Les petites entreprises peuvent avoir besoin de remplir plusieurs types de formulaires 1099 pour déclarer les paiements effectués aux entreprises et aux particuliers au cours de l’année fiscale. Les deux plus courants sont le formulaire 1099-NEC (pour déclarer les paiements à des non-employés) et le formulaire 1099-MISC (pour déclarer plusieurs types de paiements différents, y compris les redevances et les loyers).
Nous discuterons du moment où déposer ces deux types de formulaires 1099 et des pénalités en cas de dépôt tardif.
Points clés à retenir
- Les entreprises peuvent avoir besoin de produire différents types de déclarations de renseignements sur des formulaires 1099 pour déclarer les paiements.
- Deux types courants de formulaires d’information sont le 1099-NEC pour les paiements aux non-employés et le 1099-MISC pour divers types de paiements.
- Les pénalités débutent à la date d’échéance du formulaire et augmentent au fur et à mesure du retard.
- Le montant des pénalités peut être inférieur pour les petites entreprises que pour les grandes.
- Pour réduire les pénalités et les intérêts, déposez les formulaires 1099 dès que possible.
Qui reçoit un formulaire 1099 ?
Si votre entreprise effectue des paiements à des particuliers et à des entreprises au cours de l’année qui ne sont pas des employés, vous devrez peut-être remplir un formulaire 1099 pour déclarer ces paiements.
À partir de l’année d’imposition 2020, l’IRS sépare la déclaration des revenus des non-salariés du formulaire 1099-MISC dans un formulaire 1099-NEC précédemment utilisé. Il a également changé le nom du formulaire 1099-MISC de « Revenus divers » à « Informations diverses ».
1099-NEC
Utilisez le formulaire 1099-NEC pour déclarer les paiements à des non-employés pour des services rendus à votre petite entreprise au cours de l’année fiscale 2020 ou après. Vous devez déclarer ces paiements et envoyer une copie du formulaire aux bénéficiaires si vous leur avez payé au moins 600 $ pour l’année.
1099-MISC
Utilisez le formulaire 1099-MISC pour déclarer divers types de paiement. Les types courants de paiements effectués par les petites entreprises comprennent :
- Redevance
- Loyers
- Prix et récompenses
- Paiements médicaux et de soins de santé
Note
Vous devez produire le formulaire 1099-MISC si vous payez au moins 10 $ en redevances, en paiements de courtiers en remplacement de dividendes ou en intérêts exonérés d’impôt au cours de l’année fiscale en cours. Pour les autres types de paiements, vous devez produire ce formulaire si vous effectuez des paiements de 600 $ ou plus au cours de l’année.
Exception pour la retenue de sauvegarde
Pour les deux formulaires 1099-MISC et 1099-NEC, vous devez déclarer tout impôt fédéral sur le revenu que vous avez retenu sur les bénéficiaires en vertu des règles de retenue à la source de sauvegarde. L’IRS exige que les payeurs retiennent cet impôt dans plusieurs circonstances.
Vous devez déclarer la retenue de réserve pour tous les montants de paiement. Par exemple, si vous avez retenu des impôts totalisant 500 $ pour l’année auprès d’un bénéficiaire dont le revenu est déclaré sur le formulaire 1099-NEC, vous devez déclarer le paiement, même s’il est inférieur au minimum habituel de 600 $.
Exception pour les paiements aux avocats
Les paiements aux avocats constituent un cas particulier. Si le paiement concerne des honoraires payés pour des services d’avocat, utilisez le formulaire 1099-NEC. Déclarez les produits bruts, tels que le séquestre ou les demandeurs (mais pas pour les services d’avocat) sur le formulaire 1099-MISC. Ces paiements doivent être déclarés si vous avez payé au moins 600 $ au cours de l’année.
1099 Dates limites de dépôt
Il y a deux dates limites pour chacun de ces formulaires : une pour remettre le formulaire au bénéficiaire et une pour déposer le formulaire auprès de l’IRS. Ces dates d’échéance correspondent à l’année qui suit l’année d’imposition. Par exemple, les 1099 dates d’échéance pour l’année fiscale 2021 sont en janvier et février 2022.
Voici quelques délais précis à noter :
| Délais | 1099-MISC | 1099-NEC |
|---|---|---|
| À envoyer à la plupart des bénéficiaires | 1er février | 1er février |
| Pour signaler à l’IRS par courrier | 1er mars | 1er février |
| Pour déclarer à l’IRS par voie électronique | 31 mars | 1er février |
Note
Les délais pour certaines années peuvent changer si la date tombe un week-end ou un jour férié. La date limite devient alors le premier jour ouvrable après la date limite initiale.
1099 Pénalités pour production tardive et déclaration
Des pénalités pour les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC s’appliquent à ces formulaires et à d’autres types de déclarations de renseignements. Des pénalités s’appliquent en cas de défaut de dépôt de ces rapports auprès de l’IRS et de défaut de remise des rapports aux bénéficiaires.
En général, les pénalités dépendent du moment où vous déposez votre demande, et elles augmentent à mesure que vous déposez votre demande tardivement. Les pénalités sont plus faibles pour les petites entreprises, en particulier celles dont les recettes brutes annuelles moyennes sont de 5 millions de dollars ou moins pour les trois années d’imposition les plus récentes.
