Utiliser le format de lettre commercial approprié dans vos communications professionnelles transmet un sentiment de professionnalisme et peut faire la bonne première impression auprès d’un nouveau contact professionnel. Avec un logiciel de traitement de texte, il est assez simple de créer une lettre avec le bon format.
Quatre formats
Aux États-Unis, les lettres commerciales peuvent en réalité suivre l’un des quatre formats de lettre courants. Les quatre formats sont acceptables, mais le bloc est le plus courant.
Format de la lettre majuscule :Le format de lettre majuscule commun a tout le texte au ras de la marge gauche. Les paragraphes sont à double interligne et toutes les lignes de texte sont à simple interligne. Les marges correspondent à un paramètre de traitement de texte standard d’un pouce.
Format alternatif de lettre majuscule :Le format alternatif des lettres majuscules déplace l’adresse de retour, la date, la clôture, la signature, le nom et le titre vers le côté droit de la page.
Format de lettre semi-bloc :La seule différence entre semi-bloc et bloc est que la première ligne de chaque paragraphe est indentée en semi-bloc.
Format de lettre simplifié :Ce format reprend les mêmes propriétés de la lettre majuscule à une exception près : le salut ou la formule de salutation est éliminé. C’est un format utile lorsque vous ne savez pas si le sexe du destinataire est un homme ou une femme.
Sections d’une lettre commerciale
- Adresse de retour:Si vous avez du papier à en-tête d’entreprise, vous pouvez ignorer cette section. Incluez votre adresse professionnelle complète et le nom légal correct de votre entreprise. Vous pouvez également inclure votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone.
- Date:Suivez le format mois-jour-année (par opposition au format jour-mois-année qui prévaut en Europe). Faites en sorte que votre date soit à jour par rapport à la date d’envoi réelle de la lettre.
- Nom et adresse du destinataire :Incluez le nom complet et l’adresse de la personne à qui vous envoyez la lettre. Le titre du destinataire peut également être ajouté.
- Salutation:Pour le message d’accueil, utilisez « Cher » suivi de 1) le nom complet de la personne ou 2) M. ou Mme et son nom de famille. Terminez le message d’accueil par deux points.
- Sujet:Indiquer clairement le sujet de la lettre aide votre destinataire à déterminer rapidement le contexte de la lettre.
- Corps:Le corps de votre lettre doit commencer par une introduction générale de qui vous êtes et du but de la lettre. D’autres paragraphes fourniront des détails relatifs à l’objet de la lettre. Fermez le corps avec un appel à l’action : une phrase encourageant le destinataire à faire ce que vous voulez qu’il fasse. Chaque lettre commerciale doit être concise, en tenant compte du temps limité de votre lecteur.
- Clôture:Ici, vous pouvez choisir n’importe quelle option formelle telle que « Meilleures salutations » ou « Cordialement ».
- Signature:Signez votre nom avec le même nom que celui que vous utilisez dans la lettre.
- Nom et titre :Incluez votre nom complet et votre titre de poste.
- Pièces jointes et cc :Si vous envoyez des documents supplémentaires, écrivez « Pièces jointes : » suivi des descriptions de ces documents. Si au moins une autre personne reçoit également une copie de la lettre, incluez cc : (pourcopie carbone, une référence à une ancienne méthode de copie de lettres sur papier carbone) et indiquez le(s) nom(s) du ou des autres destinataires.
Vous pouvez quelque peu simplifier le processus de création d’une lettre commerciale en utilisant votre programme de traitement de texte. Dans Microsoft Word, cliquez sur Fichier et sélectionnez Nouveau à partir du modèle…, faites défiler vers le bas et double-cliquez sur Lettre commerciale. Vous devrez ajouter manuellement certains des éléments ci-dessus si vous choisissez de les utiliser.
