Comment gérer les biens non réclamés

Vous pouvez avoir des dettes (chèques non réclamés) que vous ne pouvez pas envoyer à un fournisseur, des paiements en trop à un client, un chèque de paie non réclamé par un employé ou d’autres biens appartenant à quelqu’un d’autre mais que votre entreprise a en sa possession et vous ne savez pas comment transmettre ces biens à la personne qui en est propriétaire.

Il est important de noter que les lois relatives aux biens non réclamés (y compris les chèques de paie) sont réglementées par chaque État. Les réglementations sont celles de l’État dans lequel se trouve le bénéficiaire, et non de l’État dans lequel se trouve votre entreprise.

Si votre entreprise se trouve dans une situation où vous ne parvenez pas à trouver le propriétaire d’un bien non réclamé, vous devez faire deux choses :

Faites tous les efforts raisonnables pour trouver le destinataire du paiement afin de pouvoir lui remettre l’argent.
Si vous ne parvenez pas à trouver le destinataire dans un délai raisonnable, vous devez signaler le défaut de paiement à votre État et verser l’argent à l’État afin qu’il soit disponible pour le destinataire ultérieurement.

Supposons que vous ayez payé un employé qui a quitté votre entreprise et qui n’a pas encaissé son salaire. Vous avez l’argent sur le compte de paie de votre entreprise, mais n’oubliez pas qu’il ne vous appartient pas. Les biens non réclamés sont considérés comme un passif à des fins comptables ; c’est-à-dire qu’il s’agit d’un bien que vous détenez mais qui n’est pas la propriété de votre entreprise.

Votre entreprise a deux responsabilités en ce qui concerne les biens non réclamés : (1) déclarer et payer les actifs non réclamés à l’État approprié, et (2) s’assurer que l’entreprise reflète correctement le passif dans son bilan.

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Biens non réclamés et tenue de livres de votre entreprise

À des fins de comptabilité, lorsque vous atteignez le point où vous devez déclarer le chèque non réclamé à votre État, vous voudrez peut-être envisager d’annuler le chèque et de placer le montant sur un compte séquestre.

Cela permettra de garantir que les fonds ne sont pas dépensés accidentellement. Vous devriez avoir déjà payé les impôts sur l’emploi sur ce montant. Conservez tous les dossiers concernant ce bénéficiaire ou cet employé et assurez-vous de continuer à essayer de contacter cette personne régulièrement.

Déclaration et paiement à l’État

Le principe d’escheat (prononcé “es-cheat” comme il y paraît) régit ici. Escheat signifie « remise » et est basé sur une doctrine de common law qui exige que les biens non réclamés soient restitués (restitués) à l’État, et non conservés par la personne qui les possède. L’idée est que la propriété ne vous appartient pas et que l’État dispose de plus de ressources pour retrouver l’individu ou l’entreprise qui en est propriétaire.

Si aucun propriétaire n’est trouvé, l’État conserve la propriété. Les types de biens qui pourraient être applicables sont les chèques (y compris les chèques de paie), les fonds bloqués, les trop-payés des clients, les comptes créditeurs que vous ne pouvez pas payer aux fournisseurs, les chèques de paie et les chèques de commission.

Lois des États sur les biens non réclamés

Tous les États ont des lois en déshérence décrivant les délais et les procédures. Les lois des États incluent généralement ces étapes :

L’État précise une période de temps sans contact concernant la propriété.
Ensuite, chaque année, il y a une période pour tenter de localiser les propriétaires, en envoyant des lettres de diligence raisonnable à la dernière adresse connue. Il serait bon d’envoyer ces lettres par courrier certifié ou par « accusé de réception demandé », afin que vous ayez une trace de vos tentatives de contact avec la personne ou l’entreprise.
Passé ce délai dans l’année, vous devez présenter un rapport à l’État et payer les sommes dues aux propriétaires que vous n’avez pas pu contacter.

Remarque
L’Association nationale des administrateurs de biens non réclamés (NAUPA) dispose d’une page Web contenant des liens vers des sites Web d’État.
Vous pouvez également effectuer une recherche par le nom de votre état et le mot « déshérence ». Par exemple, recherchez « lois de déshérence [de l’État] ». Vous pouvez consulter le site Web de votre trésorier d’État, du ministère du Revenu ou de l’agence fiscale pour trouver des informations. N’oubliez pas que chaque État a des exigences différentes.

Chèques de paie non réclamés

Les chèques de paie non réclamés sont également soumis aux lois de déshérence en tant que biens non réclamés. Les lois de l’État dans lequel le salarié a travaillé pour la dernière fois s’appliquent. Si vous avez un chèque de paie pour un ancien employé ou un employé qui n’a pas été réclamé depuis un certain temps, vous devez suivre le même calendrier de déclaration de l’État que pour les autres biens.

Comptabilisation des biens non réclamés

La comptabilisation des biens non réclamés varie en fonction de la probabilité que les biens soient réclamés. Selon le Journal of Accountancy, dans de nombreux cas, il est préférable de reconnaître la perte, d’un point de vue comptable, avant même de la remettre à l’État. Parlez à votre conseiller fiscal avant la fin de l’année pour discuter de votre liste de biens potentiels non réclamés.