Ne pas déposer de dossier auprès de l’IRS
Des pénalités s’appliquent si vous :
- Ne déposez pas à temps
- N’incluez pas toutes les informations requises
- Ne déclarez pas le numéro d’identification fiscale du bénéficiaire
- Ne déposez pas de formulaires lisibles par machine s’ils sont disponibles
- Produisez sur papier alors que vous deviez produire par voie électronique
- Inclure des informations incorrectes, telles que le numéro d’identification fiscale d’un bénéficiaire
Le numéro d’identification du contribuable est le numéro de sécurité sociale du bénéficiaire, le numéro d’identification de l’employeur ou une autre pièce d’identité acceptable à des fins fiscales. Il est important d’inclure le bon numéro d’identification, car c’est ainsi que l’IRS fait correspondre votre formulaire au revenu déclaré par la personne dans sa déclaration de revenus.
La pénalité requise pour un bénéficiaire spécifique dépend du moment où une déclaration correcte est déposée. Les pénalités pour l’année fiscale 2022 sont :
- Si vous avez déposé correctement dans les 30 jours (avant le 30 mars si la date d’échéance est le 28 février): 50$ par déclaration de renseignements avec une pénalité maximale de 588 500$ par année (ou 206,00$ pour les petites entreprises)
- Si vous avez déposé correctement votre déclaration plus de 30 jours après la date d’échéance mais avant le 1er août: 110 $ avec une pénalité maximale de 1 766 000 $ par année (ou 588 500 $ pour les petites entreprises)
- Si vous avez produit votre déclaration correctement après le 1er août ou si vous ne produisez pas la déclaration requise : 290 $ avec une pénalité maximale de 3 532 500 $ (ou 1 177 500 $ pour les petites entreprises)
Si l’IRS estime que votre omission de produire une déclaration correcte est intentionnelle, la pénalité est d’au moins 570 $ par déclaration de renseignements sans pénalité maximale.
Bien que des pénalités s’appliquent en cas d’erreurs telles qu’un numéro d’identification de contribuable incorrect ou des montants incorrects, elles ne s’appliquent pas si vous pouvez justifier d’un motif raisonnable. Cela signifie que l’échec était indépendant de votre volonté ou dû à des facteurs atténuants importants. Vous devez également être capable de démontrer vos tentatives pour prendre des mesures pour éviter l’échec. Les pénalités ne s’appliquent pas non plus pour ce que l’IRS appelle des « erreurs sans conséquence », c’est-à-dire tout échec qui n’empêche pas l’IRS de traiter la déclaration. Cela peut inclure la mise en correspondance des informations devant figurer sur la déclaration avec les informations figurant sur la déclaration de revenus du bénéficiaire.
Note
Si vous produisez 250 formulaires 1099 ou plus d’un même type, vous devez produire par voie électronique. Si vous ne produisez pas votre déclaration par voie électronique, vous pourriez être pénalisé jusqu’à 280 $ par formulaire, à moins que vous n’ayez un motif raisonnable pour ne pas le faire.
Dépôt pour remettre des déclarations aux bénéficiaires
La pénalité pour défaut de fournir des déclarations aux employés est distincte des sanctions pour défaut de déclaration auprès de l’IRS. Mais comme la pénalité de dépôt, elle dépend également du moment où vous fournissez la bonne déclaration du bénéficiaire. La pénalité est imposée si vous :
- Ne fournissez pas le relevé avant la date d’échéance
- N’incluez pas toutes les informations requises
- Inclure des informations incorrectes
Pénalité pour non-déclaration de revenus 1099
Si vous recevez un formulaire 1099-NEC ou 1099-MISC, vous devez déclarer ce revenu dans votre déclaration de revenus. Vous pouvez être pénalisé si vous ne déclarez pas vos revenus en raison d’une négligence imprudente, imprudente ou intentionnelle des lois fiscales ou si votre défaut de produire une déclaration entraîne un sous-paiement substantiel de vos impôts.
Un « sous-paiement important » correspond à 10 % de l’impôt qui doit figurer sur votre déclaration de revenus ou à 5 000 $, selon le montant le plus élevé. La pénalité est de 20 % du montant que vous avez omis de déclarer.
Foire aux questions (FAQ)
Combien pouvez-vous payer à quelqu’un sans avoir à déposer un 1099 ?
- Formulaire 1099-NEC : déclarer les paiements totalisant 600 $ ou plus
- Redevances déclarées sur le formulaire 1099-MISC : déclarez les paiements totalisant 10 $ ou plus
- La plupart des autres bénéficiaires 1099-MISC : déclarez des paiements totalisant 600 $ ou plus
Vous devez également déposer le formulaire 1099-NEC ou le formulaire 1099-NEC pour déclarer tout montant que vous avez retenu de l’impôt fédéral sur le revenu à titre de retenue à la source en fonction des exigences de l’IRS. Cela est requis même si le montant est inférieur au minimum pour ce type de paiement ou de bénéficiaire pour l’année.
Comment corriger un dépôt 1099 ?
Pour les erreurs dans le nom ou le numéro d’identification fiscale du bénéficiaire, écrivez à l’IRS une lettre incluant le type d’erreur et toutes les informations pertinentes. L’adresse est :
Direction des déclarations de renseignements de l’Internal Revenue Service
230 Murall Drive, arrêt postal 4360
Kearneysville, Virginie-Occidentale 25430
Pour corriger une déclaration papier après avoir déposé le formulaire, déposez la copie A du formulaire avec un formulaire 1096 révisé au centre de traitement des soumissions IRS de votre état. Donnez également au bénéficiaire des informations sur la correction.
Pouvez-vous ajouter plus de 1099 après le dépôt ?
Vous pouvez toujours envoyer plus de formulaires 1 099 après avoir soumis le premier lot. Si vous produisez sur papier, joignez un nouveau formulaire de transmission 1096 avec les totaux de ce deuxième lot. Si vous déposez votre déclaration par voie électronique, vous n’avez pas besoin du formulaire 1096 ; il suffit de déposer en utilisant le système de classement électronique IRS FIRE.
