Comment préparer un compte de résultat ?

Même si vous n’avez pas besoin d’argent pour le démarrage de votre petite entreprise auprès d’une banque ou d’un autre prêteur, vous aurez besoin de plusieurs états financiers pour vous aider à prendre certaines décisions. L’état financier le plus important dont toute entreprise a besoin est un état des profits et pertes (appelé « P&L »). Parfois, on appelle cela un compte de résultat.

Cet état montre les revenus et les dépenses de l’entreprise, ainsi que les bénéfices ou les pertes qui en résultent, sur une période de temps spécifique (un mois, un trimestre ou un an).

Quand dois-je préparer un compte de résultat ? 

P&L périodique.Chaque entreprise doit préparer et réviser son compte de résultat périodiquement, au moins tous les trimestres. L’examen du compte de résultat aide l’entreprise à prendre des décisions et à préparer la déclaration de revenus des entreprises. Votre déclaration de revenus des entreprises utilisera les informations du compte de résultat comme base de calcul du revenu net, afin de déterminer l’impôt sur le revenu que votre entreprise doit payer.

Compte de résultat pro forma.Une nouvelle entreprise doit créer un état des profits et pertes au démarrage. Cette déclaration est créée pro forma, ce qui signifie qu’elle est projetée dans le futur. Votre entreprise aura également besoin d’un P&L pro forma lors de sa demande de financement pour tout nouveau projet d’entreprise. 

De quelles informations ai-je besoin pour préparer cette déclaration ? 

La plupart des informations utilisées pour ce relevé proviennent de votre budget mensuel de la première année (état des flux de trésorerie) et des calculs estimés d’amortissement effectués par votre conseiller fiscal. Concrètement, vous aurez besoin de :

1. Une liste des transactions, de toutes les transactions de votre compte courant professionnel et de tous les achats effectués avec vos cartes de crédit professionnelles.
2. Incluez toutes les transactions de petite caisse ou autres transactions en espèces pour lesquelles vous avez des reçus. 
3. Pour les revenus, vous aurez besoin d’une liste de toutes les sources de revenus – chèques, paiements par carte de crédit, etc. Vous devriez pouvoir les trouver sur votre relevé bancaire.
4. Vous aurez également besoin d’informations sur les éventuelles réductions de vente, comme les remises ou les retours. 

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité d’entreprise, le compte de résultat doit être inclus avec les rapports standard. Même si vous disposez de ce rapport dans votre système, vous devez toujours savoir quelles informations sont requises pour préparer le rapport. 

Ajouter des transactions en espèces à votre compte de résultat

N’oubliez pas d’ajouter les transactions en espèces, tant les revenus que les dépenses. Même si vous disposez d’un logiciel de comptabilité d’entreprise, vous devrez peut-être saisir manuellement les transactions en espèces, y compris les espèces pour la petite caisse et les revenus. Si vous acceptez des espèces de clients, utilisez un formulaire de transaction en espèces (disponible auprès des entreprises de fournitures de bureau) ou une simple facture.

Pour les paiements en espèces, conservez le reçu. Ces reçus sont particulièrement importants pour les dépenses liées aux déplacements professionnels et aux repas d’affaires.

Préparer un pro forma (compte de résultat projeté

Si vous démarrez une entreprise, vous ne disposez pas encore des informations nécessaires pour préparer un véritable compte de résultat, vous devez donc deviner. Un relevé pro forma est généralement préparé pour chaque mois de la première année d’activité, mais votre prêteur peut vous demander d’ajouter des mois ou des années supplémentaires à la projection afin d’indiquer le seuil de rentabilité lorsque votre entreprise génère des flux de trésorerie positifs de manière constante.

1. Énumérez toutes les dépenses possibles, en surestimant pour ne pas être surpris. N’oubliez pas d’ajouter une catégorie pour « divers » et un montant.

2. Estimez les ventes pour chaque mois. Sous-estimer les ventes, tant en termes de calendrier que de montant. 

3. La différence entre les dépenses et les ventes est généralement négative pendant un certain temps. Les montants négatifs doivent être accumulés pour vous donner une idée du montant que vous devrez emprunter pour démarrer votre entreprise. 

Préparer un état périodique des profits et des pertes

Le processus de préparation et les informations nécessaires sont les mêmes, que vous prépariez un relevé au démarrage ou que vous l’utilisiez pour la préparation de déclarations de revenus ou l’analyse commerciale. Pour chaque ligne, vous aurez un montant trimestriel puis un total pour l’année.

1. Tout d’abord, indiquez le revenu net de votre entreprise (généralement intitulé « Ventes ») pour chaque trimestre de l’année. Vous pouvez diviser les revenus en sous-sections pour afficher les revenus provenant de différentes sources si vous le souhaitez.
2. Ensuite, détaillez vos dépenses professionnelles pour chaque trimestre. Affichez chaque dépense en pourcentage des ventes. Toutes les dépenses doivent totaliser 100 % des ventes.
3. Montrez ensuite la différence entre les ventes et les dépenses en tant que revenus. C’est ce qu’on appelle parfois l’EBITDA (bénéfice avant intérêts, impôts, dépréciation, amortissement).
4. Affichez ensuite le total des intérêts sur la dette de votre entreprise pour l’année et soustrayez-le de l’EBITDA.
5. Ensuite, listez les impôts sur le revenu net (généralement estimés) et soustrayez-les.
6. Enfin, montrez la dépréciation et l’amortissement totaux pour l’année et soustrayez-les.

Le chiffre que vous avez maintenant correspond au bénéfice net, ou au bénéfice ou à la perte de votre entreprise.