Un élément d’exception fait référence à un chèque ou à un paiement par Automated Clearing House (ACH) que l’institution financière ne peut pas traiter comme d’habitude. Cela peut se produire en raison de problèmes liés au paiement lui-même ou en raison d’une demande directe du payeur. Les éléments exceptionnels peuvent entraîner des problèmes et des coûts tant pour les banques que pour leurs clients.
Voyons ce qu’est un élément d’exception, comment cela se produit avec les paiements, ce que font les banques à propos de ces éléments et comment les éléments d’exception affectent les banques et leurs clients.
Définition et exemples d’un élément d’exception
Un élément d’exception est un chèque ou un paiement par Automated Clearing House (ACH) qui ne peut pas être traité par une institution financière de la manière habituelle, soit en raison de problèmes de paiement, soit en raison d’une demande directe du payeur.
Les éléments exceptionnels peuvent entraîner des problèmes et des coûts pour les banques et leurs clients.
Note
Lorsqu’une institution financière ne peut pas traiter et compenser votre chèque ou votre paiement ACH normalement, le paiement devient un élément d’exception qui nécessite un traitement spécial. Si la banque examine le paiement mais ne parvient pas à résoudre le problème automatiquement, l’élément d’exception entraîne le renvoi du paiement par la banque.
Cela empêche non seulement le bénéficiaire de recevoir les fonds, mais votre banque peut également vous facturer des frais pour l’échec du paiement. Les frais dépendent de la banque, mais s’élèvent souvent entre 25 et 35 dollars.
Les éléments d’exception impliquent souvent des chèques qui ne sont pas lisibles ou complets. Par exemple, votre banque peut signaler votre chèque comme élément d’exception si vous oubliez de le signer ou de l’approuver, ou si vous ne le remplissez pas complètement. Un élément d’exception de chèque peut également résulter d’une image de chèque illisible que la banque utilise pour le traitement ou de problèmes de reconnaissance de caractères à encre magnétique (MICR).
Éléments d’exception dans les paiements ACH
Pour les paiements ACH, des exceptions peuvent survenir si les informations de compte telles que le compte ou le numéro de routage ne sont pas valides. Des exceptions au paiement ACH et aux chèques peuvent survenir si votre compte ne dispose pas de fonds suffisants ou si votre banque a fermé le compte sur lequel le prélèvement est effectué.
Dans d’autres cas, un élément d’exception peut résulter de votre demande d’opposition à paiement auprès de votre banque. Cela signalera le chèque ou le paiement ACH afin que l’institution financière ne le traite plus. Les raisons pour lesquelles un paiement est interrompu peuvent inclure le vol ou la perte de votre chèque, le fait de réaliser que vous avez fait une erreur avec les détails du paiement ou un problème avec le fournisseur.
Note
Une ordonnance d’opposition au paiement écrite s’applique généralement pendant au moins six mois, après quoi vous pouvez la renouveler auprès de votre institution financière. Toutefois, les ordonnances verbales d’opposition au paiement peuvent expirer après deux semaines, à moins qu’elles ne soient confirmées.
Vous devez demander l’opposition au paiement avant la fin du traitement, et vous pouvez généralement le faire via votre portail bancaire en ligne, en personne dans une succursale locale ou par téléphone. Cependant, votre banque peut également exiger une demande écrite. Dans tous les cas, la banque aura besoin de détails importants tels que votre numéro de compte, le nom du bénéficiaire, le numéro du chèque et le montant. Votre banque peut facturer des frais pour le service, sauf si la raison est due à un vol ou à une perte.
Comment fonctionne un élément d’exception ?
De nos jours, les banques traitent la plupart des paiements par voie électronique. Outre l’utilisation courante des virements ACH tels que les dépôts directs et les paiements de factures, cela inclut la préférence des images électroniques pour les chèques par rapport aux copies papier. Dans certains cas, la banque peut même ne pas avoir de copie papier d’un chèque, par exemple lorsque vous effectuez un dépôt de chèque à distance et prenez des photos du chèque plutôt que de le présenter physiquement à la banque.
Toutefois, l’utilisation généralisée des paiements électroniques peut également donner lieu à des exceptions. Par exemple, vous pouvez facilement déposer à distance un chèque incomplet ou fournir des informations de compte erronées pour un paiement ACH. D’un autre côté, l’image du chèque que votre banque pourrait créer pourrait devenir floue ou déformée et retarder le traitement jusqu’à ce que la copie papier originale puisse être obtenue ou que les informations manquantes puissent être vérifiées.
