Comment créer un fonds d’urgence pour votre petite entreprise

Le manque de capital disponible peut constituer un obstacle considérable pour les entreprises qui tentent de survivre à une période économique difficile ou de faire croître leur entreprise. En fait, 20 % des propriétaires de petites entreprises déclarent que le manque de capital disponible constitue un défi majeur pour eux. Et en période de turbulences financières, le manque de liquidités peut signifier une fin rapide pour une petite entreprise, car la moitié d’entre elles disposent d’une réserve de trésorerie de seulement 27 jours.

La fermeture à l’échelle nationale en 2020 a démontré le besoin urgent pour les petites entreprises de disposer de fonds d’urgence afin de poursuivre leurs activités ou de rester à flot pendant leur fermeture totale ou partielle. 

Kenneth Bucci, expert-comptable agréé (CPA), a déclaré à Gesundmd lors d’un entretien téléphonique que de nombreuses entreprises utilisent des fonds d’urgence lorsqu’elles constatent une baisse de leurs revenus en raison d’une récession ou d’une crise économique. Cependant, il a ajouté qu’ils peuvent également être essentiels au maintien de l’entreprise à flot dans d’autres circonstances, comme la perte d’un client important, des changements dans le secteur ou même un procès.

Avantages et inconvénients d’un fonds d’urgence pour votre entreprise 

Avoir un fonds d’urgence pour votre petite entreprise peut sembler une décision simple, mais les experts conseillent que toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, disposent d’un fonds d’urgence, car la plupart des petites entreprises rencontreront des problèmes de trésorerie à un moment donné. 

Selon les données de la Réserve fédérale, au cours des 12 mois précédant l’enquête, 66 % des petites entreprises avaient été confrontées à des difficultés financières, la plus courante étant le paiement des dépenses d’exploitation (43 %). 

Comprendre les avantages et les inconvénients des fonds d’urgence peut vous aider à garantir que vous disposez du bon montant.

Avantages expliqués

• Réduction des risques: Un fonds d’urgence réduit le risque d’être déraillé par une surprise. Bucci a déclaré qu’une variété de problèmes inattendus peuvent survenir : maladie du propriétaire ou d’un employé clé, déclin de l’industrie ou de l’intérêt pour le produit, ou encore récession ou ralentissement du marché. Avoir un fonds de réserve vous permet de poursuivre vos opérations dans une période difficile.
• Pas besoin de fonds personnels: Si vous rencontrez un défi financier, vous n’aurez pas à utiliser vos fonds personnels pour l’atténuer. Confrontées à une perte de revenus de deux mois, 86 % des petites entreprises ont déclaré qu’elles devraient prendre des mesures pour compléter leur financement ou réduire leurs dépenses – et pour près de la moitié, ces mesures s’appuieraient sur les fonds personnels du propriétaire.
• Évitez les problèmes de crédit et de frais de retard: Vous n’aurez pas besoin de recourir à un crédit coûteux ni de payer des frais de retard. Sans fonds d’urgence, une baisse de revenus pourrait signifier que vous ne pourrez pas payer vos factures à temps, ce qui signifie que vous pourriez imputer vos dépenses de fonctionnement sur des cartes de crédit ou payer des frais de retard. Pire encore, vous ne pourrez peut-être pas honorer votre paie.

Inconvénients expliqués

• Limites d’investissement: La constitution d’un fonds d’urgence peut limiter le montant que vous investissez dans votre entreprise. Même s’il est important de disposer de réserves d’urgence, équilibrer l’argent que vous mettez de côté avec ce qui doit être investi quotidiennement dans votre entreprise peut être un défi.
• Manque de retour: Votre argent ne rapportera pas beaucoup dans un fonds d’urgence liquide, surtout lorsque les taux d’intérêt sont bas. 

Comment déterminer la taille de votre fonds d’urgence

Les experts ont des opinions divergentes sur le montant que vous devez conserver en réserve, et cela dépend largement des autres facteurs qui affectent votre entreprise, ainsi que de vos coûts opérationnels.

Lorsque vous décidez combien d’argent mettre de côté en cas d’urgence, tenez compte des éléments suivants :

• Créances et inventaire: Les entreprises dont les créances s’allongent ou qui ont des stocks devraient avoir davantage de réserves, a déclaré Bucci.
• La structure de votre entreprise: Êtes-vous une entreprise individuelle ? Avez-vous des employés ? Bucci a recommandé de réfléchir aux conséquences d’une perte de revenus en termes de capacité à poursuivre vos opérations.
• Votre positionnement personnel: Avez-vous des économies personnelles qui vous permettraient de vous passer d’un salaire pendant un certain temps ? S’agit-il d’un projet parallèle ou passionné, auquel cas vous n’aurez peut-être besoin que de peu ou pas de réserves ?
• Saisonnalité: Les entreprises saisonnières ou cycliques voudront peut-être envisager davantage dans leur fonds d’urgence. “Une plus grande volatilité dans l’entreprise signifie qu’ils devraient disposer de davantage de fonds d’urgence, trois mois étant le minimum et 24 mois dans le haut du spectre”, a déclaré Jessica Mah, fondatrice et PDG d’InDinero, qui fournit des services de comptabilité aux petites entreprises, a déclaré par courrier électronique à Gesundmd.

