Frais de conduite professionnelle : qu’est-ce qui est déductible ?

Les employés et les propriétaires d’entreprise peuvent-ils déduire les dépenses liées à la conduite de leur entreprise ?

La conduite professionnelle est une activité commerciale légitime. Si un propriétaire d’entreprise conduit à des fins professionnelles, les frais de conduite sont déductibles. Si l’entreprise paie les frais de déplacement de ses employés, ces frais sont également déductibles pour l’entreprise. 

Pour les propriétaires d’entreprise :La façon dont vous incluez ces dépenses de conduite professionnelle dans votre déclaration de revenus professionnelle dépend de votre type d’entreprise et du type de déclaration de revenus que votre entreprise produit. La plupart des propriétaires de petites entreprises utilisent l’annexe C pour déclarer les bénéfices et les pertes de leur entreprise.

Pour les salariés :Les employés qui ont des dépenses de conduite professionnelle qui ne sont pas remboursées par leur employeur peuvent avoir la possibilité de déduire ces dépenses. Ils sont inscrits sur votre déclaration de revenus professionnelle en tant que dépenses professionnelles non remboursées des salariés. La loi fiscale de 2018 a modifié la façon dont les dépenses détaillées telles que celles-ci sont indiquées sur votre déclaration de revenus, alors assurez-vous de vérifier auprès de votre fiscaliste. 

Comment calculer les frais kilométriques – allocation standard ou dépenses réelles ?

Les dépenses de conduite professionnelle peuvent être calculées de deux manières : 

• UNdépenses réelles, en gardant une trace de toutes les dépenses déductibles liées à la conduite professionnelle, ou
• Une déduction forfaitaire. Cette déduction est déterminée en multipliant le taux kilométrique standard par le nombre de kilomètres professionnels parcourus. 

La question de savoir comment calculer le kilométrage à l’aide de la déduction kilométrique standard de l’IRS ou comment enregistrer les dépenses réelles liées à l’utilisation professionnelle de votre voiture/camion ne peut être décidée qu’au cas par cas. (La déduction kilométrique standard change chaque année.)

Vous pouvez calculer le kilométrage en utilisant les deux méthodes pour voir laquelle vous convient le mieux, mais sachez qu’il existe certaines restrictions. Par exemple, si vous souhaitez pouvoir utiliser la déduction forfaitaire dans les années à venir, vous devez l’utiliser la première année de votre entreprise.

Votre entreprise ne peut pas utiliser la déduction kilométrique standard pour plus de quatre véhicules loués ou pour les véhicules sur lesquels vous avez bénéficié d’une déduction en vertu de l’article 179 ou utilisé la comptabilité MACRS. 

Puis-je déduire les dépenses liées aux déplacements aller-retour vers mon entreprise ?

Vous ne pouvez pas déduire les dépenses liées aux déplacements aller-retour entre votre domicile et votre entreprise.  

Si vous faites des allers-retours pour vous rendre au travail, peu importe que vous soyez propriétaire d’entreprise ou employé : les dépenses restent des frais de déplacement et elles ne sont pas déductibles. 

Vous ne pouvez pas déduire les frais de déplacement, quelle que soit la distance entre votre domicile et votre lieu de travail. Considérez les choses de cette façon : tout le monde doit se rendre au travail, les employés et les propriétaires d’entreprise ; cette dépense ne fait donc pas partie de vos dépenses professionnelles. 

Quels registres dois-je conserver pour les dépenses de voiture/camion ?

L’IRS surveille de très près les dépenses de voyage, de divertissement et de voiture/camion pour s’assurer qu’elles sont réellement liées à l’entreprise et non à un usage personnel. 

Pour prouver vos dépenses professionnelles, vous devez conserver des registres contemporains. Autrement dit, les enregistrements sont créés au moment de l’événement commercial. 

Ces dossiers doivent comprendre : 

• Date et lieu de la dépense, 
• Montant de la dépense, et 
• Objet commercial (une brève description)

Quelles dépenses de voiture/camion sont déductibles dans une entreprise à domicile ?

Si vous possédez une entreprise à domicile que vous conduisez à des fins professionnelles, vous pourrez peut-être déduire les frais de déplacement de votre domicile jusqu’à vos lieux d’affaires.

Tout d’abord, vous devez être en mesure de prouver que votre domicile est votre principal lieu d’activité. Dans cette situation, votre maison est votre entreprise, donc techniquement, vous ne faites pas la navette. Vérifiez auprès de votre fiscaliste à ce sujet. 

Ensuite, vous devrez tenir un bon registre de ces dépenses de conduite, comme indiqué ci-dessus. 

Dois-je louer ou acheter une voiture pour mon usage professionnel ?

C’est une question complexe car de nombreuses variables sont impliquées, notamment la durée du bail, les kilomètres parcourus, les taxes de vente et l’amortissement. Apprenez-en davantage sur les facteurs liés à la location d’une voiture à des fins professionnelles pour voir si cela vous convient le mieux. Bien entendu, vous devriez consulter votre conseiller fiscal avant de prendre une décision.

Puis-je déduire les frais de publicité pour l’utilisation de ma voiture ?

Cette question devrait figurer en tête de liste car c’est la question la plus fréquemment posée sur l’utilisation professionnelle des voitures. Vous souhaitez mettre une annonce sur votre voiture et bénéficier d’une déduction pour la conduite, à titre de frais publicitaires. La réponse courte : Vous pouvez déduire les frais de mise en place d’une publicité sur votre voiture (frais de peinture, etc.), mais vous ne pouvez pas déduire les frais de déplacement autour de cette publicité.