Une facture de vente est un document envoyé par un fournisseur d’un produit ou d’un service à l’acheteur qui indique les articles ou services fournis et le montant dû. La facture établit une obligation de paiement de la part de l’acheteur. Les factures constituent un élément important du système de tenue de livres et de comptabilité de votre entreprise, car elles enregistrent les transactions de vente.
Apprenez-en davantage sur ce qui est inclus dans une facture, leur fonctionnement et comment facturer un client.
Qu’est-ce qu’une facture de vente ?
Une facture de vente est un document envoyé à un acheteur par un fournisseur de produits ou de services. Il établit une obligation de paiement de la part de l’acheteur et sert de preuve de la dette. Les factures sont essentielles pour de nombreuses entreprises, mais elles sont pratiquement obligatoires pour toute entreprise gérant une chaîne d’approvisionnement ou proposant des services sans paiement préalable.
Comment fonctionne une facture de vente
Après avoir livré un produit ou un service, une entreprise créera une facture contenant tous les détails de la transaction et les attentes de paiement. Pour commencer, il est important de noter la date de création de la facture, car elle garantit que les deux parties savent quand le paiement est dû. Même si une entreprise n’a pas de conditions (délai de paiement), une datation appropriée est importante pour la tenue des comptes.
La facture doit également contenir les noms des contacts des deux parties et leurs adresses. Si vous créez la facture dans un logiciel de comptabilité, vous n’aurez peut-être besoin que de l’adresse e-mail du client, mais c’est toujours une bonne idée de collecter et d’inclure l’adresse physique au cas où vous auriez besoin d’envoyer une vraie lettre ou un véritable document.
Une description des articles achetés, qu’il s’agisse de produits ou de services, incluant les prix et les quantités, seront inclus sur la facture. Vous aurez souvent des descriptions d’articles et des numéros d’inventaire standard, mais plus ils sont précis et détaillés, mieux c’est. Il est important de ne jamais laisser place à la confusion.
Pour facturer un client, commencez par inclure les numéros de documents précédents liés à cette vente, y compris tout bon de commande, contrat de vente ou devis. Identifiez les articles vendus et livrés, en vous assurant que chacun a sa propre gamme. Pour garantir un paiement correct, assurez-vous que tous les dépôts ou remises sont appliqués à la facture et aux conditions de vente claires.
Note
Les conditions de paiement peuvent spécifier « net 30 jours », ce qui signifie que la totalité du montant est due dans les 30 jours. Net 60 jours signifierait une échéance dans 60 jours, et ainsi de suite.
Factures de vente et bons de commande
Les factures sont parfois confondues avec les bons de commande. La différence fondamentale est que les bons de commande précèdent la transaction et les factures après. Les bons de commande enregistrent une commande d’un client auprès d’un vendeur ou d’un fournisseur, tandis qu’une facture enregistre la réception du produit ou du service et les conditions de paiement. De nombreuses entreprises utilisent les bons de commande dans le cadre d’un processus d’approbation.
Note
Certaines entreprises exigent des bons de commande pour des produits ou des services d’un montant spécifique.
Factures de vente et factures
Bien que souvent utilisée de manière interchangeable, la différence entre une facture et une facture réside dans les informations spécifiques qu’une facture contient. Les factures sont des documents juridiques couramment utilisés à des fins comptables et fiscales. Elles sont très descriptives et incluent des informations sur les deux parties impliquées dans la transaction, tandis que les factures ne contiennent généralement aucune information client et sont plus génériques.
Il est courant de recevoir une facture sans facture, comme dans un restaurant ou un magasin de détail, et elle est souvent émise dans l’attente d’un paiement immédiat plutôt que de conditions fixées dans le futur. Les factures constituent un type spécifique de facture, mais toutes les factures ne sont pas des factures.
Points clés à retenir
- Une facture est un document envoyé par un fournisseur d’un produit ou d’un service à l’acheteur qui montre l’article ou le service fourni et le montant dû.
- Les factures de vente sont délivrées après la livraison du produit ou du service.
- Les modalités de paiement incluent le montant dû et la date d’échéance du paiement.
- Une facture de vente diffère d’une facture car elle est envoyée après la livraison d’un produit ou d’un service, pas avant.
