La paie fait référence au paiement des salariés par leur employeur. La paie peut être un nom lorsqu’elle décrit les dossiers financiers d’une entreprise concernant la rémunération des employés. Il peut également décrire le processus de paiement des employés d’une entreprise et les impôts correspondants.
Continuez votre lecture pour découvrir toutes les bases de la paie, depuis les grandes lignes du processus de paie jusqu’à certaines options pour les entreprises qui préfèrent laisser quelqu’un d’autre s’occuper de tout cela.
Qu’est-ce que la paie ?
La paie est la fonction d’une entreprise qui rémunère ses employés. Cela comprend la distribution d’argent sous forme de chèques et de dépôts directs. Cela comprend également la tenue de registres sur ces paiements et le paiement des impôts au nom de ces employés. La paie est utilisée à la fin de l’exercice pour évaluer le salaire annuel des employés.
Une entreprise peut désigner la masse salariale comme un raccourci pour désigner sa main-d’œuvre totale ou le coût de cette main-d’œuvre. Une entreprise peut également dire qu’elle « s’occupe de la paie », ce qui peut signifier qu’elle traite les chèques de paie ou calcule les impôts qu’elle doit pour ces employés.
Comment fonctionne la paie ?
Techniquement, la paie commence lorsqu’un employé remplit un formulaire W-4, qui indique à l’entreprise les détails de la manière dont il souhaite être imposé. Tout au long de l’année, les informations de ce formulaire W-4 informeront les impôts que l’entreprise retient au nom de cet employé.
Note
Avant de remplir un W-4, les employés fixeront un taux de rémunération pour un emploi spécifique. Cela se produit généralement pendant le processus d’entretien. Certains employés reçoivent un salaire qui correspond au même montant chaque jour de paie. D’autres employés sont payés à l’heure, leur salaire varie donc en fonction du nombre d’heures travaillées au cours d’une période de paie. Quoi qu’il en soit, ce montant est appelé « salaire brut » de l’employé. Tous les calculs de paie sont basés sur le salaire brut de cette période de paie.
Une fois les informations W-4 fournies et le travail en cours, l’entreprise paiera ensuite l’employé selon un horaire régulier (hebdomadaire ou bihebdomadaire, par exemple). Certains employés peuvent être payés à des moments différents, en fonction de leur statut de paie, par exemple en payant des employés salariés une semaine, des employés horaires la semaine suivante.
Une fois le salaire brut de l’employé pour une période de paie calculé, l’employeur doit retenir les impôts FICA (pour la sécurité sociale et l’assurance-maladie), ainsi que les impôts sur le revenu fédéraux et étatiques sur chaque chèque de paie.Ces taxes sont parfois appelées « charges sociales ». L’employeur peut également déduire d’autres montants du salaire. Celles-ci peuvent inclure des cotisations à un régime de retraite ou à un régime de santé, ainsi que des cotisations syndicales ou des contributions caritatives.
Ce processus de calcul des retenues et des déductions, de préparation des chèques de paie et de distribution des paiements est connu sous le nom de traitement de la paie. Le processus de paie permettrait également de suivre les heures supplémentaires, les congés payés (ou non payés), les pourboires et toutes autres bizarreries diverses liées à la rémunération d’un employé.
« Faire la paie » comprend également la tenue de dossiers. Un registre distinct doit être tenu pour chaque employé avec les sommes versées pour chaque période de paie. Ces informations sont utilisées pour les rapports de fin d’année, y compris les formulaires W-2 envoyés aux employés. Des dossiers doivent également être conservés sur les autorisations des employés et sur tout changement de salaire.
Les calculs de paie pour un employé individuel au fil du temps sont appelés un enregistrement des gains. En plus du relevé des gains, tous les documents relatifs à la paie, aux retenues et aux retenues de cet employé doivent être conservés pendant l’emploi de la personne.
Note
Si tout cela semble compliqué, c’est parce que ça l’est. C’est pourquoi de nombreux employeurs externalisent la paie en embauchant un service de traitement de la paie, un comptable ou un comptable.
L’enregistrement de tous les calculs pour tous les employés est appelé registre de paie. Ce dossier montre tous les montants de salaires et traitements pour chaque période de paie ainsi que les totaux pour l’année. Si vous disposez d’un programme de paie dans le cadre de votre système comptable d’entreprise, le registre de paie fait partie de ce système. Les totaux sont intégrés aux états financiers globaux de votre entreprise.
Points clés à retenir
- La paie fait référence à la façon dont les employeurs paient leurs employés.
- La paie couvre tous les aspects de la rémunération des employés, de la préparation des chèques et des retenues d’impôt à la tenue de registres de la paie de chaque employé tout au long de l’année.
- En raison de la nature complexe et des diverses facettes de la paie, de nombreuses entreprises choisissent d’externaliser les services de paie.
