En général, toute personne souhaitant travailler légalement aux États-Unis a besoin d’un numéro de sécurité sociale (SSN). Les entreprises qui embauchent des employés doivent connaître ces numéros car ils sont nécessaires à plusieurs fins d’identification et de vérification. Les SSN sont également utilisés par deux types d’entreprises à propriétaire unique à des fins d’identification fiscale.
Cet article donne des détails sur les SSN pour les employeurs et les entrepreneurs individuels afin qu’ils puissent se conformer aux réglementations de l’Internal Revenue Service (IRS) et de la Social Security Administration (SSA).
Numéros de sécurité sociale et numéros d’identification fiscale
Un numéro de sécurité sociale (SSN) n’est qu’une forme de numéro d’identification fiscale. Un employé peut avoir plusieurs autres identifiants :
- Numéro de contribuable individuel (ITIN) : attribué aux personnes qui ne possèdent pas ou ne sont pas éligibles à un SSN.
- Numéro d’identification de l’employeur (EIN) : attribué à une personne qui n’est pas un particulier et aux personnes qui ont des employés ou sont en affaires en tant que propriétaire unique.
SSN pour les entreprises à propriétaire unique
La plupart des types d’entreprises ont besoin d’un EIN, mais les entreprises individuelles utilisent le SSN du propriétaire comme identifiant d’entreprise, car ce type d’entreprise n’est pas considéré comme distinct du propriétaire. Une société à responsabilité limitée (LLC) à propriétaire unique, qui est normalement imposée comme une entreprise individuelle, peut également utiliser le numéro de sécurité sociale du propriétaire comme identifiant d’entreprise dans la plupart des cas.
Les entreprises individuelles et les SARL à membre unique doivent utiliser un EIN, et non leur SSN, si l’entreprise a des employés ou si elle doit payer des taxes d’accise.
SSN pour la vérification des employés
Les nouveaux employés peuvent avoir besoin d’un SSN pour vérifier qu’ils sont éligibles à travailler aux États-Unis et à des fins fiscales fédérales.
Vérification du travail à des fins d’immigration
Les employeurs doivent utiliser le formulaire I-9 du Service de citoyenneté et d’immigration des États-Unis pour vérifier l’identité des employés et leur autorisation à travailler aux États-Unis. Les cartes de sécurité sociale ne sont qu’un type de document à cette fin.
Un nouvel employé peut utiliser une carte de sécurité sociale ou un autre type de document (document de classe B) pour vérifier l’autorisation de travail. Ils doivent également fournir un autre document (document de classe C), pour établir leur identité. Une carte de sécurité sociale ne comporte pas de photo, il n’y a donc aucun moyen de vérifier l’identité avec cette carte.Vous devez examiner les documents et noter sur le formulaire I-9 les documents que vous avez consultés.
Note
Si la personne vous remet une carte de sécurité sociale, examinez-la attentivement. La carte doit être sans restriction, ce qui signifie qu’elle ne peut pas contenir de mentions restrictives, telles que « NON VALABLE POUR L’EMPLOI », « VALABLE POUR LE TRAVAIL UNIQUEMENT AVEC AUTORISATION INS » ou « VALABLE POUR LE TRAVAIL UNIQUEMENT AVEC AUTORISATION DHS ».
Identification du travail à des fins fiscales
Toutes les nouvelles recrues doivent remplir le formulaire W-4 avant de recevoir leur premier chèque de paie et doivent inclure leur SSN sur le formulaire. L’IRS n’autorise pas les employeurs à accepter un numéro d’identification fiscale individuel (ITIN) pour l’identification professionnelle des employés. Un ITIN est utilisé uniquement à des fins de traitement fiscal pour certaines personnes qui ne peuvent pas obtenir de SSN.
Note
Conformément à la loi fiscale, vous devez saisir un SSN correct sur le formulaire W-2 de chaque employé pour déclarer son revenu imposable pour l’année. Les employés saisissent ce numéro sur le formulaire W-4, alors assurez-vous de le copier correctement sur le formulaire W-2. Vous pourriez être soumis à une pénalité en cas de SSN d’employé incorrect ou manquant.
Lettres de demande de correction de l’employeur
Les employeurs reçoivent parfois par la poste une lettre appelée Demande de correction de l’employeur pour les SSN manquants ou incorrects de la part de l’Administration de la sécurité sociale. Les informations peuvent avoir été mal fournies par l’employé sur son formulaire W-4 ou avoir été mal saisies sur le formulaire W-2.
Ne prenez aucune mesure contre l’employé. Le licenciement, la suspension, le licenciement ou la discrimination à l’égard de l’employé pourraient constituer une violation de la loi de l’État ou de la loi fédérale.
Pour corriger l’erreur, vous devrez vous inscrire auprès du système Business Services Online de la Social Security Administration. Suivez ensuite les instructions contenues dans la lettre pour effectuer la correction.
Note
Pour plus d’informations sur les lettres de correction d’erreurs de la Social Security Administration, consultez ce document avec les « Questions posées par les employeurs » et cette page Web contenant des exemples d’avis de demande de correction d’erreurs.
Foire aux questions (FAQ)
Comment puis-je vérifier le numéro de sécurité sociale d’un employé ?
Vous pouvez vérifier le SSN d’un employé en vous inscrivant à la vérification du SSN via le portail Business Services Online de la SSA. Vous pouvez également utiliser le portail pour corriger d’éventuelles erreurs. Il ne peut être utilisé que pour vérifier les employés actuels ou anciens et uniquement pour la déclaration des salaires (formulaire W-2).
Un employeur peut-il exiger une carte de sécurité sociale ?
Pour vérifier l’éligibilité au travail des employés pour le formulaire I-9, la carte de sécurité sociale n’est pas spécifiquement requise. Ce n’est qu’une forme de vérification parmi une liste de formes possibles.
Pour une utilisation sur le formulaire W-4 de l’employé pour la retenue d’impôt, un SSNN est requis. Le salarié n’est pas tenu de vous présenter sa carte de sécurité sociale. Si l’employé vous montre sa carte, vous pouvez la copier pour vos dossiers.
Puis-je embaucher quelqu’un qui n’a pas de numéro de sécurité sociale ?
Il est légal d’embaucher quelqu’un qui prétend ne pas avoir de carte de sécurité sociale ou qui ne se souvient pas de son SSN, mais vous, en tant qu’employeur, êtes légalement responsable si le SSN sur le formulaire W-2 de l’employé est incorrect ou manquant.
Encouragez la personne à demander un SSN ou une carte de sécurité sociale de remplacement dès que possible en utilisant le formulaire SSA SS-5.
Comment savoir si une carte est une carte de sécurité sociale ou un ITIN ?
L’ITIN est un numéro à neuf chiffres formaté comme le SSN. Un ITIN commencera par le chiffre « 9 » et comportera une plage de chiffres allant de « 50 à 65 », « 70 à 88 », « 90 à 92 » et « 94 à 99 » pour les quatrième et cinquième chiffres.
