Un service de coffre-fort dans une banque vous donne accès à une ou plusieurs boîtes postales, qui sont des boîtes postales que la banque peut installer à divers endroits à travers le pays afin que votre entreprise reçoive des chèques ou des paiements de clients.
Les systèmes Lockbox aident les entreprises à collecter les paiements plus efficacement. Au lieu de gérer vous-même les paiements entrants (et d’attendre que ces paiements soient envoyés par la poste), les paiements sont envoyés dans un coffre-fort et la banque peut collecter ces paiements, capturer des informations sur la transaction à des fins de tenue de dossiers et même mettre l’argent sur votre compte professionnel.Identifier ce qu’offrent les systèmes de coffres-forts bancaires peut vous aider à déterminer s’il s’agit d’un ajout intéressant à votre système de comptes clients.
Plusieurs types de coffres-forts bancaires
Vous aurez le choix entre trois types de services de lockbox :
- Vente au détail:Cette option de coffre-fort bancaire est utilisé par les organisations qui reçoivent un volume important de paiements relativement faibles.Par exemple, une entreprise qui a des clients dans tout le pays (comme une compagnie de téléphone) peut installer des coffres-forts dans plusieurs zones pour empêcher les paiements de passer plusieurs jours par la poste. Ces paiements sont souvent imagés et les données sont capturées avec un coupon de paiement standard lisible par ordinateur. Dans de nombreux cas, les paiements de factures « en ligne » depuis votre compte bancaire consommateur aboutissent dans ces coffres-forts.
- De gros:Utilisé pour les paiements plus importants et moins fréquents, tels que ceux entre partenaires commerciaux (fournisseurs, par exemple). Étant donné que ces paiements peuvent être importants, il peut être intéressant de déposer l’argent plus rapidement à la banque. Cependant, ces créances ne sont généralement pas aussi simples qu’un chèque avec un coupon de paiement standardisé ; le traitement des données à l’aide de technologies spécialisées, telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la technologie de numérisation de pages, nécessite davantage de main-d’œuvre et d’expertise.
- Autre:Il s’agit d’une solution de coffre-fort bancaire personnalisée que vous pouvez configurer à n’importe quelle fin dans certaines banques. Si des créances autres que celles détaillées ci-dessus doivent être envoyées par la poste, la banque peut souvent concevoir une solution créative et sur mesure.
Paiement rapide
Habituellement, lorsque des clients ou des partenaires envoient de l’argent à votre entreprise, vous devez déposer ces fonds. Cela signifie attendre que le paiement arrive, envoyer quelqu’un à la banque avec le chèque (ou demander à un employé de convertir le paiement en paiement électronique) et attendre que les fonds soient crédités sur votre compte.
Lorsque vous avez un volume élevé de créances, des ressources importantes sont nécessaires pour gérer ces paiements. De plus, attendre que les chèques papier transitent par le système postal et parcourent le pays signifie que vous devez attendre au moins un à trois jours avant d’être payé.
Avec un système de coffre-fort bancaire, vous êtes payé plus rapidement. Vous pouvez avoir des boîtes postales installées dans des zones géographiques sélectionnées minimiseront le temps de courrier des clients et réduiront souvent le temps global de traitement des collections de quelques heures à quelques jours.
Plusieurs livraisons par jour
Avec votre service de courrier local, vous ne recevrez peut-être qu’une seule livraison par jour. Cela entraîne un temps de « flottement » supplémentaire, qui fait référence au temps passé par les chèques dans le système postal.Surtout lorsque les montants sont importants, attendre un seul jour ouvrable supplémentaire peut s’avérer coûteux.
Selon le système de boîte postale que vous choisissez, le courrier peut être livré plusieurs fois dans les centres de courrier à volume élevé, ce qui vous permet également de le collecter plus rapidement.
Externalisation des créances
Sans coffre-fort, un ou plusieurs de vos propres associés doivent ouvrir le courrier et capturer les informations sur les transactions, ce qui peut les détourner des activités génératrices de revenus.
En revanche, un employé du service de coffre-fort de votre banque ouvrira le courrier, saisira toutes les informations relatives aux paiements et fournira parfois des services supplémentaires. La promesse des fournisseurs est que vous pouvez consacrer vos ressources à votre activité principale tout en les laissant gérer le traitement des paiements.
Note
Puisque vous n’avez pas d’employés sur ces sites (c’est le cas de la banque), soyez prêt à payer des frais mensuels pour la boîte aux lettres.etdes frais de transaction par paiement pour que quelqu’un traite ces paiements pour vous.
Outils supplémentaires
Certains systèmes de coffres-forts offrent des fonctionnalités supplémentaires qui facilitent le déroulement des choses. Par exemple, votre banque peut conserver un enregistrement des numéros de compte des chèques des clients afin de pouvoir identifier comment créditer un paiement si votre client oublie d’inclure un coupon de paiement (ou s’il ne fournit pas son numéro de compte).Pour tout élément ou erreur étrange, la banque peut créer un portail en ligne où vous pouvez consulter ces problèmes et les résoudre.
Options électroniques
De nombreuses banques convertiront pour vous les paiements par chèque en paiements électroniques (lorsque cela est autorisé).D’autres proposent des coffres-forts électroniques, dans lesquels les paiements par chèque sont regroupés puis envoyés directement sur le compte bancaire de l’entreprise sous forme de dépôt ACH. Cette option peut permettre à votre entreprise d’être payée deux à trois jours plus tôt qu’avec des chèques papier.
Les nouvelles alternatives aux lockbox proposées par les banques proviennent de startups fintech telles que LiquidX, Tiplalti et C2FO. Ce ne sont là que quelques entreprises qui s’efforcent de résoudre les problèmes liés au temps de flottement, au décalage temporel, à la charge de papier et aux erreurs dans les paiements B2B.
