Le terme « à payer » est important en affaires et en comptabilité, et savoir comment fonctionnent les comptes à payer vous sera utile lorsque vous gérerez votre petite entreprise.
Que signifie accumulé?
Le mot accumulé est un adjectif décrivant quelque chose qui s’accumule au fil du temps. Dans le cas d’une entreprise, les cumuls sont souvent de l’argent, mais du temps peut également être accumulé, comme les congés payés. Les régularisations fonctionnent de deux manières :
- Avantages,comme en argent ou en temps, peut revenir à quelqu’un. Ces avantages peuvent être reçus ou augmenter avec le temps.
- Obligations et dettespeut également s’accumuler. La dette augmente avec le temps, comme avec la durée d’un prêt. Les intérêts courus (expliqués ci-dessous) sont un exemple de la façon dont cela se produit.
Oui, dans les affaires, tout s’accumule, tant du côté du crédit que du côté du débit ; cela fait simplement partie du système comptable. Comprendre les comptes à payer dans votre entreprise est important pour vous en tant que propriétaire d’entreprise.
Comment fonctionne la comptabilité d’exercice
Le contraire d’un système de comptabilité d’exercice est un système de trésorerie, les paiements et les reçus sont comptabilisés lorsqu’ils sont reçus. Un système de trésorerie est lié aux flux de trésorerie.
Les entreprises peuvent fonctionner sur l’un ou l’autre type de système. Vous avez le choix de gérer votre entreprise selon une comptabilité de caisse ou une comptabilité d’exercice. La différence est importante car la méthode comptable que vous choisissez affecte le calendrier des revenus et des dépenses et peut affecter le montant de l’impôt sur le revenu que votre entreprise paie au cours d’une année.
En comptabilité de caisse, vous enregistrez les revenus et les dépenses lorsque l’argent est reçu ou payé.
Dans la comptabilité d’exercice, vous enregistrez les revenus et les dépenses lorsqu’une transaction est terminée, et non lorsque l’argent change de mains. Vous enregistrez une vente lorsque vous facturez le client (lui donnez une facture) pour montrer que la transaction est terminée, et non lorsque vous êtes payé. Vous enregistrez une dépense lorsque vous recevez la facture, pas lorsque vous la payez. Dans chaque cas, vous comptabilisez la transaction au moment où elle a été gagnée.
Susan Ward, experte en petites entreprises, affirme que la comptabilité d’exercice peut faciliter la gestion de votre entreprise et faire correspondre les revenus et les dépenses. Par exemple, si vous avez facturé un gros client en décembre mais que vous n’avez reçu l’argent qu’en mars, la comptabilité d’exercice vous permettrait d’enregistrer la vente en décembre, la même année où les travaux ont été effectués et les dépenses liées à ces travaux ont été enregistrées.
Remarque
Les entreprises disposant de stocks sont tenues d’utiliser la méthode de la comptabilité d’exercice, mais la loi fiscale de 2017 autorise davantage de petites entreprises à utiliser la comptabilité de caisse.
Autres exemples de comptes à payer
Intérêt
Les intérêts courus sont l’un de ces concepts comptables qui peuvent fonctionner de deux manières : accumuler des intérêts à votre avantage ou accumuler des intérêts sur votre dette.
Les obligations rapportent régulièrement des intérêts, mais ces intérêts ne sont payés que tous les six mois, de sorte que les intérêts courent entre un paiement et le suivant. Lorsque vous achetez une obligation, vous recevez la valeur marchande majorée des intérêts courus jusqu’à la date de règlement. Si vous avez des comptes portant intérêt dans votre entreprise (comme un compte du marché monétaire), ces intérêts courent de la même manière.
Les prêts que vous avez contractés (un prêt de démarrage par exemple) comportent également des intérêts courus, qui s’ajoutent régulièrement. Lorsque vous effectuez un paiement, vous payez à la fois le capital et les intérêts, ce qui réduit les intérêts courus.
Passif en comptabilité
Les charges à payer sont celles que vous devez dans le futur ou qui ne sont pas payées. Le terme comptable est Payables. Les deux charges à payer les plus courantes sont les taxes de vente et les charges sociales ; on les appelle impôts sur les fonds en fiducie parce que vous les prenez en fiducie. Prenons les taxes de vente puisque nous parlerons ci-dessous des charges sociales.
Remarque
Ces comptes de fonds en fiducie ne sont pas la propriété de votre entreprise. Les laisser impayés et utiliser cet argent pour payer des factures professionnelles peut entraîner de lourdes amendes et pénalités.
Votre entreprise perçoit des taxes de vente sur les articles taxables. Lorsque chaque transaction de vente est saisie dans votre système comptable, la taxe est enregistrée séparément et placée dans un compte appelé « Taxes de vente à payer ». Ces taxes s’accumulent (s’accumulent) sur ce compte jusqu’à ce que vous les payiez à l’autorité fiscale de votre État. Le compte Taxes de vente à payer atteint zéro et vous recommencez à accumuler.
Charges à payer en matière de paie et d’avantages sociaux
Charges sociales
De la même manière que pour les taxes de vente, les montants que vous retenez sur les chèques de paie des employés pour les impôts sur le revenu fédéraux et étatiques, les taxes FICA (sécurité sociale/Medicare) et autres avantages doivent être séparés. Les comptes créditeurs doivent être créés pour les impôts fédéraux sur le revenu à payer, le FICA à payer, etc.)
Avantages des congés
Les congés payés sont un bon exemple de la façon dont les avantages sociaux sont accumulés. Habituellement, les vacances sont accumulées (gagnées) chaque année en fonction de l’ancienneté de l’employé et de vos politiques en matière d’employés. Disons que Carlos gagne 1,5 jour par mois, donc à la fin d’un an, il a accumulé 18 jours de vacances. À mesure qu’il prend des jours de vacances, les vacances accumulées par Carlos sont réduites.
Garder une trace des comptes accumulés
Votre logiciel de comptabilité d’entreprise peut vous aider à suivre automatiquement les comptes accumulés. Vous pouvez également consulter des logiciels RH, dont certains incluent le suivi des congés.
