Comment rédiger une lettre d’indemnisation

Une lettre d’indemnisation est utilisée dans les transactions commerciales pour garantir à une partie qu’elle ne subira pas de perte financière si l’autre partie ne peut pas remplir une partie de l’accord.

Comment fonctionne une lettre d’indemnisation

Lorsque deux parties conviennent d’un contrat, elles ont toutes deux des obligations. Habituellement, une partie s’engage à payer l’autre partie, qui s’engage à fournir des produits ou des services. Si une partie rompt le contrat (ne fait pas ce qu’elle a convenu de faire), l’autre partie peut subir une perte, soit en perdant le paiement, soit en ne recevant pas les biens ou les services.

Le concept d’indemnisation consiste à protéger quelqu’un de toute responsabilité et à éviter que cette personne ou cette entreprise ne subisse de perte. Indemniser quelqu’un, c’est l’indemniser pour les pertes résultant d’un incident spécifique.

Une lettre d’indemnisation est rédigée pour rassurer l’autre partie avec des mesures spécifiques qui la dégageront de toute responsabilité. Puisque la lettre est écrite, elle constitue une assurance supplémentaire pour l’autre partie. 

Vous pouvez également inclure des dispositions sur l’indemnisation dans un contrat. Par exemple, une clause d’indemnisation typique dans un contrat pour un projet de construction pourrait stipuler que la partie A effectuera le travail déclaré à ses propres risques et que la partie A indemnisera la partie B contre toutes les pertes, dommages, dépenses et responsabilités pour les travaux effectués dans le cadre de ce contrat. En d’autres termes, la partie A convient que même si la partie B est reconnue responsable d’une action, la partie B n’est pas tenue d’indemniser la partie A pour sa responsabilité pour cette action.

Lettres d’indemnisation dans votre entreprise

Disons que vous avez une entreprise de peinture et que vous avez signé un contrat pour peindre un immeuble de bureaux et que vous avez déjà reçu un dépôt. Vous découvrez alors que la peinture sur laquelle vous vous êtes mis d’accord est en rupture de stock et qu’il n’y a aucune garantie qu’elle sera disponible dans un avenir proche.

Vous pouvez rédiger une lettre d’indemnisation assurant à l’autre entreprise que vous trouverez une peinture acceptable, restituerez sa caution ou trouverez quelqu’un d’autre pour faire le travail. La lettre, comme indiqué ci-dessus, est une assurance que le client ne subira pas de perte parce que vous n’avez pas pu remplir votre part du marché. 

Dans un autre exemple courant, vous pouvez accepter d’utiliser une carte de crédit pour acheter des services pour quelqu’un d’autre. (Cela peut se produire si vous achetez des billets d’avion pour quelqu’un.) La société émettrice de la carte de crédit peut remettre en question la transaction car elle ne veut pas être tenue responsable si vous refusez de payer. Vous devrez peut-être écrire une lettre d’indemnisation à la société émettrice de la carte de crédit indiquant que vous acceptez de payer les frais. 

Dans un autre exemple plus personnel, votre voisin voudra peut-être emprunter votre camion pour effectuer un déménagement. Vous craignez que le camion soit endommagé ou que les objets déplacés soient endommagés et que vous puissiez en être tenu responsable. Vous pouvez demander à votre voisin de signer une lettre d’indemnisation indiquant que vous serez tenu indemne et qu’il paiera pour tous les dommages au cas où le camion ou les objets seraient endommagés. (Oui, l’assurance peut entrer dans cet exemple, mais vous ne voudrez peut-être pas avoir à déposer une réclamation d’assurance.)

Autres lettres d’indemnisation courantes

Souvent, une lettre d’indemnisation est rédigée par un tiers, souvent une banque ou une compagnie d’assurance. Si une entreprise subit une perte sur un bien et que la compagnie d’assurance a accepté de payer la réclamation, la compagnie d’assurance peut rédiger une lettre d’indemnisation au prêteur garantissant que le produit de l’assurance servira à la réparation de la propriété. 

Les lettres d’indemnisation sont courantes dans le transport maritime. Un envoi peut arriver chez un client, mais aucun connaissement n’est disponible pour vérifier la liste des articles contenus dans l’envoi. Le client peut être réticent à accepter l’envoi car il n’a aucun moyen de savoir si celui-ci est complet. Une lettre d’indemnisation assurerait au client qu’il ne subirait aucune perte s’il manquait quelque chose. 

Qui signe et est témoin d’une lettre d’indemnisation

Les deux parties doivent bien entendu signer le document.

C’est également une bonne idée d’avoir des témoins ou de faire appel à un notaire pour vérifier les signatures. La vérification serait importante si vous devez présenter le document au tribunal.

Si l’indemnisation concerne un objet de grande valeur, comme un bijou ou une antiquité, c’est une bonne idée de faire appel à un représentant d’une compagnie d’assurance pour vérifier la valeur ou faire évaluer le bien. Par exemple, si vous expédiez des œuvres d’art, obtenez une valeur estimative et intégrez l’évaluation signée au document.

Un exemple de certificat d’indemnisation

Voici un exemple de certificat d’indemnisation (semblable à une lettre d’indemnisation) : Ce document du Conseil fédéral des arts et des sciences humaines et les propriétaires d’œuvres d’art spécifiques (répertoriées) s’engagent à indemniser un exposant contre la perte ou les dommages causés à des objets pendant son exposition. Il existe également une limite spécifique au montant de l’indemnité ainsi qu’une date d’entrée en vigueur et une date de résiliation.

Ce qu’il faut inclure dans une lettre d’indemnisation

1. Tout d’abord, indiquez la date à laquelle le document est exécuté (signé). Intitulez la lettre comme « Lettre d’indemnisation » pour indiquer clairement de quoi parle le document.
2. Incluez une déclaration selon laquelle l’accord sera régi par les lois de l’État spécifique (où l’accord serait porté devant les tribunaux).
3. Commencez la lettre confirmant le contrat déjà en place avec l’autre partie. Incluez les circonstances – « Nous avons convenu que… » – et soulignez votre acceptation des termes du contrat. 
4. Incluez le libellé “Pour une bonne et précieuse contrepartie…” Ce libellé indique clairement qu’il y a un paiement par une partie en échange de l’engagement de se dégager de toute responsabilité de la part de l’autre. Dans un contrat, les deux parties doivent donner quelque chose : de l’argent (une contrepartie de valeur) en échange d’une promesse.
5. Expliquez ce qui pourrait arriver et vous empêcher de terminer le contrat. Vous n’avez pas besoin de donner une longue explication, juste une brève phrase ou deux suffisent. 
6. Décrivez ce que vous ferez pour vous assurer que l’autre partie ne subit pas de perte. Soyez précis. Proposez des alternatives. 
7. Insistez sur votre engagement selon lequel l’autre partie n’aura pas à payer plus ni à subir aucune perte si vous ne pouvez pas remplir le contrat.