera pas l’IRS d’enquêter sur votre entreprise. L’agence déterminera dans un premier temps les dossiers dont vous disposez, puis mènera un entretien détaillé pour savoir comment vous gérez vos reçus et vos achats. L’IRS peut également interroger d’autres personnes qui connaissent votre entreprise, comme des comptables, des courtiers, des banques, des fournisseurs et des vendeurs.
Dans cette situation, il est important d’être aussi coopératif que possible avec l’auditeur, en lui donnant tout ce dont vous avez besoin pour prouver les informations de votre déclaration de revenus.
L’IRS a-t-il un pouvoir d’application de la loi en matière d’audit ?
L’IRS a le pouvoir d’obtenir et d’examiner toute information nécessaire pour déterminer et percevoir les impôts sur le revenu internes. Cette autorité comprend l’émission d’une convocation administrative au contribuable ou à d’autres personnes, notamment les fournisseurs, les vendeurs, les conseillers professionnels, les banques, les courtiers et les avocats. Si la personne convoquée ne se présente pas ou désobéit à la convocation, l’examinateur peut la traduire devant le tribunal fédéral de district.
