Un chèque impayé est un chèque qu’un destinataire ne parvient pas à déposer. Une fois ces chèques finalement déposés, ils peuvent entraîner des problèmes comptables. De plus, les chèques qui ne sont jamais encaissés peuvent constituer des « biens non réclamés » remis à l’État.
Pourquoi les chèques impayés sont importants
Lorsque vous payez quelqu’un par chèque, votre bénéficiaire doit déposer ou encaisser le chèque pour encaisser le paiement. La banque du bénéficiaire demandera de l’argent à votre banque et la transaction se terminera lorsque votre banque enverra des fonds à la banque du bénéficiaire. Alternativement, si vous utilisez tous les deux la même banque ou coopérative de crédit, la transaction se terminera lorsque l’argent sera transféré de votre compte vers le compte du bénéficiaire.
Si un chèque est détruit ou n’est jamais déposé, l’argent reste sur le compte du payeur. À première vue, cela peut sembler une tournure positive des événements pour le payeur. Cependant, cela peut poser des problèmes à long terme.
Solde du compte gonflé
Si vous faites un chèque et que l’argent ne quitte jamais votre compte, vous pouvez croire à tort que vous pouvez dépenser ces fonds, mais que l’argent appartient toujours au bénéficiaire. Si le bénéficiaire dépose finalement le chèque après des mois de retard, vous risquez de mettre votre compte à découvert et de faire rejeter le chèque.
Actifs non réclamés
Les entreprises doivent suivre les éléments en souffrance pour éviter d’enfreindre les lois sur les biens non réclamés. Si les paiements aux employés ou aux fournisseurs ne sont pas encaissés, ils doivent finalement remettre ces actifs à l’État. Cela se produit généralement après quelques années, mais les calendriers varient d’un État à l’autre.
Comptabilité d’entreprise
Les entreprises doivent suivre leurs revenus, leurs dépenses et leurs comptes créditeurs.Lorsque les paiements restent impayés, des complications peuvent survenir. Le paiement est inscrit dans le grand livre général, mais les entreprises doivent procéder à des ajustements lors du rapprochement et peuvent devoir réémettre des chèques périmés.
Remarque
Les entreprises qui gèrent mal ce genre de situations comptables violent effectivement la loi.
Que faire en cas de chèques impayés
Pour remédier rapidement à ces situations, soyez proactif avec les contrôles en suspens. Après tout, vous devez toujours de l’argent et vous devrez le payer tôt ou tard. Votre première étape devrait consister à utiliser un système comptable qui déduit tous les chèques non encaissés de vos fonds disponibles. Après cela, vous pouvez prendre quelques mesures supplémentaires pour retrouver un ancien chèque.
Appeler ou écrire
Appelez ou envoyez un e-mail aux bénéficiaires qui ne déposent pas de chèque et assurez-vous que le chèque a bien été reçu. S’ils ont le chèque, essayez de les persuader de le déposer. Si cela ne fonctionne pas, envoyez une lettre informant les bénéficiaires que le chèque n’a pas été présenté et demandez-leur officiellement de vous informer s’ils n’ont pas reçu le paiement.
Tenir des registres
Documenter la communication concernant les chèques en souffrance. Cette documentation vous sera utile si vous devez prouver aux régulateurs de l’État que vous avez fait des efforts raisonnables pour effectuer le paiement. Si un chèque impayé est encaissé après que vous ayez demandé à une banque d’arrêter le paiement, il vous incombera de prouver que vous avez pris les mesures nécessaires pour effectuer le paiement.
Paiement de factures en ligne
Les particuliers peuvent réduire les retraits surprises sur leurs comptes personnels en utilisant le paiement de factures en ligne au lieu d’émettre des chèques papier.
Remarque
Les paiements en ligne offrent un moyen plus direct de transférer les fonds entre vous et le bénéficiaire. Cela réduit les risques de complications.
Devriez-vous rédiger un autre chèque ?
Après avoir parlé avec votre bénéficiaire, il peut demander un autre chèque. Avant d’en envoyer un, demandez au bénéficiaire de restituer l’ancien chèque afin d’éliminer la possibilité que les deux chèques soient déposés, intentionnellement ou non.
Il peut être nécessaire d’émettre un nouveau chèque sans récupérer l’ancien chèque si le chèque original a été perdu ou détruit. Cela présente une situation épineuse : deux chèques peuvent circuler pour un seul paiement. Si l’ancien chèque est déposé, votre banque pourrait l’honorer et vous pourriez donc finir par payer le double.
Heureusement, les banques n’ont pas l’obligation légale d’honorer les chèques émis il y a plus de six mois. Si l’ancien chèque n’a pas six mois ou si vous souhaitez une couche de protection supplémentaire, deux stratégies peuvent vous protéger.
Arrêter le paiement
Si le montant est suffisamment important pour poser des problèmes, ou si vous avez des doutes sur le bénéficiaire, envisagez de demander à votre banque d’arrêter le paiement de l’ancien chèque. Cette stratégie présente des inconvénients : les demandes d’opposition au paiement coûtent de l’argent et ne durent que six mois. Si votre ordre d’opposition au paiement est donné oralement plutôt qu’écrit, il n’est valable que deux semaines. Si vous avez des inquiétudes constantes concernant un chèque impayé, vous devrez peut-être faire des demandes répétées.
Rechercher un accord
Demandez au bénéficiaire de signer un document promettant de ne pas déposer les deux chèques. Cela n’empêchera pas les banques de traiter deux dépôts, mais le document peut fournir une trace écrite utile si vous souhaitez contester l’un des dépôts.
Pourquoi les chèques ne sont pas encaissés
Les chèques ne sont pas déposés pour plusieurs raisons :
- Pas d’urgence :Les bénéficiaires ne parviennent parfois pas à traiter le chèque. Cela se produit généralement lorsqu’ils n’ont pas désespérément besoin d’argent pour effectuer des achats immédiats.
- Passer entre les mailles du filet :Les chèques se perdent parfois. Ils peuvent se retrouver enfouis sous des piles de papier ou tomber derrière un bureau.
- Problèmes de livraison :Les chèques peuvent vous être retournés par la poste si l’adresse du bénéficiaire a changé.
Chèques impayés qui vous ont été émis
Si un chèque vous a été émis et qu’il est toujours impayé après six mois, contactez l’émetteur du chèque et demandez un remplacement. Comme mentionné ci-dessus, vous devrez peut-être retourner le chèque original ou signer des documents confirmant que le chèque est perdu ou détruit. Vous devrez peut-être également vous engager à ne pas déposer les deux chèques. Si vous ne trouvez pas l’émetteur, consultez le programme de biens abandonnés de votre État pour réclamer des actifs.
Foire aux questions (FAQ)
Qu’arrive-t-il à un chèque personnel non encaissé ?
Comme les chèques professionnels, les chèques personnels sont généralement considérés comme invalides après six mois (180 jours). Les chèques personnels impayés peuvent entraîner des problèmes de budgétisation, mais vous aurez peut-être plus de facilité à rappeler à un ami ou à un membre de votre famille d’encaisser un chèque qu’à un bénéficiaire professionnel.
Qu’est-ce que cela signifie lorsqu’un chèque indique « nul après 90 jours » ?
Certaines entreprises impriment « Annulé après 90 jours » sur leurs chèques pour encourager les destinataires à déposer leurs chèques plus rapidement. La plupart des banques continueront d’honorer les chèques pendant 180 jours, mais cela n’est pas garanti. Pour éviter tout problème, vous devez encaisser ou déposer un chèque rapidement après l’avoir reçu.
