Petite caisse, également connu sous le nom de liquidités en caisse, fait référence aux petites sommes d’argent conservées dans une entreprise. (Le terme « petite » vient de « petite » ou « petit ».) Il y a deux raisons de conserver une petite caisse :
- Pour apporter de la monnaie aux clients ou aux patients
- Pour rembourser les employés des articles qu’ils ont achetés pour votre entreprise
- Pour payer de petits achats qui nécessitent de l’argent liquide, comme de la nourriture pour le déjeuner au bureau, des provisions de café, ou pour se garer. La plupart des commerces de détail disposent d’un tiroir-caisse, tout comme les cabinets de soins de santé.
La petite caisse fonctionne selon le système d’avances, dans lequel une somme d’argent initiale est déposée sur un compte, qui est utilisée dans un but précis (dans ce cas, la petite caisse). Lorsque le compte descend en dessous d’un certain montant spécifié, le système est réapprovisionné.
Dans les entreprises qui ont fréquemment besoin de petite caisse, celle-ci est souvent installée à la réception avec un tiroir ou une boîte de petite caisse, ou dans un point de vente au détail à l’aide d’une caisse enregistreuse. (Oui, certains endroits utilisent encore une caisse enregistreuse.)
Parce que l’économie monétaire est de plus en plus petite et que les gens utilisent davantage les cartes de débit et de crédit pour les petits achats, l’utilisation d’un système de petite caisse (avec un « tiroir-caisse ») a diminué. Mais il reste essentiel pour toute entreprise de s’assurer de comptabiliser tous les petits achats afin de pouvoir les déduire comme dépenses professionnelles.
Comment fonctionne un système de petite caisse
Pour mettre en place un système de petite caisse, le montant initial provient du compte courant de l’entreprise.
Les employés retirent de l’argent du compte de petite caisse et enregistrent chaque transaction avec la date, le montant, le fournisseur (qui a été payé) et l’objectif commercial.
Tout achat effectué avec la petite caisse doit être documenté de la même manière que les autres revenus et dépenses d’entreprise. L’utilisation d’un journal de petite caisse ou de bordereaux de petite caisse aidera à saisir ces dépenses afin qu’elles puissent être utilisées pour compenser les revenus aux fins de l’impôt des entreprises.
Quelqu’un doit vérifier le compte périodiquement pour que Gesundmd ne devienne pas trop bas. Lorsque le tiroir-caisse devient inférieur à un montant prédéfini que vous déterminez, ajoutez-en au tiroir en écrivant un chèque à l’ordre de « Petite-caisse » et en encaissant ce chèque.
Remarque
Si vous utilisez le compte de petite caisse pour rendre de la monnaie aux clients, vous devrez faire un mini-audit à la fin de chaque journée. Commencez par le solde d’ouverture, les encaissements, les retraits par rapport aux transactions et l’encaissement final.
Créer un compte de petite caisse
Commencez par décider du montant d’argent dont vous aurez besoin chaque jour, à la fois pour rendre la monnaie aux clients et pour effectuer de petits paiements en espèces.
Gardez autant d’argent liquide que nécessaire dans votre tiroir-caisse, mais pas trop, afin que cela ne soit pas une tentation pour les employés ou les voleurs. Pour déterminer un montant maximum pour la petite caisse, tenez des registres des dépenses sur une période donnée, en utilisant par exemple un montant moyen pour chaque semaine. Vous aurez également besoin de ces documents à des fins fiscales.
Gardez une trace des transactions de petite caisse
Au début de chaque journée, gardez une trace du montant qui se trouve dans la petite caisse ou le tiroir. Au fur et à mesure que vous effectuez chaque paiement, vous aurez besoin de bordereaux de petite caisse ou d’une liste de transactions. Pour chaque transaction, enregistrez la date, le montant et à quoi elle sert.
Soyez aussi précis que possible, afin qu’il n’y ait aucun doute sur le fait que la transaction était liée à l’entreprise. Vous n’avez pas besoin de suivre les changements chaque jour. Mais à la fin de chaque journée, inscrivez le montant dans la petite caisse. La différence doit correspondre aux paiements en espèces effectués par les clients et au total des dépenses de petite caisse payées au tiroir-caisse.
Configurer des politiques de petite caisse
Avant de commencer à utiliser la petite caisse, ajoutez une section sur la politique de la petite caisse au manuel des politiques et procédures de vos employés. Incluez ces éléments dans la politique et réfléchissez à la manière dont vous pouvez réduire le risque de vol par les employés ou les clients.
- Combien devons-nous garder sur le compte ? Quel est le minimum (quand faut-il ajouter de l’argent ?) Quel compte faut-il utiliser pour reconstituer le compte ?
- Qui est chargé d’enregistrer les transactions ? Qui remet l’argent sur le compte ?
- Où est conservée la petite caisse ?
- Comment les transactions de petite caisse sont-elles enregistrées ? Où sont conservés les registres ? Qui est responsable de l’ajout des registres de petite caisse au système comptable de votre entreprise ?
Note
La petite caisse est facile à voler, alors assurez-vous de la protéger :
- Tâches distinctes, de sorte que la personne qui enregistre les transactions est différente de la personne qui entre les transactions dans votre système comptable.
- Conservez la petite caisse dans un endroit sûr, connu seulement d’une ou deux personnes.
- Effectuez des audits occasionnels pour vérifier que les transactions sont légitimes.
Petite caisse et impôts
La partie la plus importante d’un système de petite caisse est la documentation de chaque transaction. La documentation des transactions est la façon dont une entreprise documente ses dépenses professionnelles à des fins fiscales. En gardant une trace de toutes les transactions de petite caisse, aussi petites soient-elles, vous disposez de documents pour sauvegarder les déductions pour ces dépenses de petite entreprise.
Plus vos dépenses de petite caisse sont documentées, plus vos déductions sont importantes et plus votre facture de taxe professionnelle est faible.
