Responsabilités de l’employeur envers les employés

Lorsque vous embauchez votre premier employé, vous avez certaines responsabilités juridiques et éthiques envers cet employé et envers tous les futurs employés en matière de rémunération, d’avantages sociaux et de conditions de travail. Ces responsabilités sont définies par les lois fédérales, étatiques et locales.

Payer les employés 

Salaire minimum et pourboires des employés.Les lois fédérales stipulent que vous devez payer au moins le salaire minimum (actuellement à 7,25 $ l’heure). Les exigences en matière de salaire minimum s’appliquent également aux employés bénéficiant d’un pourboire. Vous pouvez prendre jusqu’à 5,12 $ comme crédit de pourboire sur le salaire minimum, mais vous devez payer à l’employé au moins 2,13 $ en salaire en espèces.

Au fil du temps.La Fair Labor Standards Act réglemente la rémunération des heures supplémentaires. À moins qu’un employé ne soit classé comme exonéré (employés de direction, professionnels et de supervision), vous devez lui payer des heures supplémentaires à raison d’une fois et demie le salaire horaire pour toutes les heures travaillées au-delà de 40 heures au cours d’une semaine.

Si l’employé est classé comme exempté des heures supplémentaires en raison de son emploi et que cette personne est payée en dessous d’un montant spécifique, vous devez payer les heures supplémentaires à cet employé exonéré. À compter du 1er janvier 2020, le DOL a augmenté le niveau de salaire standard pour les heures supplémentaires à 684 $ par semaine (soit 35 568 $ par an) pour les employés exonérés. Cela signifie que les employés exonérés qui gagnent moins que ce montant hebdomadaire doivent être rémunérés en heures supplémentaires.

Lois de l’Étatdiffèrent dans leurs exigences en matière de salaire minimum, d’heures supplémentaires et de pourboires. Certains appliquent des exigences de salaire minimum différentes pour les pourboires aux entreprises comptant moins d’employés ou un chiffre d’affaires annuel brut inférieur. Certains États exigent que les employeurs versent aux employés bénéficiant d’un pourboire le salaire minimum intégral de l’État avant les pourboires.

Congé.La loi fédérale ne vous oblige pas à rémunérer les employés pour les heures non travaillées, y compris les vacances, les congés de maladie, les pauses ou les jours fériés. Les courtes pauses doivent être incluses dans les heures travaillées à des fins supplémentaires. Les périodes de repas ne sont pas considérées comme du temps de travail et vous n’avez pas à payer pour ces congés.

Certains États ont des exigences plus strictes en matière de rémunération des congés des employés. Voici des listes état par état pour :

• Périodes de repos minimum payées
• Pauses repas

Jours de paie/dernier chèque de paie/indemnité de départ

Jours de paie

Les lois fédérales n’exigent pas la fréquence à laquelle vous payez les employés. Les lois des États ont des exigences différentes en matière de périodes de paie (hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle). Voici une liste des exigences en matière de salaire pour chaque État.

Autres lois sur la rémunération

• Vous ne pouvez pas retenir le salaire des employés sans leur consentement, sauf pour les retenues requises par la loi (comme la taxe FICA).
• Vous ne pouvez pas retenir votre salaire en guise de punition.
• Vous ne pouvez pas exercer de représailles ou punir un employé qui dépose une réclamation salariale, une plainte interne ou une plainte de dénonciation.
• Vous ne pouvez pas libérer un employé dont les gains ont été saisis pour une seule dette.

Dernier salaire et indemnité de départ

Le droit fédéral du travail ne vous oblige pas à remettre immédiatement aux employés leur dernier chèque de paie, mais certains États ont des exigences spécifiques concernant les derniers chèques de paie.

Rapports aux employés

Rapports de paie et relevés de revenus annuels

Avec chaque chèque de paie, vous devez fournir aux employés un relevé indiquant le salaire brut, les retenues et retenues, ainsi que le salaire net pour la période de paie et l’année à ce jour.

Vous devez fournir aux employés un relevé annuel des gains, des retenues et des déductions au plus tard à la fin janvier de l’année suivante. Ce relevé est un relevé de revenus W-2.

