Les propriétaires d’entreprise gèrent souvent leur propre comptabilité pour de nombreuses raisons, notamment la peur de déléguer des informations financières sensibles, le désir d’un contrôle total et la maîtrise des coûts de personnel. Ces raisons, bien que certainement valables pour les startups et les petites entreprises, deviennent de moins en moins pratiques à mesure que votre entreprise se développe.
Délégation des tâches comptables
Certains propriétaires délèguent les tâches comptables à des membres de leur famille ou à du personnel de confiance, mais les entrepreneurs les plus prospères et les plus avisés apprennent rapidement que la comptabilité et les finances sont l’élément vital de l’entreprise et méritent une gestion professionnelle de la part de spécialistes financiers qualifiés. Les trois principaux postes de directeur financier dans la plupart des entreprises sont celui de comptable ou de comptable, de contrôleur et de directeur financier ou directeur financier.
En tant que propriétaire d’entreprise, vous pouvez assumer vous-même les tâches liées à ces postes ou les déléguer à un membre du personnel ou à un associé de confiance, mais à mesure que l’entreprise grandit, la plupart des propriétaires découvrent que l’embauche de professionnels génère de solides avantages en termes de rapport coût-valeur tout en permettant aux propriétaires de se concentrer sur les principales questions commerciales. Les résultats de l’embauche de professionnels comptables incluent, sans toutefois s’y limiter, les avantages commerciaux suivants :
- Réaliser des économies dans le processus de fabrication, les relations avec les fournisseurs, les opérations de bureau et la gestion des employés
- Économiser de l’argent sur les impôts
- Gérer un volume toujours croissant de paperasse interne et de rapports externes
- Concevoir un filet de sécurité financière en atténuant les risques grâce à une couverture d’assurance, une gestion des stocks, une diversification et des évaluations des menaces budgétaires
- Planification des extensions
- Gestion de la paie
- Rationaliser les opérations et maximiser les profits
- Éviter les amendes, les pénalités, les cotes de crédit inférieures et les frais d’intérêt résultant du non-respect des délais, du calcul inexact de la masse salariale, de l’oubli de payer les factures et du manque d’opportunités commerciales urgentes.
Adaptez l’aide financière à la taille de l’entreprise
La plupart des entreprises économisent de l’argent en embauchant du personnel financier professionnel pour gérer leurs opérations commerciales quotidiennes. Cependant, en fonction de la taille de votre entreprise, de votre secteur d’activité et d’autres facteurs, vous aurez peut-être simplement besoin d’un comptable à temps partiel ou d’un personnel financier complet comprenant un contrôleur et un directeur financier. Décider du personnel financier dont votre entreprise a réellement besoin est une décision complexe qui dépend de nombreux facteurs. Vos besoins évolueront presque certainement avec le temps, et si votre entreprise se développe avec succès, vous pourriez parcourir tous ces postes. Les sections suivantes détaillent ce que fait chaque professionnel et expliquent quand votre entreprise pourrait avoir besoin d’un ou plusieurs de ces spécialistes financiers :
Fonctions essentielles du comptable
La plupart des comptables travaillent de manière réactive en enregistrant ce qui a déjà été fait financièrement dans l’entreprise avec peu ou pas d’influence sur la stratégie commerciale. Les comptables travaillent sur une base transactionnelle et prennent rarement des décisions concernant les transactions commerciales futures. Un comptable talentueux peut expliquer vos options, tenir les registres et les rapports à jour, identifier les écarts dans les livres et recommander des idées de réduction des coûts, mais sa tâche principale consiste à faire la chronique de l’entreprise et de ses transactions financières et à compiler des rapports à partir de ces informations. Certaines des tâches quotidiennes typiques d’un comptable d’entreprise comprennent :
- Enregistrer les ventes, les dépenses, les comptes créditeurs et les comptes débiteurs
- Suivi des coûts des fournitures, des dépenses de bureau, du loyer, des services publics et d’autres coûts fixes et variables
- Gestion de la paie, des retenues d’impôt, des comptes de taxe de vente, des saisies-arrêts sur salaire et des retenues d’assurance
- S’assurer que les formulaires et documents essentiels sont remplis et stockés en toute sécurité
- Préparer des rapports quotidiens, hebdomadaires, mensuels, trimestriels et annuels pour la direction, les agences gouvernementales, les actionnaires, les employés et les parties prenantes
- Payer les factures à temps
