Embaucher un entrepreneur indépendant pour travailler dans votre entreprise? Les formalités d’embauche pour les entrepreneurs indépendants sont beaucoup plus simples que pour les salariés, avec seulement quelques documents nécessaires, mais ce sont des documents importants. Les obtenir au début de la relation de travail est beaucoup plus facile que lorsque le travail ou le contrat est terminé et que vous ne parvenez pas à trouver la personne.
Embaucher un entrepreneur indépendant
Avant de faire appel à un entrepreneur indépendant, vous devez disposer de trois documents importants :
- Un formulaire W-9 avec les coordonnées de la personne et son numéro d’identification fiscale,
- Un curriculum vitae pour vérifier les qualifications de la personne, et
- Un contrat écrit montrant les détails de l’accord entre vous et l’entrepreneur indépendant.
- De plus, certaines entreprises exigent un formulaire de candidature d’entrepreneurs indépendants, mais cette candidature n’est pas la même chose qu’une demande d’emploi.
Embaucher un entrepreneur indépendant ou embaucher un employé
L’embauche d’un entrepreneur indépendant est différente de l’embauche d’un employé. Il y a moins de paperasse impliquée car la relation se situe entre deux entités indépendantes, et vous n’avez pas à retenir les charges sociales (impôts sur le revenu et taxes de sécurité sociale/Medicare) d’un entrepreneur indépendant.
Qu’est-ce qu’un entrepreneur indépendant ?
Un entrepreneur indépendant peut être une ou plusieurs personnes travaillant dans une entreprise distincte de la vôtre. Cela inclut les indépendants (comme les artistes, les planificateurs ou les concepteurs de sites Web), une entreprise extérieure (effectuant des travaux de nettoyage, par exemple), un professionnel tel qu’un avocat ou un préparateur de déclarations de revenus – toute personne pour laquelle vous payez pour des services et qui n’est pas un employé. Les entrepreneurs indépendants sont considérés comme des travailleurs indépendants et possèdent leur propre entreprise.
Document n°1 – Formulaire W-9
Lorsque vous embauchez un travailleur externe, vous devez d’abord obtenir ses informations fiscales avant de pouvoir commencer à le payer. Chaque entrepreneur indépendant doit remplir un formulaire W-9, qui est une demande d’identification et de certification du contribuable. Le but du formulaire est de
- Certifier le numéro d’identification fiscale de la personne (EIN ou numéro de sécurité sociale),
- Certifier que la personne n’est pas soumise à une retenue à la source (expliquée ci-dessous), et
- Certifier leur exemption de certains types de déclarations et de paiements.
La partie I du formulaire contient des informations générales sur le contribuable, notamment :
- Numéro d’identification fiscale,
- nom et adresse, et
- Classification fiscale fédérale (type d’entreprise).
- Exemptions de la retenue à la source et des rapports FATCA.
La partie II est le numéro d’identification fiscale du bénéficiaire.
La partie III est une déclaration de certification.
Responsabilités de l’employeur pour le formulaire W-9
Dépôt du formulaire W-9.Vous n’êtes pas obligé d’envoyer le formulaire à l’IRS. Conservez-le dans vos dossiers pour ce bénéficiaire, afin de pouvoir le montrer à un auditeur si nécessaire.
Retenue de sauvegarde.Vous pouvez recevoir un avis de l’IRS indiquant que le numéro d’identification fiscale du bénéficiaire ne correspond pas aux dossiers de l’IRS. Dans ce cas, vous devez commencer la retenue de sauvegarde pour cette personne. À compter de la date désignée par la commande, retenez 24% du montant du paiement sur chaque paiement. Vous devez également effectuer des paiements à l’IRS des montants que vous avez retenus et déposer un rapport (formulaire 945). Si vous ne collectez pas les rapports de sauvegarde comme requis, vous pourriez être responsable du montant non collecté.
Note
Pour vérifier les numéros d’identification fiscale des bénéficiaires, vous pouvez utiliser le site IRS e-Services. La personne qui s’inscrit pour votre entreprise doit être un directeur ou un fonctionnaire responsable.
Exonérations de retenue.Si un bénéficiaire déclare qu’il est exempté de la retenue à la source, vous pouvez vous appuyer sur cette réclamation à moins que vous sachiez réellement que le code ou la classification du bénéficiaire exonéré n’est pas valide.
Rapports FATCA.La loi FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) exige que les institutions financières étrangères et autres entités étrangères déclarent les actifs étrangers détenus par leurs titulaires de comptes américains, ou soient soumises à une retenue sur certains paiements. Une institution financière américaine possédant un compte aux États-Unis n’a pas besoin d’obtenir un code d’exemption pour cette déclaration.
