Les entrepreneurs indépendants sont des contribuables américains qui travaillent pour eux-mêmes plutôt qu’en tant qu’employés d’une entreprise. Du point de vue de l’Internal Revenue Service (IRS), la principale différence entre les entrepreneurs indépendants et les employés est que les entrepreneurs indépendants ne voient pas leur impôt sur le revenu retenu sur leurs revenus, y compris les paiements de l’impôt FICA (Sécurité sociale et Medicare). Par conséquent, il est de la responsabilité de l’entrepreneur de calculer et de payer ces impôts, souvent sous la forme de paiements d’impôts trimestriels tout au long de chaque année, ainsi que de suivre tous les revenus.
Il n’est pas difficile de s’établir – ou d’établir quelqu’un avec qui vous contractez – en tant qu’entrepreneur indépendant auprès de l’IRS, mais vous devez être conscient de plusieurs choses pour comprendre le processus de base et les différences entre les statuts d’entrepreneur et d’employé. Si vous avez des questions, vous pouvez en savoir plus auprès de l’IRS ou d’un conseiller fiscal qualifié.
1. Le statut d’entrepreneur indépendant est l’exception et non la règle
L’IRS suppose qu’un contribuable est un employé, sauf preuve du contraire. Il incombe au contribuable, et non à l’IRS, de prouver le statut d’entrepreneur indépendant.
2. L’IRS examine trois facteurs majeurs pour déterminer le statut de travailleur
- Contrôle financier: Les aspects commerciaux du travail du travailleur sont-ils contrôlés par le travailleur ? Ceux-ci incluent des éléments tels que la manière dont le travailleur est payé, si les dépenses sont remboursées et qui fournit les outils et les fournitures pour le travail.
- Contrôle comportemental: L’entreprise contrôle-t-elle ou a-t-elle le droit de contrôler ce que fait le travailleur et la manière dont il fait son travail ?
- Nature de la relation :Existe-t-il des contrats écrits ou des avantages sociaux (par exemple, régime de retraite, assurance, indemnité de vacances, etc.) ? La relation va-t-elle se poursuivre et le travail effectué est-il un aspect clé de l’entreprise ?
Habituellement, aucun facteur ne détermine à lui seul le statut ; l’IRS examine l’intégralité des facteurs.
3. La paperasse des nouveaux employés pour les entrepreneurs indépendants est simple
Seuls trois documents de nouvelle embauche sont nécessaires pour qu’une entreprise puisse travailler avec un entrepreneur indépendant ; ceux-ci doivent être conservés dans un dossier pour le contractuel, en cas de contrôle :
- Formulaire W-9, pour fournir un numéro d’identification de contribuable (Si une entreprise dispose d’un numéro d’identification de contribuable valide pour un entrepreneur, elle n’a pas à retenir l’impôt fédéral sur le revenu sur les paiements à l’entrepreneur. Si elle n’a pas de numéro d’identification de contribuable valide, elle doit retenir l’impôt fédéral sur le revenu. C’est ce qu’on appelle la retenue à la source de secours.)
- Une copie du curriculum vitae ou des qualifications professionnelles de l’entrepreneur indépendant
- Une copie du contrat de travail
4. Payer un entrepreneur indépendant est également simple
Une entreprise peut payer un entrepreneur à l’heure ou à la tâche, cependant, les deux parties s’entendent. Dans la plupart des situations, aucun impôt sur le revenu ou impôt FICA n’est retenu et aucun autre impôt sur l’emploi ne doit être payé sur la base du salaire de l’entrepreneur indépendant. Cela suppose que l’entreprise (payeur) dispose d’un numéro d’identification fiscale pour l’entrepreneur (bénéficiaire).
5. Le paiement de l’entrepreneur est déclaré chaque année sur le formulaire 1099-Misc
Le formulaire IRS 1099-MISC pour la déclaration de la paie des entrepreneurs est similaire au formulaire W-2 pour la déclaration de la paie des employés. Un formulaire 1099-MISC doit être remis à l’entrepreneur avant la fin janvier (pour l’année fiscale précédente) et soumis à l’Administration de la sécurité sociale avant la fin février.
6. Les entrepreneurs indépendants doivent payer des taxes sur le travail indépendant
Les entrepreneurs indépendants ne sont pas des employés et les entreprises ou les clients pour lesquels ils travaillent ne retiennent pas d’impôts FICA sur leur salaire. Par conséquent, les entrepreneurs indépendants doivent payer un impôt sur le travail indépendant basé sur leur revenu total provenant d’un travail indépendant chaque année.
7. Les entrepreneurs indépendants peuvent être de n’importe quel type juridique d’entreprise
La plupart des entrepreneurs indépendants sont constitués en entreprises individuelles. Alternativement, ils peuvent être constitués en société à responsabilité limitée (SARL), en société de personnes ou en société. Selon le type de travail effectué par l’entrepreneur, il est souvent judicieux pour celui-ci de créer un type d’entreprise qui limite sa responsabilité personnelle.
8. Les exigences d’allègement permettent de continuer à payer les entrepreneurs indépendants
Si une entreprise a payé quelqu’un en tant qu’entrepreneur indépendant et peut justifier de bonnes raisons de le faire (en raison des pratiques de l’industrie ou d’autres raisons reconnues par l’IRS), elle peut être en mesure de continuer à payer le travailleur pendant une période prolongée en tant qu’entrepreneur indépendant plutôt qu’en tant qu’employé. Les règles relatives à ces paiements sont décrites dans les exigences d’allégement, en vertu de l’article 530 de l’Internal Revenue Code.
9. Les accords aident à clarifier les attentes des entrepreneurs indépendants
Même dans les situations les plus occasionnelles, c’est une bonne idée de conclure un contrat pour tout travail rémunéré avec un entrepreneur indépendant. L’IRS ne considère pas le contrat comme une « preuve » que le travailleur est un entrepreneur, mais il aide à la fois l’entreprise et l’entrepreneur à comprendre les attentes et la nature de la relation.
10. L’IRS peut vérifier le statut d’entrepreneur indépendant
Vous pouvez demander à l’IRS de vous remettre une lettre de détermination pour clarifier le statut d’entrepreneur indépendant. Utilisez le formulaire IRS SS-8 pour demander une détermination. Vous fournissez les informations demandées sur le formulaire et l’IRS vous envoie une lettre donnant son avis sur le statut de ce travailleur (salarié ou entrepreneur indépendant).