Comment décider de votre montant cible

Tenez compte des facteurs ci-dessus pour décider dans quelle mesure vous aurez besoin d’être à l’aise avec les circonstances entourant vos revenus et vos coûts opérationnels. Selon Bucci, deux mois ou plus de paie sont idéaux, mais vous devriez avoir au minimum un mois. Mah a déclaré que les entreprises devraient économiser au moins trois mois de dépenses.

Comment et quand utiliser votre fonds d’urgence

La première chose que vous devez décider est de savoir où conserver le fonds d’urgence. Pour les petites entreprises, Bucci a déclaré que la meilleure option pour l’épargne liquide est généralement un compte professionnel dans une banque. Mais si vous avez 100 000 $ ou plus dans votre fonds, Bucci a suggéré d’envisager un compte du marché monétaire, ce qui pourrait vous rapporter un peu plus d’intérêts sur le compte.

Bucci a souligné plusieurs moments critiques où les fonds d’urgence peuvent être utilisés, notamment : 

• Une baisse des revenus due à une récession ou à un manque d’intérêt pour votre produit ou votre secteur d’activité
• La perte d’un client important qui représentait une part importante de votre entreprise
• La perte d’un employé clé qui entraînera une perte de ventes ou nécessitera une quantité importante de temps et d’argent pour le remplacer
• Une incapacité du propriétaire ou de l’employé clé à travailler en raison d’une maladie ou d’autres problèmes
• Un procès – un événement rare mais possible
• Toute autre circonstance où vos revenus ne couvrent pas vos dépenses et où vous ne parvenez pas à couvrir la différence par d’autres moyens ou en diminuant les dépenses de fonctionnement.

Mise en place de votre fonds d’urgence

Recherchez la meilleure banque ou coopérative de crédit pour votre entreprise

Selon Bucci, vous souhaiterez peut-être utiliser des services supplémentaires de la banque ou de la coopérative de crédit que vous utilisez à l’avenir. Il est donc sage d’en trouver un avec lequel vous êtes à l’aise et de commencer à établir une relation.

Ouvrir un compte

Une fois que vous avez trouvé la bonne institution financière, ouvrez le compte qui convient à votre entreprise. Qu’il s’agisse d’un compte d’épargne professionnel ou d’un compte du marché monétaire, Bucci a déclaré que cela ne devrait prendre qu’une journée environ. 

Commencez à épargner régulièrement

Selon Mah, vous devriez déposer un montant spécifique sur le compte chaque mois et faire comme si il n’existait pas, comme vous le feriez pour un fonds pour les mauvais jours. En faire une priorité vous aidera à économiser davantage d’argent à long terme.

Alternatives à un fonds d’urgence

Bien que les fonds d’urgence soient essentiels à la sécurité de votre entreprise, la vérité est que des circonstances inattendues surviennent parfois, auxquelles il est presque impossible de se préparer et qui dépassent les fonds que vous avez économisés. Si vous vous trouvez dans une situation où vos réserves d’urgence ne sont pas suffisantes, vous pouvez utiliser d’autres stratégies.

• Une marge de crédit bancaire: Mah a déclaré qu’une autre option consiste à ouvrir une ligne de crédit auprès de votre banque pour vous offrir quelques mois supplémentaires de flexibilité en plus de votre fonds d’urgence. Vous pouvez également emprunter un prêt sur valeur domiciliaire ou une marge de crédit, ou emprunter sur vos créances ou vos actifs durables, a ajouté Bucci.
• Contactez la Small Business Administration (SBA): Lorsque vous ne pouvez pas obtenir de financement traditionnel – ce qui n’est généralement possible que si vous avez des créances ou des actifs durables sur lesquels emprunter – la SBA est souvent en mesure de vous aider.
• Réduire les dépenses: Si vous n’avez pas l’argent nécessaire pour couvrir les dépenses de fonctionnement, parcourez ligne par ligne et décidez de ce qui peut être réduit pour aider à réduire le fardeau.
• Partenariat stratégique avec d’autres entreprises: Envisagez de partager des biens immobiliers, des pools d’employés ou d’autres ressources pour réduire les frais généraux tout en poursuivant les opérations.

Passez à des employés contractuels ou externalisez le travail: Si vous ne parvenez pas à respecter votre masse salariale, envisagez d’externaliser votre travail ou d’embaucher des travailleurs indépendants ou contractuels. Cela peut constituer une alternative moins coûteuse pour vous aider à traverser une récession.