Si vous recevez un formulaire W-9 avec un code d’exemption FATCA et que vous savez que la personne est une personne américaine spécifiée, vous ne pouvez pas vous fier au formulaire pour traiter la personne comme exemptée de déclaration FATCA.
Déclaration des revenus W-9.Vous devez avoir un W-9 dans votre dossier pour chaque entrepreneur indépendant afin de ne pas avoir à retenir d’impôt sur le revenu de cette personne. Ensuite, à partir de 2020 et au-delà, vous disposez des informations nécessaires pour créer un formulaire 1099-NEC pour cette personne pour l’année d’imposition.
Document #2 – CV et références
Avant d’embaucher quelqu’un, vous devez demander et conserver une copie des documents démontrant les qualifications de cette personne pour le travail effectué. Dans la plupart des cas, vous souhaiterez un curriculum vitae et non une candidature à un emploi. Demandez des références à des clients ou clients précédents et à des personnes liées au travail qui connaissent cette personne.
Vous souhaiterez peut-être effectuer une vérification des antécédents de cette personne, selon le type de travail effectué. Par exemple, une personne ayant accès à vos dossiers financiers devrait être vérifiée. Vous pouvez également vérifier auprès de l’association professionnelle pour ce type de travail dans votre état (comme l’association du barreau de l’État ou le conseil d’administration du CPA de l’État).
Document n°3 – Un contrat écrit
Pour chaque entrepreneur indépendant qui travaille pour votre entreprise, vous devez déposer un contrat signé par les deux parties. Il peut sembler exagéré d’exiger que vous ayez un contrat pour chaque relation d’entrepreneur indépendant, mais certains accords doivent être mis par écrit. Le contrat vous protège tous les deux en cas de litige.
Certaines questions qui doivent être abordées dans ce contrat et certaines conditions qui doivent être incluses :
- L’étendue du travail, y compris le moment où le travail doit être effectué et les délais
- Montants et calendrier des paiements, date d’échéance des paiements, que se passe-t-il si les paiements ne sont pas effectués
- Propriété des travaux : l’entrepreneur ou l’entreprise qui embauche.
Note
La clause la plus importante de ce contrat devrait être une déclaration selon laquelle cette personne est un entrepreneur indépendant et non un employé. Il est essentiel que vous et l’entrepreneur indépendant compreniez le type de relation et le fait qu’ils sont responsables du paiement de leurs propres impôts sur le revenu et des taxes de sécurité sociale/Medicare.
Vous souhaiterez peut-être également des accords supplémentaires
Selon le type de travail effectué et les besoins spécifiques de votre entreprise, vous souhaiterez peut-être obtenir d’autres ententes, selon le type de travail que la personne effectuera. Ces sous-accords (parfois des clauses dans un contrat) sont appelés clauses restrictives car ils restreignent ce que l’entrepreneur indépendant peut faire.
UNaccord de confidentialité(parfois appelé accord de non-divulgation) oblige l’entrepreneur à garder vos secrets commerciaux confidentiels et à ne pas les partager avec d’autres, sauf accord contraire.
UNaccord de non-concurrenceénonce les restrictions imposées au travailleur contractuel qui peut quitter votre entreprise et emmener vos clients dans une autre entreprise. Il est généralement rédigé pour restreindre les actions d’une personne pour des activités spécifiques, pour une période de temps spécifique et dans une zone particulière. Certains États (la Californie, par exemple) n’appliqueront pas les accords de non-concurrence, alors vérifiez auprès de votre État avant d’essayer d’insérer l’une de ces clauses dans un contrat.
Un accord de non-sollicitation empêche les employés de travailler pour la concurrence et peut également être utilisé pour empêcher un entrepreneur indépendant de voler vos employés ou vos clients.
Note
Pour tous ces accords, la clé est de savoir si vous pouvez poursuivre la personne en justice si elle viole les termes de l’accord. Plus l’accord est restrictif, plus il est probable qu’un tribunal le considérera comme une restriction au commerce et l’annulera. Être raisonnable en termes de temps et de distance peut augmenter la probabilité que le tribunal entende votre cause.
Tenir des registres sur les travailleurs contractuels
En tant que propriétaire d’entreprise, vous n’êtes pas tenu de remettre ces documents à qui que ce soit, mais si jamais vous êtes audité par l’IRS, ou si vous devez vérifier la relation, vous devrez les produire. Créez un dossier pour chaque entrepreneur indépendant que vous embauchez, avec ces documents.
