Que signifie légaliser un document ?

Définition et exemples de documents notariés

Les documents notariés ont été signés devant un notaire et vérifiés pour leur authenticité. Le notaire est un fonctionnaire qui vérifie l’identité de toutes les personnes signant le document, assiste aux signatures, enregistre l’acte dans un registre officiel et marque le document avec un cachet (ou « sceau »).

Les documents nécessitent généralement une légalisation s’ils traitent de questions financières ou juridiques importantes qui nécessitent une grande confiance de la part de toutes les parties nommées dans le document. Les autres types de documents qui peuvent nécessiter un notaire sont ceux qui présentent un potentiel de fraude.

Par exemple, si vous désignez un bénéficiaire pour une police d’assurance-vie, vous transmettez une grosse somme d’argent et vous ne serez pas là pour vous porter garant de la transaction. Les transferts de titre de propriété automobile ou immobilière, les procurations, les testaments et les fiducies, les directives anticipées et autres formulaires liés aux soins de santé, ainsi que les permis d’armes de poing, ne sont que quelques exemples des nombreux types de documents qui nécessitent souvent une légalisation.

Comment fonctionne la notarisation

Obtenir un document notarié signifie qu’une signature est légitime, et rien de plus. Les notaires ne sont pas tenus (ni attendus) de lire le document, de l’évaluer pour vous ou de fournir des conseils juridiques. Votre notaire ne vous avertira pas non plus des problèmes auxquels vous pourriez vous inscrire. Tout ce qu’ils font, c’est vérifier qui a signé un document et quand.

Les documents peuvent ou non devenir officiels immédiatement après avoir été notariés. Si une signature valide suffit pour exécuter un accord, un document dûment signé et notarié peut faire l’affaire. Demandez à un avocat local des conseils sur votre situation particulière et les lois locales.

Les devoirs du notaire

Le travail d’un notaire consiste à s’assurer que toutes les signatures sur un document sont légitimes. Cela se produit dans une série de contrôles minutieux :

• Vérification d’identité :Un notaire exige l’identification de toute personne signant un document et enregistre les détails des documents d’identification fournis par chaque individu.
• Signataires volontaires :Les notaires sont censés rechercher des signes de coercition. Même si vous n’aimez pas le contenu d’un document, signez-vous de votre plein gré ou est-ce que quelqu’un vous force à signer ?
• Capable de prendre des décisions judicieuses :Un notaire doit vérifier que les signataires sont dans un état où ils peuvent réellement comprendre ce qu’ils signent et qu’ils ont la capacité juridique de signer. Si une personne est en état d’ébriété, prend des médicaments ou est incapable de comprendre ce qui se passe pour quelque raison que ce soit, le notaire ne peut pas légaliser le document.

Un notaire refusera de valider une signature s’il y a des problèmes potentiels avec le signataire.

Exigences pour les documents notariés

Pour faire légaliser un document, vous devrez vous rendre chez un notaire, prouver votre identité et signer le document. Pour vous assurer que tout est en ordre, lisez les étapes suivantes avant de commencer le processus.

Apportez une pièce d’identité officielle

Le notaire vous demandera une pièce d’identité pour vérifier que vous êtes bien celui que vous prétendez être. Vous aurez besoin d’une pièce d’identité officielle avec photo : un permis de conduire, un passeport ou une autre pièce d’identité émise par le gouvernement fera généralement l’affaire, bien que les exigences varient d’un État à l’autre. Si le notaire n’est pas sûr que vous êtes celui que vous prétendez être, il peut refuser de légaliser votre document. Personne n’est tenu de légaliser quoi que ce soit.

Attendez de signer

Apportez un document non signé au notaire – ne le signez pas à l’avance. Dans presque tous les cas, le notaire doit surveiller vous signez. S’ils ne sont pas témoins de votre signature, ils ne peuvent pas vérifier qui a signé le document.

Payer les frais

Selon l’endroit où vous vous adressez pour faire légaliser les documents, vous devrez peut-être payer des frais modestes. Les notaires doivent dépenser de l’argent pour exercer leur activité de notaire, ils doivent suivre l’évolution des lois et tenir des registres, alors ne soyez pas surpris si on vous demande de payer des frais. En règle générale, vous dépenserez moins de 25 $ et le coût peut être aussi bas que 5 $, selon l’État.

Où faire légaliser les documents

Vous pouvez faire légaliser des formes juridiques dans divers endroits.

Institutions financières

Votre banque ou coopérative de crédit locale est un excellent endroit pour trouver un notaire. Si vous êtes titulaire d’un compte, le service peut être gratuit. Même si vous n’avez pas de compte auprès d’une institution financière particulière, un notaire peut être disposé à légaliser quelque chose pour vous moyennant une somme modique.

Autres entreprises

Les entreprises locales et de renom disposent souvent de notaires. Appelez avant de faire un voyage, car les services peuvent varier d’un endroit à l’autre. De plus, le service dépend de la présence d’un certain employé, alors assurez-vous qu’il soit en service lorsque vous prévoyez de vous y rendre. Vous pouvez souvent trouver des notaires aux endroits suivants :

• Magasins d’expédition (magasins FedEx et UPS, par exemple)
• Détaillants de fournitures de bureau (OfficeMax ou Staples, par exemple)
• Magasins d’encaissement de chèques et de transfert d’argent
• Concessionnaires automobiles
• Dépanneurs de quartier
• Les préparateurs de déclarations de revenus et les cabinets d’avocats comptent souvent parmi leur personnel un notaire. Si vous avez besoin d’un document notarié pour votre avocat, demandez simplement s’il peut le faire en interne.

Sources individuelles

Vous serez probablement surpris du nombre de personnes inscrites et disponibles en ligne. Vous pouvez localiser des notaires légitimes travaillant à domicile ou dans d’autres lieux d’affaires moins évidents.

Notaire en ligne

Il est possible de faire légaliser certains documents en ligne, mais vous devez vérifier que cette pratique est acceptable pour l’entité qui a besoin des documents. Certaines situations, comme les transactions immobilières dans certains États, nécessitent un notaire en personne. La plupart des documents juridiques exigent également que le processus ait lieu en personne. Dans d’autres situations (en particulier pour une transaction rapide lorsque vous êtes pressé par le temps) ou pour des lettres moins formelles, il peut être judicieux d’essayer de notarier en ligne. Lorsque vous travaillez en ligne, le notaire doit vérifier votre identité et enregistrer votre signature par vidéo. Par exemple, l’application Notarize propose des services notariaux de Virginie (qui peuvent être valables dans tout le pays) pour 25 $.

Selon votre état, les notaires en ligne peuvent être tenus d’étudier, de suivre des sessions de formation et de réussir des examens de la même manière que les notaires en personne. Chaque État a ses propres règles et procédures.