Affiches d’information pour les employés

Un autre aspect de la déclaration aux employés est l’obligation d’afficher des avis afin que les employés puissent trouver des informations sur leurs droits en vertu des lois fédérales, notamment :

• Loi sur les normes de travail équitables (FLSA/salaire minimum)
• Loi sur la sécurité et la santé au travail (OSHA)
• Loi sur le congé familial et médical
• Égalité des chances en matière d’emploi
• Transparence salariale/Non-discrimination
• Travailleurs handicapés
• Loi sur la protection polygraphique des employés
• Loi sur les droits à l’emploi et au réemploi dans les services en uniforme (USERRA)

Vous pouvez utiliser le conseiller en affiches elaws du ministère du Travail (inscription requise) pour déterminer quelle affiche vous devez afficher. Vérifiez le département du travail de votre état pour connaître les exigences en matière d’affichage de l’État.

Assurer la sécurité des employés

Il semble évident de dire que vous avez la responsabilité d’assurer la sécurité de vos employés, mais cette responsabilité n’a pas toujours été aussi importante pour les employeurs. L’adoption de la loi sur la sécurité et la santé au travail (OSHA) en 1970 a précisé les responsabilités de l’employeur. Les dispositions de l’OSHA s’appliquent à tout employeur comptant ne serait-ce qu’un seul employé. 

Vous devez fournir à tous les travailleurs un endroit sûr et sain où travailler, conformément aux dispositions de la loi, qui s’applique à tous les employeurs. Le ministère du Travail a une assez longue liste de responsabilités des employeurs en vertu de l’OSHA.

Si vos employés ont moins de 18 ans, vous avez la responsabilité d’assurer leur sécurité, conformément aux lois sur le travail des enfants. 

Traiter les employés équitablement

Les nouvelles lois du XXe siècle ont clairement montré qu’il était important de traiter tous les employés de la même manière.

LeLoi sur l’égalité de rémunérationexige que les hommes et les femmes effectuant essentiellement le même travail soient payés au même taux. Toutes les formes de rémunération sont couvertes, y compris le salaire, les heures supplémentaires, les primes, les stock-options, la participation aux bénéfices. assurance-vie, allocations et remboursements.

LeÉgalité des chances en matière d’emploila loi interdit toute discrimination à l’encontre d’employés ou de candidats en raison de leur race, couleur, religion, sexe (y compris la grossesse, identité de genre et orientation sexuelle), origine nationale, âge (40 ans ou plus), handicap ou informations génétiques.

Votre responsabilité quant au traitement équitable des employés handicapés en vertu des dispositions de la Loi sur les Américains handicapéscomprend : 

• Rendre les installations existantes facilement accessibles et utilisables pour les salariés handicapés,
• Restructuration d’emploi, modification des horaires de travail et réaffectation, et
• Acheter ou modifier des équipements ou des appareils, ajuster ou modifier des examens, du matériel de formation ou des politiques, et fournir des lecteurs ou des interprètes qualifiés.

Des responsabilités plus générales en matière de traitement équitable des employés relèvent des lois fédérales, étatiques et locales sur les droits civils.

Quelques responsabilités supplémentaires

Si vous avez 50 employés ou plus, en vertu des dispositions de la loi sur les congés familiaux et médicaux, vous devez accorder aux employés des congés de maladie, d’invalidité ou pour raisons familiales.

Responsabilités des employés envers les employeurs

Qu’en est-il des responsabilités que les employés ont envers vous en tant qu’employeur ? Bien que vos employés n’aient pas vraiment de responsabilités envers vous légalement, la plupart des entreprises s’attendent à ce que leurs employés reconnaissent les responsabilités suivantes : 

• Obéissance.Le respect des règles, des politiques, des instructions et des ordres de travail constitue un élément fondamental de ce que signifie être un employé.
• Traiter honnêtement avec l’employeur.Cela signifie ne pas mentir ou voler l’employeur et se présenter honnêtement dans une demande d’emploi.
• Travailler avec un soin et une compétence raisonnables.En d’autres termes, le salarié donne la pleine valeur du temps pour lequel il est rémunéré.
• Ne pas divulguer d’informations à autrui.employeur confidentiel
• Divulgation de tout conflit d’intérêt possible. Cela peut inclure un travail pour un concurrent ou une relation qui pourrait compromettre l’employeur.
• Prendre soin des biens, de l’équipement et des installations de l’employeur.
• Respecter les règles de sécurité, y compris les normes, règles, réglementations et ordonnances de l’OSHA.

Mettre les responsabilités par écrit

Vous avez toutes ces responsabilités envers vos employés, alors pourquoi ne pas en obtenir le mérite ? Incluez vos responsabilités dans votre manuel de l’employé, ainsi que d’autres politiques et procédures. Rédigez une section de votre manuel qui décrit ces responsabilités et inclut les responsabilités que les employés ont envers vous en tant qu’employeur.