Note
En raison de problèmes pouvant survenir avec les images des chèques lors du dépôt mobile, les banques vous recommandent de conserver la copie papier dans un endroit sûr jusqu’à ce que le chèque soit compensé avec succès. De cette façon, vous pouvez présenter le chèque physique ou le scanner à nouveau si la banque trouve les images illisibles, ou vous pouvez apporter des corrections si le chèque est incomplet.
Lorsqu’un élément d’exception survient, des problèmes peuvent survenir tant pour l’institution financière que pour les clients concernés. Premièrement, les bénéficiaires se sentent gênés par des paiements infructueux qui peuvent perturber leurs finances. Dans le même temps, les payeurs peuvent payer divers frais et se retrouver avec une retenue exceptionnelle sur les fonds. De plus, les employés de la banque doivent prendre plus de temps pour tenter de résoudre l’exception. Ainsi, une banque finit généralement par dépenser de l’argent pour gérer une erreur d’exception due à une image de chèque sans provision.
Étant donné que le traitement des éléments d’exception peut être fastidieux, les institutions financières se tournent souvent vers des solutions automatisées de traitement des éléments d’exception pour économiser du temps et de l’argent. Jack Henry Banking et Digital Check sont deux exemples de fournisseurs. De tels outils peuvent signaler automatiquement les paiements problématiques afin que les employés de la banque puissent soit résoudre le problème, soit restituer les paiements à l’institution financière d’origine.
Note
Ces outils peuvent particulièrement aider avec les images de chèques difficiles à lire en améliorant la qualité de l’image, en supprimant les éléments gênants et en extrayant les informations clés du chèque pour un traitement ultérieur.
Conséquences des éléments d’exception
Pour mieux comprendre comment votre banque peut gérer un élément d’exception et les effets que cela peut avoir, considérez les trois exemples suivants :
Vous décidez d’utiliser l’application de votre banque pour déposer un chèque à distance. L’application bancaire vous demande de télécharger des images des deux côtés du chèque, mais vous oubliez d’endosser le verso du chèque. Lorsque la banque évalue votre dépôt, elle signale le chèque comme élément d’exception pour l’endossement manquant et vous informe du problème. Puisque vous disposez toujours du chèque papier, la banque vous permet simplement de l’endosser et de soumettre à nouveau le dépôt à l’aide de l’application. Après cela, la banque traite la transaction avec succès puisque vous avez résolu l’erreur.
Disons que vous envoyez un chèque à une entreprise pour payer votre facture. Entre le moment où vous postez le chèque et celui où l’entreprise le dépose, le solde de votre compte devient trop bas pour couvrir la transaction. Cela déclenche un élément d’exception afin que votre chèque soit retourné et que la société de services publics ne reçoive pas l’argent. Votre banque peut facturer des frais de fonds insuffisants pour le chèque sans provision. En outre, l’entreprise peut facturer des frais ou même tenter de poursuivre en justice pour ne pas avoir payé votre facture avec succès.
Peut-être craignez-vous qu’une entreprise tente de vous frauder, alors vous faites opposition à un futur paiement ACH et payez à votre banque des frais pour la demande. Lorsque l’entreprise tente de retirer de l’argent de votre compte bancaire, votre banque n’autorise pas le paiement à ce moment-là, ce qui entraîne un élément d’exception. Pendant que votre compte bancaire conserve ces fonds, l’entreprise peut vous contacter pour récupérer l’argent, surtout si vous êtes sous contrat. Si l’ordre d’opposition au paiement expire et que l’entreprise réessaye, le paiement pourrait aboutir.
Points clés à retenir
- Une banque peut signaler un transfert ou un chèque ACH comme élément d’exception lorsqu’elle rencontre un problème qui empêche un traitement complet.
- Les éléments d’exception peuvent résulter d’images de chèques sans provision, d’informations de paiement incorrectes, de fonds insuffisants, d’un compte bancaire fermé, d’un ordre d’opposition au paiement, etc.
- Les banques perdent du temps et de l’argent à gérer les éléments exceptionnels, tandis que les clients sont confrontés à des désagréments et à des frais potentiels.
- Les institutions financières se tournent souvent vers des outils automatisés de traitement des éléments d’exception pour améliorer les images des chèques et signaler plus rapidement les problèmes potentiels.
- Les étapes à suivre pour résoudre un élément d’exception dépendront de la situation spécifique, mais peuvent être aussi simples que de télécharger à nouveau une image de chèque ou de fournir les informations de compte correctes.
