Comment protéger les actifs numériques de votre entreprise

Nous sommes au 21e siècle et tout est numérique, c’est-à-dire en ligne. Dans votre entreprise, vous disposez d’actifs numériques auxquels vous n’avez peut-être pas pensé. Ces actifs, comme tous les actifs de votre entreprise, sont précieux et doivent être protégés. 

Que sont les actifs numériques ? 

Votre entreprise possède des actifs – des choses de valeur. Ces actifs comprennent tout, depuis la trésorerie et les comptes clients, en passant par l’équipement et les véhicules professionnels, jusqu’aux terrains et aux bâtiments. 

Votre comptable a probablement inclus le coût et la valeur actuelle de vos actifs dans votre bilan, mais il a peut-être oublié les actifs numériques. 

Les actifs numériques sont des actifs qui existent en ligne. Certains de vos actifs numériques peuvent exister sur vos propres serveurs ou être « dans le cloud ». Les actifs numériques comprennent : 

• Photos d’entrepriseque vous avez créé. Il peut s’agir de photos de votre entreprise ou de vos processus commerciaux. Ce sont des actifs car ils pourraient être vendus. 
• Sites Web ou blogs d’entreprise. The content has value, and the “look” of the site could be valuable if trademarked. 
• Processus métier (sur des tableurs par exemple) que vos collaborateurs ont développés et qui pourraient être dupliqués et vendus. 
• Applicationsque votre entreprise a créé, soit pour vendre, soit pour votre propre usage.
• E-maillistes de contacts et listes de clients ou de clients, y compris les listes de diffusion de newsletters, ont de la valeur car ils peuvent être vendus. 
• Abonnementsaux revues en ligne ont une valeur pendant la durée de l’abonnement.
• Propriété intellectuelle—matériel protégé par le droit d’auteur, marques déposées ou marques de service (le logo de votre entreprise, par exemple), brevets. Ces actifs peuvent exister sous forme papier, mais le plus souvent ils sont uniquement numériques. 
• Produits dans une boutique en ligne, qui font partie de l’inventaire de votre entreprise. Ils doivent être sous votre contrôle, même s’ils sont stockés en ligne. Si vous êtes un vendeur Amazon, par exemple, les produits peuvent se trouver dans leur entrepôt, mais vous obtenez la vente. 

Pourquoi les actifs numériques sont-ils importants ? 

Comme tous les objets de valeur appartenant à votre entreprise, les actifs numériques présentent un grand avantage pour votre entreprise. 

• Vous pouvez réclamer des dépensesliés à l’achat et à l’utilisation d’actifs sur votre déclaration de revenus professionnelle. Le coût des actifs à court terme (fournitures, par exemple) peut être pris en charge immédiatement, tandis que le coût des actifs à long terme (ceux qui durent au moins un an) peut être passé en charges au fil du temps (soit par dépréciation, soit par amortissement). 
• Vous pouvez vendrebon nombre de ces actifs ou les autorisez pendant que vous les possédez encore. 
• Les actifs sont précieuxaux investisseurs ou à quelqu’un qui achète votre entreprise. Le montant qu’une personne pourrait payer pour acheter votre entreprise dépend en grande partie de la valeur des actifs de l’entreprise. 
• Certains actifs numériques, comme les listes de clients ou les listes d’abonnés à la newsletter, sont particulièrement utiles dansétablir la bonne volonté.La valeur du goodwill d’un point de vue comptable et d’évaluation est basée sur ces listes. 
• Protecting accounting and employee records online means they aredisponible pour les audits.Ne pas avoir de documents comptables signifie que vous ne pourrez peut-être pas prouver les déductions de dépenses. Ne pas avoir de dossiers d’employés peut signifier que vous risquez des amendes et des pénalités. 

Par où commencer pour protéger mes actifs numériques ? 

Locate and List. Commencez par dresser une liste complète de tous ces actifs. Utilisez la liste ci-dessus comme point de départ, mais soyez créatif. Pensez à tout ce que vous avez en ligne ou sur le serveur de votre entreprise et qui pourrait être précieux. Vous recherchez des choses qui sont exclusives (que votre entreprise possède), des choses que personne d’autre ne possède et pourrait vouloir acheter – ou prendre. Considérez ces actifs numériques comme des objets possibles à vendre. Qu’est-ce que vous souhaiteriez ou considéreriez comme précieux si vous achetiez cette entreprise ? 

Établir la propriété et la valeur. Look at the digital assets you have listed. Who owns them? Before you can protect these assets, specific ownership must be established. For example, can you prove that your company owns employee emails or email lists? Check with an attorney to write up policies establishing ownership. 

Même s’il peut être difficile de définir une valeur spécifique pour certains actifs numériques de votre entreprise, il est judicieux d’avoir une idée de cette valeur le plus tôt possible. Oui, la valeur de ces actifs numériques peut continuer de changer, à mesure que vous ajoutez des clients à votre liste ou des pages de votre site Web ou que vous mettez à jour vos processus, mais une valeur de référence peut être définie via une évaluation. Trouvez un évaluateur d’entreprise qui peut vous donner une estimation dès maintenant. Il est beaucoup plus facile d’évaluer quelque chose qui existe plutôt que quelque chose qui a été volé ou détruit par une catastrophe comme une inondation ou un incendie. 

Si vous vendez des produits via un vendeur en ligne comme Amazon ou eBay, lisez l’accord pour vous assurer que vous en conservez la propriété. 

Créez des accords de protection.Protect your digital assets through agreements with those who could steal them. Consider having employees, clients, and consultants sign non-disclosure agreements. These agreements put others on notice that theft of digital assets might result in legal action. 

Register Your Ownership. De nombreux actifs numériques peuvent être enregistrés pour indiquer au monde entier que vous en êtes propriétaire. Les photos professionnelles, les processus et le contenu des sites Web et des blogs peuvent être protégés par le droit d’auteur. Les actifs numériques tels que les logos et les dessins peuvent être déposés.  Et n’oubliez pas les brevets pour les procédés. 

Planifier l’avenir.Qu’arrive-t-il aux actifs numériques de votre entreprise si quelque chose vous arrive ? Incluez vos actifs numériques dans les accords de votre entreprise. Par exemple, les actifs numériques détenus par un partenariat doivent être pris en compte dans l’accord de partenariat, avec d’autres actifs. Si vous possédez une petite entreprise individuelle ou familiale, incluez ces actifs dans vos plans de relève.

Sauvegarde!Il est important de trouver un système de sauvegarde pour protéger tous vos actifs numériques. Avoir une sauvegarde d’une sauvegarde n’est pas fou. Vous souhaiterez peut-être également une sauvegarde du disque dur et une sauvegarde en ligne pour vous en assurer. 

Enfin, établissez des protocoles pour protéger les actifs numériques

Maintenant que vous avez configuré votre système de gestion des actifs numériques, documentez-le. Configurez des tâches continues spécifiques pour les sauvegardes et des délais pour les révisions et les mises à jour. 

Une grande partie de votre activité est en ligne ; continuez à bien fonctionner en protégeant ces actifs numériques en ligne