Le formulaire W-3 est un formulaire de transmission avec des totaux pour toutes les parties du formulaire W-2. Le W-3, ainsi que le W-2, sont envoyés chaque année à l’Administration de la sécurité sociale pour indiquer les revenus totaux pour tous les formulaires W-2. Le titre officiel du formulaire est « Transmission des déclarations de salaire et d’impôts ».
Note
Le formulaire W-3 n’est utilisé que lorsque vous envoyez des copies papier du formulaire W-2 à l’Administration de la sécurité sociale. Si vous décidez de déposer en ligne les formulaires W-2 des employés auprès de l’Administration de la sécurité sociale, vous n’êtes pas obligé de soumettre un formulaire de transmission W-3.
Le formulaire W-2 et le formulaire W-3
Le formulaire W-2 est un formulaire annuel de salaire et d’impôts envoyé à deux endroits différents :
- Il est remis à chaque employé, indiquant le total de son salaire et des impôts payés au cours de l’année, afin qu’il puisse l’utiliser pour sa déclaration d’impôt sur le revenu, et
- Il est déposé auprès de l’administration de la sécurité sociale (PAS de l’IRS !) pour vérifier les informations fournies à l’employé.
Vous devez additionner les salaires de tous vos employés, en utilisant les informations figurant sur tous les formulaires W-2 pour remplir le formulaire W-3.
Quand un formulaire W-3 doit être déposé
La date limite pour remettre les formulaires W-2 aux salariés et envoyer les formulaires W-2 et W-3 à l’Administration de la Sécurité Sociale est la même date :Le 31 janvier de l’année qui suit l’année d’imposition.
Note
Étant donné que la date à laquelle vous remettez les formulaires W-2 aux employés et la date de dépôt des formulaires W-2 et W-3 auprès de la Social Security Administration est la même, vous souhaiterez peut-être remettre les formulaires W-2 aux employés plus tôt en janvier, pour donner plus de temps pour trouver les erreurs.
Si vous ne pensez pas être en mesure de soumettre les formulaires W-2 et W-3 à temps, vous pouvez demander une prolongation de 30 jours en déposant le formulaire 8809 – Demande de prolongation du délai de production des déclarations de renseignements. Vous devez soumettre la demande au plus tard à la date d’échéance du formulaire. La prolongation n’est pas automatique, l’IRS n’accorde des prolongations que pour « circonstances extraordinaires ou catastrophe ».
Où vous pouvez obtenir les formulaires W-3
Vous ne pouvez pas simplement copier un formulaire W-3 ou l’imprimer depuis Internet, car le formulaire est imprimé avec une encre rouge spéciale. Vous devez acheter le type requis de formulaires W-3 au même endroit où vous achetez vos formulaires W-2, ou vous pouvez demander à votre processeur de paie ou à votre préparateur de déclarations de revenus de les remplir pour vous. Vous pouvez les commander auprès de l’IRS en visitant leur page de commande en ligne pour les retours d’informations. Vous pourrez peut-être également trouver ces formulaires sur les logiciels de fiscalité des entreprises.
Remplir le formulaire W-3 – cases A à H
Note
Avant de commencer à travailler sur le formulaire, assurez-vous d’avoir la version de l’année correcte. Vous voulez la version pour l’année d’imposition, pas l’année où vous préparez le formulaire. Par exemple, utilisez la version 2020 pour déclarer les impôts de 2020, même si vous travaillez sur le formulaire en 2021.
Les informations sur l’employeur sont saisies dans les cases A à H.
Encadré A. Numéro de contrôle facultatifvous pouvez l’utiliser à vos propres fins professionnelles.
Encadré B. Genre de payeur.La plupart des entreprises cochent la case « 941 » pour « Type de payeur ». Le formulaire 941 est le formulaire de rapport trimestriel sur les salaires et les impôts rempli par la plupart des employeurs. D’autres options incluent un employeur familial et d’autres.
Type d’employeur. La plupart des entreprises à but lucratif cochent la case « Aucune candidature » pour « Type d’employeur ». Les autres cases sont destinées aux organismes sans but lucratif et aux employeurs du gouvernement fédéral.
Case c Nombre total de formulaires W-2.Additionnez le nombre de formulaires W-2 que vous soumettez.
Case d Numéro d’établissementaide les employeurs à identifier différents domaines de leur entreprise, soit par emplacement, filiale ou division. Par exemple, vous souhaiterez peut-être séparer les formulaires W-2 pour les différents États dans lesquels travaillent les employés.
Vous devez séparer les formulaires W-2 et W-3 pour chaque établissement si vous identifiez les numéros d’établissement dans cette section, ou vous pouvez combiner tous vos établissements et soumettre tous les formulaires W-2 ensemble avec un formulaire W-3.
Note
Les montants des autres déclarations fiscales sur l’emploi, y compris les formulaires 941 et 944, doivent correspondre aux montants déclarés sur le formulaire W-3. Si les montants diffèrent, vous pouvez être contacté par l’IRS ou la SSA.
Encadrés 1 à 19 : informations sur les salaires et les impôts
Les éléments de la deuxième section (cases 1 à 19) sont les mêmes pour le W-2 et le W-3. Dans le formulaire W-3, vous devez indiquer les totaux de toutes les cases de tous les employés.
Le document Instructions générales pour les formulaires W-2 et W-3 comprend des guides de référence pour les codes de la case 12 et le tableau de décision des cases à cocher du plan de retraite de la case 13.
La dernière partie du formulaire nécessite que vous fournissiez vos coordonnées, y compris une adresse e-mail.
Consultez les instructions détaillées pour remplir le formulaire W-3 dans cette publication de l’IRS : Instructions générales de l’IRS pour les formulaires W-2 et W-3.
Quand et comment déposer le formulaire W-3
Le formulaire W-3 doit être envoyé au SSA avec la copie A des formulaires W-2 pour chaque employé.
L’adresse de dépôt des formulaires papier W-2 et W-3 est :
Administration de la sécurité sociale
Centre d’opérations directes
Wilkes-Barre, Pennsylvanie 18769-0001.
Les totaux de chaque élément du W-3 doivent être égaux aux totaux de tous ces éléments sur tous les formulaires W-2 des employés. Les W-2 et W-3 incluent également les salaires totaux de l’État et les retenues pour tous les employés.
Si vous déposez des formulaires W-2 en ligne
La SSA vous encourage à déposer par voie électronique les formulaires W-2. N’oubliez pas que vous n’avez pas besoin d’inclure un formulaire W-3 si vous déposez votre déclaration en ligne. Vous pouvez utiliser le site Web Business Services Online (BSO) du SSA. Le BSO génère automatiquement le formulaire W-3 en fonction de vos formulaires W-2.
Vous DEVEZ déposer en ligne si vous disposez d’un nombre élevé de formulaires W-2.
- Pendant des années, y compris 2019, avant vousdoitdéposer électroniquement si vous avez 250 formulaires W-2 ou plus.
Le SSA propose deux options pour le dépôt électronique via sa section Business Services Online :
- W-2 en ligne : Vous pouvez utiliser un formulaire W-3 à remplir pour soumettre jusqu’à 50 formulaires W-2 à la fois.
- Téléchargement de fichiers : Vous pouvez utiliser un logiciel de charges sociales spécifique qui formate les fichiers selon les spécifications SSA pour le dépôt électronique des formulaires W-2 (EFW2).
Si vous faites une erreur
Si vous faites une erreur sur un W-3 à la suite de calculs ou si un ou plusieurs W-2 sont incorrects, vous devez déposer un formulaire W-2c et un formulaire W-3c auprès de la Social Security Administration.
