L’examen du rapport chronologique de vos comptes clients au moins une fois par mois, et idéalement plus souvent, peut vous aider à garantir que vos clients vous paient. Il vous indique au moins où ils se trouvent afin que vous puissiez prendre des mesures pour les récupérer si nécessaire.
Les comptes clients expliqués
Les comptes clients, parfois appelés « créances » ou « A/R », sont les montants dus à une entreprise par ses clients. Vous pourriez les considérer comme des « paiements dus à mon entreprise ».
Les créances sont considérées comme un actif commercial car elles ont de la valeur. Il s’agit du montant total dû à votre entreprise. Ils occupent une place importante dans la liste des actifs car ils peuvent être convertis en espèces. Dès qu’ils sont payés, ils deviennent du cash.
Certaines entreprises qui utilisent des espèces ou qui dépendent fortement d’un client qui utilise des cartes de crédit n’ont aucune créance. Mais si vous facturez vos clients et si vous leur proposez des conditions telles que le paiement sur une certaine période, vous souhaiterez pouvoir générer un rapport chronologique des comptes clients afin de voir combien est dû par chacun d’eux.
Méthode comptable et créances
Vous utilisez probablement la méthode de comptabilité d’exercice plutôt que la comptabilité de caisse si votre entreprise compte un bon nombre de clients qui ne paient pas immédiatement. cette méthode comptable est utilisée pour faire correspondre les revenus et les dépenses de la bonne année. Avec la comptabilité d’exercice, vous pouvez inclure un montant à recevoir dans le revenu brut de l’année fiscale si vous pouvez établir votre droit à recevoir l’argent et le montant, avec une facture, par exemple.
Remarque
En comptabilité d’exercice, si vous facturez à un client 500 $ pour un travail effectué en décembre, vous comptez ces 500 $ comme revenu en décembre, même si vous n’avez pas encore reçu l’argent.
Le processus de collecte d’argent auprès des clients de ce type d’entreprise commence généralement par une facture : une facture adressée au client. La facture indique le montant dû et la date d’échéance, y compris les modalités de paiement. Les conditions de paiement incluent parfois un escompte pour paiement anticipé. Il peut également indiquer les conditions et les frais de prolongation du délai de paiement.
Rapport chronologique des comptes clients
L’ancienneté des comptes clients, parfois appelée rapprochement des comptes clients, est le processus de catégorisation de tous les montants dus par tous vos clients, y compris la durée pendant laquelle les montants sont restés impayés et impayés. Vous « vieillissez » ces informations. Le rapport chronologique est utilisé pour recouvrer les dettes et établir un crédit.
Les catégories standard pour ce type de rapport comprennent :
- Actuel : À payer immédiatement
- 1 à 30 jours : À payer dans les 30 prochains jours
- 31 à 60 jours : Un mois de retard
- 61 à 90 jours : Deux mois de retard
- 91 jours et plus : plus de deux mois de retard
Si un client a plusieurs factures encourues à des moments différents, le rapport indiquera le montant dû et à quelle heure. Par exemple, un rapport chronologique des créances pour JR’s Delicatessen pourrait ressembler à ceci :
- 230 $ 30 jours
- 120 $ 60 jours
- 390 $ Sur 90 jours.
L’objectif de cette chronologie des comptes clients est de vous montrer quelles créances doivent être traitées de manière plus urgente car elles sont en retard depuis plus longtemps. Ce rapport est standard avec la plupart des logiciels de comptabilité d’entreprise, y compris les systèmes en ligne.
Importance d’un rapport chronologique des comptes clients
La règle numéro un en matière de recouvrement de créances est que plus une dette est due depuis longtemps, moins il est probable que vous puissiez la recouvrer. Connaître vos clients et leurs dettes est essentiel pour pouvoir les recouvrer.
Comment utiliser un rapport chronologique des comptes clients
Examinez d’abord les sommes les plus importantes dues par tous les clients. Ces montants sont-ils actuels ? Sont-ils 30 jours ? Ou ces factures sont-elles impayées depuis 120 jours ou plus ?
Considérez le principe 80/20 (parfois appelé principe de Pareto) qui dit qu’environ 80 % des problèmes sont causés par 20 % du groupe. Si vous vous concentrez sur les 20 %, les clients ayant les soldes les plus élevés, vous maximisez vos collections. Cela vous apportera le rendement le plus élevé. Déterminez comment vous allez gérer chacune de ces grosses factures, puis rédigez un plan et demandez à votre responsable des comptes clients de commencer à travailler.
Amener les clients aux collections
Maintenant, regardez ces factures qui sont dues depuis longtemps. Déterminez si vous êtes prêt à amener chacun de ces clients à l’étape suivante du processus de recouvrement, en envoyant les comptes à une agence de recouvrement ou en intentant une action devant la Cour des petites créances. Vous savez peut-être que la femme d’un client est atteinte d’un cancer en phase terminale et vous pourriez donc décider de ne pas poursuivre cette personne en justice. C’est votre entreprise, vous décidez donc.
Enfin, utilisez votre système de recouvrement pour déterminer comment vous contacterez tous les clients dont les factures sont en retard de 30 jours ou plus. Laissez-vous guider par le système, mais n’hésitez pas à faire des exceptions.
Avant de tenter de poursuivre quelqu’un en justice pour une créance irrécouvrable, soyez conscient du délai de prescription de votre État en matière de recouvrement. Cette période varie selon les États.
La période moyenne de collecte
Vous souhaiterez peut-être également calculer un ratio d’analyse commerciale appelé « période de collecte moyenne ». Ce calcul montre le nombre de jours, en moyenne, qu’il faut pour collecter les ventes de votre entreprise. Vous pouvez voir si ce ratio augmente avec le temps, ce qui prend beaucoup de temps à collecter.
La formule pour la période moyenne de collecte est la suivante :
Remarque
Jours de la période x Comptes clients moyens divisés par Ventes nettes à crédit – Jours jusqu’au recouvrement.
Et si vous ne pouvez pas collecter ?
Vous pourrez peut-être demander une déduction pour créances douteuses dans votre déclaration de revenus professionnelle si vous ne parvenez pas à recouvrer une créance. Pour ce faire, vous devez utiliser la méthode de comptabilité d’exercice.
Avant
Si vous travaillez à améliorer votre taux de recouvrement à l’aide du rapport chronologique des comptes clients et d’autres outils d’analyse financière tels que la période de recouvrement moyenne, vous pouvez améliorer les paiements et disposer de plus de liquidités dans votre entreprise. Utilisez le processus de recouvrement que vous avez mis en place et rappelez-vous toujours la règle n°1.
