Lorsque vous démarrez votre nouvelle entreprise, deux premières tâches importantes consistent à incorporer l’entreprise (l’enregistrer auprès de votre État) et à remplir une demande d’identification d’employeur. Ces deux tâches doivent être effectuées immédiatement, mais elles peuvent être effectuées dans n’importe quel ordre, ce qui présente une de ces situations « de la poule et de l’œuf ». Que faut-il faire en premier ?
Note
« Constituer » signifie créer une société en l’enregistrant auprès de l’État où elle exercera ses activités. Les sociétés à responsabilité limitée (SARL) et les partenariats sont également formés en s’enregistrant auprès d’un État, les informations contenues dans cet article s’appliquent donc également à elles.
Dépôt d’une demande EIN
La plupart des entreprises ont besoin d’un numéro d’identification d’employeur (EIN), le numéro d’identification fiscale fédérale d’une entreprise. Pour obtenir ce numéro, vous devez soumettre une demande sur le formulaire SS-4. Vous aurez besoin de connaître le nom de l’entreprise, l’adresse (vous pourrez la modifier plus tard) et le type juridique. Vous pouvez d’abord déposer l’EIN avant de configurer le type légal, à condition de ne pas attendre trop longtemps pour le faire.
Avant de demander un EIN, vérifiez si vous en avez besoin. Vous aurez besoin d’un EIN si vous avez des employés, si vous démarrez une société, un partenariat ou une LLC, ou dans plusieurs autres circonstances.
Note
Vous pouvez demander une carte d’employeur en ligne en utilisant le site Web IRS EIN Assistant, ou par courrier, fax ou téléphone. Cet article décrit quatre façons simples de demander une EiN.
Incorporer votre entreprise
Pour constituer une entreprise ou former une SARL ou un partenariat, vous devrez enregistrer votre entreprise auprès de votre État. Pour vous inscrire, rendez-vous sur le site Web de la division commerciale de votre État (généralement au sein du bureau du secrétaire d’État). Retrouvez les formulaires et la démarche d’inscription. Certains États accepteront votre inscription en ligne.
Le document que vous devrez produire pour enregistrer l’entreprise est différent pour chaque type d’entreprise :
- Pour une société, déposez les statuts constitutifs
- Pour une LLC, déposez des statuts d’organisation ou un certificat d’organisation, selon l’état
- Pour une société de personnes, le nom du document diffère selon le type de société et l’État. Il peut s’agir d’une déclaration d’enregistrement de société de personnes ou d’une déclaration d’autorité de société de personnes.
Vous aurez besoin de connaître le nom de l’agent enregistré (la personne responsable de l’envoi/réception des documents officiels) et cette personne doit avoir une adresse physique (pas une boîte postale) dans cet État (vous pouvez être l’agent enregistré). Si votre entreprise vend des actions, vous aurez également besoin de savoir combien d’actions il y aura initialement et d’autres informations.
Note
Vous n’êtes pas obligé d’avoir un avocat pour vous aider avec les documents de constitution, mais c’est une bonne idée d’impliquer cette personne dans le processus. De nombreux États ont une langue par défaut dans ces documents qui peut ne pas correspondre à celle que vous et les autres propriétaires souhaitez. Demander à un avocat de vous aider à rédiger le langage peut vous éviter une erreur coûteuse plus tard.
Vous devrez également payer la demande de constitution en société lorsque vous l’enverrez ou postulerez en ligne. Si vous n’avez pas de compte courant professionnel, vous devrez utiliser un compte courant personnel ou une carte de crédit et vous faire rembourser.
Obtenir un compte courant professionnel
Votre entreprise aura presque toujours besoin d’un compte courant professionnel. C’est probablement la chose la plus importante dont vous aurez besoin pour payer l’enregistrement auprès de votre État. Mais malheureusement, la plupart des banques exigent que vous ayez un EIN pour votre entreprise avant d’ouvrir un compte courant professionnel. Oui, c’est la même banque où vous établiriez vos chèques professionnels.
Comment contourner le dilemme de la poule et de l’œuf que constituent la vérification et l’enregistrement des entreprises ? Le moyen le plus simple consiste à utiliser votre compte courant personnel pour financer l’enregistrement de l’entreprise auprès de votre État. Ensuite, effectuez une écriture comptable pour transférer ce coût sur votre entreprise.
Voici comment procéder : disons que le montant de votre enregistrement auprès de l’État est de 50 $. Vous avez rédigé un chèque depuis votre compte courant personnel pour payer ce montant. Lorsque vous configurez la comptabilité de votre entreprise, demandez à votre comptable de créer une écriture de journal indiquant une contribution en capital de 50 $ de votre part (le propriétaire de l’entreprise) à votre entreprise.
Note
Ne laissez pas la banque vous convaincre d’ouvrir un compte courant d’entreprise « indépendant » que vous démarrez puis fermez après avoir obtenu votre numéro d’identification fiscale et votre enregistrement auprès de l’État. Cela devient beaucoup trop déroutant à ce sujet.
La solution la plus simple
Le moyen le plus simple de démarrer une nouvelle entreprise est simplement d’obtenir les licences et permis locaux et de démarrer une entreprise individuelle. Si vous créez simplement une entreprise individuelle et que vous n’enregistrez pas votre entreprise auprès de votre État, vous pouvez créer cette entreprise « indépendante ». Si vous n’avez pas d’employés, vous n’avez pas non plus besoin d’un EIN (vous utiliserez votre numéro de sécurité sociale).
L’ordre est-il important ?
Vous aurez besoin des mêmes informations pour la demande d’EIN et le document de création d’entreprise. Il peut être bon de faire d’abord l’EIN, puis d’ouvrir un compte bancaire professionnel et d’utiliser votre premier chèque ou carte de crédit pour payer les frais de constitution.
