Les registres d’entreprise sont les registres qu’une société américaine doit conserver pour montrer qu’elle fonctionne de la manière requise par l’Internal Revenue Service et les lois de l’État dans lequel l’entreprise est constituée (constituée en tant que personne morale).
Qu’est-ce que le livre des registres d’entreprise ?
Certaines sociétés disposent d’un « livre » de registres d’entreprise qui comprend tous les documents requis. Dans d’autres cas, les dossiers de l’entreprise sont conservés en ligne ou dans un classeur. Les dossiers doivent être regroupés au même endroit et disponibles si l’Internal Revenue Service audite votre société.
Vous pouvez également conserver les dossiers de votre entreprise « dans le cloud », mais ces dossiers peuvent inclure des informations confidentielles et des processus propriétaires, alors assurez-vous que votre serveur est sécurisé. Susan Ward, experte en petites entreprises au Canada, a un excellent article sur la gestion des documents qui pourrait vous aider dans ce projet.
Pourquoi les dossiers d’entreprise sont nécessaires
Les registres de l’entreprise sont nécessaires pour montrer que la société fonctionne correctement, comme l’exige l’Internal Revenue Service, pour montrer que la société est une entité distincte et pour maintenir la protection de l’entreprise contre toute responsabilité.
Comment ils sont créés
Les dossiers d’entreprise sont générés par le conseil d’administration de votre société. Le conseil crée des documents tels que les statuts constitutifs et les rapports annuels de votre société. Le conseil crée et édite également des documents tels que des motions et des procès-verbaux lors des réunions du conseil.
Le secrétaire corporatif est généralement désigné pour conserver tous les registres corporatifs. Bien entendu, tous les enregistrements doivent être signés et toutes les actions entreprises doivent être documentées. Si la société possède des actions, le secrétaire général (généralement le bureau de cette personne) tient les registres de propriété des actions. Le secrétaire général procède également au constat à chaque réunion du conseil d’administration des membres présents et absents.
Résolutions du conseil d’administration
Les conseils d’administration approuvent les politiques et résolutions globales (décisions) et ne s’impliquent pas dans la prise de décision quotidienne de l’entreprise. L’une des activités les plus importantes d’un conseil d’administration est de prendre des résolutions. Les résolutions sont des documents qui enregistrent les décisions du conseil d’administration. Des résolutions d’entreprise peuvent être prises sur de nombreux sujets, notamment :
- Registres des transactions majeures de la société
- Approbations des contrats
- Registres de vente ou d’achat de biens immobiliers (terrains et bâtiments)
- Embauche ou licenciement d’un grand nombre d’employés
- Expansion sur un nouveau marché ou un nouvel emplacement
Toutes ces décisions, et bien d’autres, doivent être enregistrées.
Quels autres enregistrements devraient être inclus
- Vos statuts constitutifs et tout article modifiant ce document. Ces articles sont déposés auprès de votre État, mais vous avez toujours besoin d’une copie de l’original et de toutes les modifications.
- Statuts de l’entreprise. Les statuts constituent les principes directeurs régissant les travaux du conseil d’administration de la société. Les statuts comprennent les devoirs des dirigeants de la société, des informations sur l’assemblée annuelle et la manière dont le conseil d’administration définit la politique et vote.
- Procès-verbaux de toutes les assemblées d’actionnaires et d’administrateurs, y compris l’assemblée annuelle
- Rapports annuels
- Un registre des stocks pour suivre les transactions boursières et la propriété des actions.
- Résolutions commerciales et fiscales
- Résolutions d’embauche et de nomination
- Directeur des résolutions de conflits d’intérêts
- Résolutions pour les prêts à et par la société
- Résolutions concernant les avantages sociaux et les régimes de retraite
- Résolutions sur les dividendes en actions
Former votre conseil d’administration et tenir des registres
Lorsque vous créez votre société, vous devrez vérifier auprès de votre État pour vous assurer que vous suivez les directives de l’État pour l’organisation et la gestion de votre société. Tous les États ont des réglementations spécifiques régissant les sociétés. Vérifiez auprès du secrétaire d’État de votre État ou auprès de votre avocat pour plus d’informations.
