Une demande de proposition, parfois appelée RFP ou RFQ (“demande de devis”), est un document qu’une entreprise émet lorsqu’elle souhaite acheter un produit et qu’elle souhaite mettre ses spécifications à la disposition du public. C’est généralement le cas lorsque plusieurs entreprises soumissionnent pour les travaux et que l’appel d’offres invite à des prix plus compétitifs. Mais si vous ne préparez pas correctement l’appel d’offres, vos efforts pourraient produire des offres qui sont une perte de temps, ou pire, aucune offre du tout. Voici comment créer un appel d’offres pour garantir les meilleurs résultats.
Difficulté:Moyenne
Temps requis :Plusieurs jours
Faites vos devoirs
Déterminez ce dont vous avez besoin, ce que vous voulez et ce qui est possible avant de commencer à rédiger votre appel d’offres. Ne lancez pas d’appel d’offres pour une machine capable de produire 1 500 widgets par heure si vous n’en avez jamais vendu plus de 25 par mois. Cela ne sert à rien de lancer un appel d’offres pour une voiture de grande puissance lorsqu’un messager peut traverser la circulation tout aussi rapidement à vélo.
Faites la distinction entre vos besoins et vos désirs
Si vous souhaitez acheter une application capable de transmettre des images entre le siège social et vos camionnettes sur le chantier, vous pouvez spécifier le nombre d’images dont vous avez besoin par seconde, la taille maximale des images dont vous avez besoin et la résolution nécessaire. Même s’il peut être agréable d’avoir ces images en couleur, décidez si cela est vraiment nécessaire. Si vous avez vraiment besoin d’un contenu spécifique, utilisez des mots tels que “volonté”, “doit” et “doit”. Cela indique que ce sont les exigences. Les spécifications qui ne sont que des “désirs” doivent être identifiées par des mots tels que “peut”, “peut” et “facultatif”.
Décidez à quoi ressemblera le gagnant
Les propositions que vous recevrez en réponse à votre appel d’offres seront différentes. Chaque entreprise répondante aura des forces et des faiblesses différentes. Certains se concentreront sur le coût le plus bas. D’autres se concentreront sur la meilleure qualité. Et d’autres proposeront un ensemble complet de fonctionnalités. Décidez dès le départ de ce que vous recherchez : le coût le plus bas, la livraison la plus rapide ou une combinaison des deux.
Organiser le document
Tout ce que vous écrivez pour les affaires doit faire l’objet de beaucoup de réflexion et doit être organisé. Un aperçu est un bon point de départ. Au minimum, vous aurez besoin de sections pour une introduction, les exigences, les critères de sélection, les délais et les processus. Beaucoup de ces sections comporteront des sous-sections.
Écrivez l’introduction
C’est ici que vous expliquerez aux soumissionnaires potentiels pourquoi vous publiez l’appel d’offres et ce que vous espérez obtenir en le faisant. L’introduction peut également inclure un résumé des points clés extraits des autres sections, y compris la date d’échéance. L’introduction d’un appel d’offres pour un système de transmission d’images pourrait ressembler à ceci : “La société XYZ demande des propositions pour un système hautement fiable et facile à utiliser, capable de transmettre des images du bureau principal aux camionnettes n’importe où dans la zone métropolitaine. Les offres recevables doivent être reçues avant le lundi 5 mars 2007, à 8 h PST. “
Expliquer les exigences
Cette section est l’une des plus importantes et prend généralement le plus de temps. Vous devrez préciser la taille et la clarté des images à transmettre ainsi que la vitesse nécessaire. Soyez précis, mais ne dites pas aux soumissionnaires comment vous souhaitez que le travail soit accompli, à moins que cela ne soit essentiel. Vous souhaiterez peut-être diviser cette partie en sous-sections. Par exemple (a) la taille et la qualité de l’image (b) la transmission, qui peut inclure à la fois la vitesse souhaitée et toutes les exigences garantissant la sécurité de la transmission (c) les options souhaitées, où vous pouvez répertorier la couleur comme option souhaitable.
Critères de sélection
C’est ici que vous indiquez aux enchérisseurs comment vous sélectionnerez l’enchère gagnante. Vous pouvez en divulguer autant ou aussi peu que vous le souhaitez. C’est une bonne idée d’inclure une phrase telle que : “Le soumissionnaire retenu, le cas échéant, sera sélectionné uniquement par le jugement de la société XYZ”. Vous souhaiterez peut-être créer une feuille de calcul qui attribue à chaque offre une certaine plage de points dans chaque catégorie. Ensuite, demandez à une équipe de choisir la meilleure offre parmi celles ayant obtenu les trois meilleurs scores.
Chronologies
Cette section indique aux entreprises à quelle vitesse elles doivent agir et combien de temps le processus devrait prendre. Soyez raisonnable lorsque vous fixez vos délais. Ne demandez pas de propositions pour des systèmes complexes, puis donnez aux soumissionnaires quelques jours seulement pour répondre. Prévoyez plus de temps pour préparer une offre si votre appel d’offres est volumineux, si l’achat souhaité est complexe ou si vous avez besoin d’une réponse très détaillée. C’est également ici que vous pouvez indiquer aux soumissionnaires combien de temps prendra le processus d’évaluation lorsqu’ils seront notifiés s’ils réussissent, et combien de temps ils doivent livrer ce qu’ils ont promis.
Processus
Utilisez cette section pour expliquer comment le processus fonctionnera : depuis l’envoi de la demande de propositions jusqu’à l’attribution du contrat et quand les travaux commenceront. Cette section pourrait indiquer : “Les offres doivent être soumises à la date spécifiée à l’étape 8 ci-dessus. Toutes les offres seront examinées pour s’assurer qu’elles répondent à toutes les exigences et sont conformes. Toutes les offres recevables seront notées dans X catégories (vous pouvez nommer les catégories si vous le souhaitez) et les trois meilleures offres seront évaluées par l’équipe de proposition pour sélectionner le soumissionnaire retenu et un remplaçant. Les négociations avec le soumissionnaire retenu devraient aboutir à l’attribution du contrat dans un délai de deux semaines.”
Décidez comment envoyer la demande de propositions
La plupart des demandes de propositions sont envoyées par courrier, mais ce n’est pas obligatoire. Vous pouvez envoyer un appel d’offres par e-mail ou le publier sur le site Web de votre entreprise. Assurez-vous simplement de spécifier le nom (ou le numéro d’offre) que les soumissionnaires doivent utiliser pour identifier l’appel d’offres auquel ils répondent.
Décidez qui recevra la demande de propositions
Vous avez peut-être déjà identifié les fournisseurs auprès desquels vous souhaitez acheter. Votre entreprise peut même avoir une liste de fournisseurs acceptables. Sinon, vous pouvez trouver des fournisseurs potentiels via votre réseau professionnel, en effectuant une recherche en ligne ou en demandant leurs recommandations à des fournisseurs de confiance d’autres matériaux. Ne limitez pas votre liste de destinataires de votre appel d’offres aux seules grandes entreprises ou fournisseurs établis. Vous trouverez peut-être de meilleures idées et des prix encore plus intéressants auprès de petits fournisseurs qui sont souvent plus désireux de remporter votre marché.
Avertir le gagnant
Une fois que vous avez terminé toutes les étapes ci-dessus, il est temps de franchir le pas et d’informer l’appel d’offres gagnant qu’il est temps d’aller de l’avant avec le projet.