- Rechercher des fournisseurs alternatifs et faire des comparaisons de coûts
- Identifier les domaines problématiques tels que le gaspillage, la mauvaise gestion, la fraude et le vol
- Suivi des matériaux, des fournitures, des stocks et des ressources humaines
- Préparer les impôts et les dépôts d’impôts quotidiens, mensuels ou trimestriels pour la ville, l’État, l’IRS, les agences de chômage et les compagnies d’assurance
- Gestion des assurances et des régimes de santé des entreprises et des employés
- Protéger les dossiers de l’entreprise
- Obtenir des estimations et trouver et payer les personnes chargées du service et des réparations
- Vérification des problèmes de conformité
- Gérer les problèmes de crédit client en interne et de crédit commercial avec les fournisseurs et prêteurs externes en externe
Savoir quand embaucher un comptable
La plupart des propriétaires d’entreprise, en particulier ceux qui ont un esprit d’entreprise, réussissent à gérer tous les aspects de leur entreprise, et la comptabilité est devenue plus facile grâce à tous les logiciels intuitifs disponibles. Il est tout à fait possible pour les propriétaires d’entreprise de tenir les livres, mais ce n’est pas nécessairement une bonne idée à mesure que l’entreprise se développe. Lorsque la paperasse commence à compromettre votre gestion du temps, votre satisfaction au travail ou votre efficacité, il est temps d’envisager l’embauche d’un comptable. Vous n’aurez peut-être pas besoin d’embaucher un travailleur à temps plein et pourrez même externaliser tout ou partie du travail comptable tel que la paie. L’embauche d’un comptable est logique si l’une des conditions suivantes s’applique à vous et à votre entreprise :
- Vous ne comprenez pas vraiment la comptabilité mais faites confiance au logiciel pour vous dire tout ce que vous devez savoir.
- Vous n’êtes pas familier avec le code des impôts et les stratégies d’évitement fiscal.
- Votre entreprise connaît une croissance rapide en peu de temps.
- Les investisseurs, les prêteurs ou les actionnaires veulent des rapports préparés par des professionnels.
- Vous passez plus de temps à faire les livres qu’à générer des ventes ou de nouvelles affaires.
- Vous envisagez de vous développer dans une autre région, secteur ou gamme de produits.
- Vous souhaitez acheter, vendre ou échanger des actifs.
- Vous avez été informé que vos livres vont être audités.
L’embauche d’un comptable ne doit pas nécessairement être un processus pénible, car vous pouvez commencer par confier le travail à un cabinet comptable professionnel. C’est une stratégie particulièrement efficace si vous n’êtes pas familier avec la comptabilité, l’embauche d’un comptable ou la sélection de comptables ou de candidats à des emplois financiers.
Quand envisager un contrôleur
Les contrôleurs, parfois appelés contrôleurs, supervisent les comptables, les directeurs fiscaux, les gestionnaires de crédit et d’autres membres du personnel comptable tout en relevant directement du directeur financier, du PDG ou du propriétaire de l’entreprise. Dans les petites entreprises, un contrôleur peut être le seul expert-comptable de l’entreprise ou superviser une équipe de comptables. Beaucoup de ces professionnels gèrent leurs tâches avec l’aide d’un commis, d’un comptable ou d’un adjoint administratif.
Un contrôleur est le chef comptable de l’entreprise et est responsable de la préparation des états financiers, des plans d’affaires, des budgets, des taxes, des certifications de conformité et des projets spéciaux tels que la planification de stratégies commerciales à court et à long terme, les acquisitions d’entreprises, les ventes d’actifs, les fusions d’entreprises et l’obtention de financements ou d’investisseurs. Considérés comme un responsable financier de niveau intermédiaire, les contrôleurs exercent généralement les fonctions suivantes :
- Gérer le personnel financier.
- Signer les chèques et assumer la responsabilité fiduciaire des opérations de l’entreprise.
- Signez les rapports et documents financiers.
- Établir les politiques et procédures financières de l’entreprise.
- Créer des rapports pour examen interne.
- Gérer les politiques d’assurance et de gestion des risques.
- Protéger les actifs de l’entreprise.
- Préparer, suivre et mettre à jour les budgets.
- Diriger les préparatifs des offres publiques.
- Conseiller les propriétaires et les dirigeants sur les marchés financiers, les tendances et les meilleures pratiques.
- Élaborer des stratégies fiscales proactives.
- Choisir et administrer un logiciel de comptabilité.
- Poursuivez les collections.
- Gérer les problèmes de ressources humaines tels que la tenue des dossiers des employés.
- Éduquer le personnel sur les avantages sociaux et les responsabilités professionnelles.
