De nombreux pigistes et entrepreneurs indépendants utilisent des factures pour être payés pour les produits ou services qu’ils fournissent. Ce document commercial commun est important car il signifie que vous et votre client pouvez voir les détails des frais liés aux biens ou aux services, et que vous pouvez tous les deux utiliser la facture pour documenter la transaction à des fins fiscales.
Comment fonctionne une facture ?
Une facture est une facture détaillée pour des biens ou des services à payer ultérieurement. Notez le mot « détaillé », ce qui signifie que chaque élément de la facture ou chaque frais est répertorié séparément. Notez également que la facture comprend des informations sur le moment où le client doit payer (nous y reviendrons plus tard).
Factures vs factures, reçus et bons de commande
Les factures sont essentiellement des factures, mais elles sont plus complexes qu’une simple facture car elles sont détaillées et incluent des modalités de paiement. Les factures sont également différentes des reçus. Les factures sont envoyées ou remises au clientavantpaiement, tandis que des reçus sont remis au client pour accuser réception de son paiement.
Note
You can show receipt of payment on your freelance invoice by marking it “PAID,” for example. Be sure to note the date paid. It’s also good to note “PAID in Full” or show Gesundmd due if there is still an amount owed.
Un bon de commande (PO) est généré par le vendeur avant que les produits ou services ne soient remis à l’acheteur. Le PO est un accord qui crée un contrat contraignant entre les deux parties. Le bon de commande et la facture doivent correspondre à tous les termes, y compris le prix.
Types de factures
Voici quelques exemples de types de factures :
- Un concepteur de site Web peut répertorier la conception Web, le référencement (optimisation des moteurs de recherche) et les images.
- Un artiste indépendant peut répertorier les travaux visant à développer l’image de marque d’une nouvelle entreprise, en séparant les heures travaillées et les tarifs d’un logo, de cartes de visite et d’un site Web.
- Un service de nettoyage peut facturer mensuellement les bureaux nettoyés pour un cabinet comptable possédant plusieurs sites.
Sections d’une facture
Voici les sections importantes d’une facture :
De/À : Incluez le nom, l’adresse, le téléphone et l’adresse e-mail de l’acheteur et du vendeur.
Identité la facture: Créez un numéro d’identification et affichez la date de création de la facture.
Date d’échéance et modalités: La date d’échéance et les modalités (expliquées ci-dessous) doivent être liées à la date de facture.
Bon de commande: S’il y a un bon de commande, incluez ce numéro pour lier les deux documents ensemble.
Description : Incluez une description de chaque poste et de son montant. S’il y a des quantités (comme des heures ou des boîtes), incluez la quantité et le prix unitaire pour chaque quantité ainsi que le montant (quantité multipliée par le prix unitaire).
Taux d’imposition, taxes et autres frais: Si vous devez facturer une taxe de vente, incluez ces informations. S’il y a des frais d’expédition ou de manutention distincts, vous pouvez les ajouter ici ou dans les éléments ci-dessus.
Total dû : Faites le total de tous les articles plus la taxe de vente et autres frais.
Conditions de facturation et remises
Une partie importante de toute facture indépendante concerne les conditions : quand la facture doit être payée et que se passe-t-il si elle ne l’est pas. Vous pouvez demander le paiement intégral dès réception ou avoir une date d’échéance (généralement dans les 30 jours). Décrivez ensuite ce qui se passe si le montant dû n’est pas payé à la date d’échéance.
Note
Incitez les clients à payer rapidement en leur offrant une réduction en cas de paiement anticipé. Par exemple, « 2 % 10, Net 30 » signifie qu’ils doivent payer le montant total dans les 30 jours, mais vous retirerez 2 % du total dû si le client paie dans les 10 jours.
Utiliser les factures pour être payé plus rapidement
S’adressant à Gesundmd, des indépendants et des propriétaires d’entreprise expérimentés partagent leurs conseils pour vous aider à payer vos factures plus rapidement.
Obtenez un dépôt avant de commencer à travailler
Kathryn Hendershot-Hurd est propriétaire de Virtual Impax, une société de marketing numérique et partenaire fondatrice d’Advanced Wellness Solutions. Elle dit qu’exiger un dépôt des nouveaux clients l’a aidée à éliminer de nombreux clients qui seront lents ou pas payés. Quand quelqu’un hésite à payer un acompte, suggère-t-elle, ne considérez pas cela comme une perte de client. Considérez cela comme un moyen d’éviter un cauchemar de facturation à l’avenir.
Soyez proactif et gardez les lignes de communication ouvertes
Hendershot-Hurd says that when an invoice isn’t paid within 30 days, she contacts the client, always assuming some third party is to blame for this client’s failure to pay. Even if it isn’t, it allows the client to save face.
Autoriser plusieurs options de paiement
Justin Bosco est le président de Form + Function, une agence de marketing numérique. Il affirme qu’offrir plusieurs modes de paiement offre plus de flexibilité aux clients. Offrir la possibilité de payer avec une carte de crédit aide les clients qui pourraient manquer d’argent lorsqu’ils reçoivent une facture. Bosco note qu’éviter les tracas liés à l’envoi d’un chèque réduit considérablement le temps de transit. Il aime également utiliser des processeurs de paiement comme Stripe pour les paiements récurrents.
Communiquer les conditions dès le départ
Rory Thomas est l’associé directeur de Thomas Group Printing, une entreprise d’impression commerciale basée à New York. Il discute dès le départ des conditions de paiement et de crédit lorsque son entreprise accepte un travail pour la première fois. Son entreprise demande généralement au client de consigner une carte dans son dossier et d’autoriser les frais à l’avance lorsque sa facture arrive à échéance ou après la livraison du travail et que le client confirme qu’il est satisfait du produit. Thomas affirme que dans une entreprise où les coûts des matériaux et des équipements sont élevés, il est essentiel d’être payé rapidement.
Logiciels et autres ressources comptables indépendantes
Vous pouvez facturer les clients de différentes manières. La plupart des systèmes de comptabilité indépendants vous offrent des options. Découvrez le fonctionnement de la facturation de chaque système pour voir s’il répond à vos besoins. Renseignez-vous sur la possibilité d’accepter plusieurs types de paiements en ligne.
