Un registre de paie est une feuille de calcul qui répertorie les informations totales de chaque paie. Le salaire brut total, le total de chaque type de retenue et le salaire net total sont indiqués dans un registre de paie. Les calculs pour chaque employé pour le salaire brut total, les montants des retenues et des retenues et le salaire net total sont présentés dans un relevé des gains de l’employé, et les totaux de tous les gains de l’employé pour la période de paie constituent la source des totaux dans le registre de paie. Un registre de paie fait généralement partie d’un progiciel de comptabilité en ligne ou d’une application de paie en ligne. Les informations contenues dans le registre des salaires sont utilisées pour vous aider dans plusieurs tâches importantes en matière de charges sociales :
- Effectuer des dépôts de charges sociales
- Soumettre des déclarations trimestrielles de charges sociales à l’IRS sur le formulaire 941
- Fournir des rapports annuels sur les salaires et les impôts aux employés et à l’administration de la sécurité sociale
Que comprend un registre de paie ?
Vous devez conserver un registre des totaux pour tous les employés pour les éléments suivants :
- Salaires bruts totaux, salaires totaux de la sécurité sociale (jusqu’au maximum pour chaque employé chaque année) et salaires totaux Medicare
- Totaux retenus sur la paie des employés pour les impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux
- Totaux retenus pour la part des salariés de la sécurité sociale et de Medicare
- Totaux retenus pour tous les dons facultatifs, tels que les dons de bienfaisance, les cotisations syndicales et autres
De plus, vous devez mettre de côté un montant égal à la déduction totale de la sécurité sociale et de l’assurance-maladie.
Création de comptes créditeurs à partir du registre de paie
Les dettes sont des montants dus par votre entreprise à des tiers, mais qui n’ont pas encore été payés. Le total de chaque catégorie pour chaque chèque de paie crée plusieurs dettes qui sont dues aux agences fédérales et étatiques (et parfois locales).
Lorsque vous créez une paie (tous les chèques de paie), vous devez mettre de l’argent de côté pour les dettes suivantes :
- Taxe FICA: (Sécurité sociale et Medicare) retenu sur les chèques de paie des employés et payable par vous en tant qu’employeur
- Impôts fédéraux sur le revenu: retenu sur les chèques de paie des employés
- Impôts sur le revenu étatiques et locaux: Retenu sur les chèques de paie des employés
- Impôt fédéral sur le chômage à payer: Le montant de l’impôt fédéral sur le chômage que votre entreprise doit payer, annuellement ou trimestriellement, sur la base du salaire brut total des employés pour toutes les masses salariales de la période.
- Impôt de chômage de l’État à payer: Le montant de l’impôt sur le chômage que votre entreprise doit payer en fonction du salaire brut total des employés pour toutes les masses salariales au cours de la période.
- Dettes pour autres déductions volontaires: Cela comprend Centraide, les déductions 401(k) et la part des employés dans les coûts du régime de santé.
Si vous avez déduit de l’argent des chèques de paie des employés pour des éléments tels que des primes d’assurance maladie, des dons de bienfaisance ou des régimes de retraite admissibles, vous devez tenir compte de ces totaux et créer des dettes pour chacun afin de savoir combien payer au moment approprié.
Remplir le registre de paie
Vous aurez besoin d’un livret de paie ou d’un registre, que vous pouvez vous procurer dans un magasin de fournitures de bureau. Vous aurez également besoin d’un livret fiscal fédéral et d’un livret fiscal d’État que vous pouvez obtenir auprès du palais de justice fédéral.
Remplissez la première partie du livret de paie ou inscrivez-vous. Ces informations correspondent au nom légal complet de l’employé, qui est utilisé dans ses déclarations de revenus annuelles, ainsi qu’à sa résidence. Saisissez R pour résident ou NR pour non-résident de l’État où le revenu est payé. Remplissez le reste des informations sur l’employé.
Ensuite, mettez une ligne sur l’un des jours indiqués pendant lesquels votre entreprise est fermée. Les jours indiqués dans les cases en haut de la page commencent par dimanche et se terminent par samedi. Enregistrez le nombre total d’heures travaillées par chaque employé pour chaque jour de la semaine et calculez le total de ses heures et de ses heures supplémentaires. En utilisant leur taux de rémunération, calculez le salaire total gagné.
Remarque
Utilisez les formules appropriées, les tables d’impôt fédérales sur le revenu et les tables d’impôt sur le revenu des États pour calculer les retenues sur salaire. Déduisez les montants de la sécurité sociale, de Medicare, des retenues américaines et des retenues d’État, ainsi que tout autre montant retenu dans l’État dans lequel vous avez votre entreprise.
Additionnez les déductions et soustrayez-les du salaire total gagné. Écrivez à l’employé un chèque d’entreprise correspondant au montant gagné après impôts et inscrivez ce montant dans votre livre de paie.
Le formulaire IRS 941 est rempli et envoyé par la poste tous les trimestres pour la plupart des petites entreprises. Les registres de paie peuvent faciliter les déclarations 941 car tous les calculs ont déjà été effectués et enregistrés.