Signes que votre entreprise a besoin d’un contrôleur
Plus votre entreprise se développe, plus vous aurez probablement besoin de plus qu’un simple comptable. Si vous avez des actionnaires ou un conseil d’administration composé de personnes qui ne sont pas des amis, des associés proches ou des membres de la famille que vous avez nommés, l’embauche d’un contrôleur est une bonne pratique commerciale qui protège votre entreprise et vos actifs. En général, un contrôleur se concentre sur la comptabilité tandis qu’un directeur financier se concentre sur la finance stratégique.
À mesure que les parties prenantes de l’entreprise se développent, un contrôleur fournit des rapports de gestion tactiques et supervise le personnel sur les questions comptables, tandis que le directeur financier s’occupe de la planification financière et assume la responsabilité du contrôleur et de l’équipe comptable. La plupart des petites entreprises ne peuvent pas se permettre d’embaucher un contrôleur à temps plein, mais à mesure que l’entreprise se développe, vous ne pouvez pas vous permettre de fonctionner sans contrôleur, même s’il travaille à temps partiel ou en tant que consultant.
Quand embaucher un directeur financier
Les directeurs financiers (CFO) travaillent au-delà des limites strictes en participant à toutes les décisions commerciales et en défendant les meilleurs intérêts financiers de l’organisation. Comme le sait tout entrepreneur ou propriétaire d’entreprise chevronné, des évaluations financières strictes ne sont que l’un des objectifs commerciaux d’une entreprise prospère. Les initiatives qui génèrent des bénéfices importants pourraient facilement affaiblir l’entreprise avec des clients qui n’aiment pas payer des prix élevés pour des produits de qualité inférieure ou des clients fidèles qui accordent une plus grande valeur aux objectifs, aux principes, à l’engagement environnemental ou aux techniques d’exploitation de l’entreprise.
Les meilleurs directeurs financiers évaluent non seulement les coûts liés à l’activité commerciale, mais également les risques et les menaces que toute entreprise peut générer. En tant que dirigeants d’entreprise de haut rang, les directeurs financiers travaillent avec les propriétaires, les conseils d’administration, la haute direction et d’autres parties prenantes clés et jouent un rôle essentiel dans la recherche et le développement, la surveillance de l’entreprise, la conformité réglementaire et les opérations quotidiennes. Les autres tâches du directeur financier comprennent :
- Piloter une entreprise à travers des fusions, des acquisitions, des offres publiques et des changements dans la structure et les opérations de l’entreprise
- Gérer des expansions commerciales majeures sur de nouveaux marchés
- Plaider en faveur de pratiques financières saines lors de prises de décisions complexes
- Gérer les actifs et les relations financières avec plusieurs parties prenantes
- Rationalisation des opérations
- Évaluation et gestion des risques financiers
- Planification des objectifs financiers à court et à long terme
- Interpréter les données de marché à partir de plusieurs indicateurs financiers et tendances commerciales
- Comprendre les raisons pour lesquelles les marchés commerciaux se comportent comme ils le font
- Déterminer comment investir les actifs de l’entreprise
- Prévoir les tendances du marché et comment l’entreprise peut en tirer parti
Chaque partie de l’entreprise s’appuie fortement sur les fonctions combinées de son CFO : supervision du contrôle, gestion de la trésorerie et planification et prévision sur les questions financières critiques.
Des besoins exigeants en matière de gestion financière
Les petites et moyennes entreprises ont des besoins en matière de tenue de livres et de comptabilité qui évoluent à mesure que leurs activités se développent. Les propriétaires ou les membres désignés de l’équipe gèrent souvent la comptabilité des petites entreprises et des entreprises en démarrage à l’aide d’un logiciel de comptabilité. Cependant, la plupart des entreprises finissent par déterminer que l’embauche de comptables professionnels – à temps plein ou à temps partiel, en interne ou en sous-traitance – libère le personnel pour les tâches principales de l’entreprise et favorise une plus grande précision, une meilleure conformité et une meilleure surveillance. Le bon comptable veille à ce que les rapports soient déposés à temps et aide les entreprises à identifier les stratégies de réduction des coûts, la fraude, le vol et le gaspillage.
À mesure que votre entreprise se développe et que votre temps se multiplie, vous constaterez peut-être que vous avez besoin d’un personnel financier supervisé par un contrôleur ou un directeur financier pour gérer les finances de plus en plus sophistiquées de l’entreprise. Vos options incluent l’embauche de personnel interne à temps plein ou l’externalisation de la tenue de livres et des tâches financières à un service comptable professionnel chevronné. Les deux options sont des moyens tout aussi valables de renforcer la solidité financière de votre entreprise, mais de nombreuses petites et moyennes entreprises bénéficient des avantages de l’embauche de conseillers au besoin pour éviter les coûts élevés liés à l’emploi de professionnels à temps plein.
