La comptabilité dans votre petite entreprise n’implique pas seulement la tenue de livres à des fins fiscales, mais constitue également un outil important pour économiser de l’argent et identifier le gaspillage, la fraude et le vol. C’est pourquoi il est si important que les propriétaires d’entreprise embauchent des comptables professionnels au lieu d’essayer de faire les livres eux-mêmes ou de déléguer le travail à des membres du personnel inexpérimentés. Même les entreprises qui réussissent peuvent facilement faire faillite en raison d’erreurs comptables qui entraînent des impôts impayés, une fraude, un vol ou un détournement de fonds.
Erreurs comptables les plus courantes
Les erreurs comptables incluent les erreurs mathématiques de base, la saisie incorrecte des données et l’omission de documenter les dépenses et les revenus. Les erreurs comptables suivantes sont parmi les plus courantes dans les petites entreprises.
Organisation
En comptabilité, l’organisation est essentielle. Cela signifie conserver les reçus de toutes les dépenses, utiliser des cartes de crédit ou de débit professionnelles pour les dépenses, tenir les livres à jour, noter avec précision les dépenses de petite caisse le jour où elles sont engagées et ne pas mélanger les finances personnelles et professionnelles.
En tant que propriétaire d’entreprise très occupé, il est facile de récupérer des fournitures tout en faisant vos courses et vos courses personnelles. Cependant, il est important d’obtenir des reçus séparés et d’utiliser votre numéro d’identification de revente pour toutes les fournitures qui seront revendues. Même si les dépenses inférieures à 75 $ ne nécessitent généralement pas de reçu, c’est toujours une bonne idée d’en obtenir un. Lorsque vous pouvez présenter des reçus pour toutes vos dépenses, les auditeurs sont moins susceptibles de les contester.
Prendre du retard sur la paperasse
Les propriétaires de petites entreprises chargés de porter plusieurs chapeaux reportent souvent la préparation des livres à la fin de la semaine ou à la fin du mois, voire plus tard. Il s’agit d’une stratégie risquée, car il est facile de prendre du retard sur les états financiers, les rapports à déposer, les paiements de taxes de vente, le paiement de factures et même de facturer aux clients l’argent qu’ils vous doivent.
Une facturation tardive peut entraîner des chèques sans provision, une augmentation des dettes qui ne seront jamais payées et des erreurs dans les factures qu’il sera difficile de prouver ultérieurement. Vous pourriez être redevable de pénalités et d’intérêts en cas de dépôt tardif de rapports ou perdre d’importantes opportunités financières parce que les livres ne sont pas à jour. Si vous devez lutter ou vous précipiter pour rattraper votre retard dans vos livres, il est plus facile de commettre des erreurs coûteuses.
Erreurs mathématiques
L’IRS découvre souvent des erreurs mathématiques et les corrige pour vous. Cependant, vous ne pouvez compter sur aucune agence pour détecter vos erreurs mathématiques. Il existe également d’autres types d’erreurs mathématiques que les agences ne peuvent pas identifier, et celles-ci peuvent avoir un effet cumulatif important sur vos finances. Ces types d’erreurs incluent la saisie de chiffres au mauvais endroit, le fait de ne pas arrondir correctement les chiffres ou de commettre des erreurs qui ne sont pas en votre faveur.
Embaucher le mauvais personnel de bureau
Si la personne chargée de réaliser vos livres ne sait pas ce qu’elle fait, c’est vous qui payez pour les erreurs. Aucun employé, parent ou connaissance occasionnelle ne se souciera autant de vos livres que vous ou un cabinet comptable professionnel. Si une telle personne commet une erreur, elle n’est pas investie comme un comptable ayant une responsabilité fiduciaire ou une personne ayant un intérêt financier dans l’entreprise. L’autre risque d’embaucher quelqu’un qui n’est pas un professionnel est que cette personne puisse facilement se livrer à des activités criminelles comme le détournement de fonds ou le vol.
Ne pas vouloir déléguer
Les propriétaires de petites entreprises sont souvent réticents à déléguer la tenue de livres à des professionnels comptables expérimentés. Pourtant, la croissance de leur entreprise dépend de leur capacité essentielle à laisser d’autres professionnels gérer tout ce qui ne relève pas de leurs compétences de base.
Simplement, vous devez être prêt à laisser les autres faire leur travail pendant que vous faites le vôtre. Peu de propriétaires d’entreprise sont qualifiés en comptabilité, en stratégies fiscales, en gestion d’actifs commerciaux et en création d’entités commerciales pour capitaliser sur les avantages de certaines structures commerciales. Vous avez besoin de conseils d’experts et d’un comptable expérimenté pour maximiser vos revenus et minimiser vos impôts.
Mauvaises communications
De mauvaises communications entre vous et votre comptable peuvent entraîner de graves erreurs dans vos dossiers, dans le dépôt de rapports, et aboutir à tout, depuis des relevés impossibles à rapprocher jusqu’à des données financières clés inexactes. Il est facile d’oublier que vous avez payé à quelqu’un un bonus en espèces ou accordé un escompte à moins que vous n’écriviez l’information et que vous la transmettiez à votre comptable.
La technologie n’empêche pas les erreurs comptables en raison de l’adage commercial « garbage in, garbage out ». La personne qui saisit les numéros comptables dans les applications logicielles et technologiques doit les transférer correctement et les saisir au bon endroit et au bon moment. Le comptable doit savoir quand déposer les documents et comment interpréter les faits concernant les actifs, les impôts et d’autres questions.
Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de vos ventes et de vos dépenses, vous devez faire appel à un comptable ou à un service de tenue de livres expérimenté pour gérer vos livres de la bonne manière afin de vous aider à éviter les erreurs, à réaliser des économies sur les impôts et à découvrir d’autres opportunités commerciales en fonction de votre situation financière. À tout le moins, assurez-vous que des procédures et processus appropriés sont en place pour maintenir la communication ouverte et productive.
