Travel expenses are expenditures that an employee makes while traveling on company business. Company business can include conferences, exhibitions, business meetings, client and customer meetings, job fairs, training sessions, and sales calls, for example.
Les dépenses peuvent inclure l’hébergement, le remboursement du kilométrage de la voiture personnelle, les vols, le transport terrestre, les pourboires aux chasseurs, les repas, les pourboires aux serveurs, le service en chambre et d’autres dépenses accessoires qu’un employé pourrait rencontrer pendant son déplacement.
Note
Les dépenses qu’une organisation remboursera se trouvent dans la politique de voyages d’affaires de l’entreprise. Familiarisez-vous avec la politique de votre entreprise, car des dépenses, aussi variées que le nettoyage à sec et l’abonnement à une salle de sport, peuvent être couvertes pour les employés en déplacement prolongé, en plus des frais de déplacement, de logement et de repas prévus.
Frais de déplacement des employés en affectation de longue durée
Lorsqu’ils utilisent des structures d’hébergement de longue durée pour leurs employés en déplacement, de nombreux employeurs offrent également la possibilité à la famille de l’employé de lui rendre visite lorsque l’employé est en voyage d’affaires intensif. Lorsqu’un employé est affecté temporairement à un autre site de l’entreprise, les employeurs paient parfois pour que la famille de l’employé lui rende visite à des intervalles de temps prescrits. Cela évite que le fardeau du travail à distance n’affecte négativement les relations familiales.
Les employeurs cherchent à offrir des options intéressantes aux employés qui sont loin de leur domicile et de leur famille pendant de longues périodes. Vous devez profiter de tous les privilèges de voyage offerts par votre employeur pour renforcer le moral et le dévouement des employés.
Client entertainment at conferences, on sales calls, and on-site visits is another reimbursable expense, but know your company’s policies so you don’t exceed the limits that are placed on entertainment costs. For example, companies frequently place a cap on what you can spend on taking a client to dinner.
Note
Connaissez également la politique de votre entreprise en matière d’attribution de crédits de miles aériens. Cela varie. Certaines entreprises permettent à leurs employés d’accumuler des miles de voyage en avion qu’ils peuvent ensuite utiliser pour des voyages personnels en famille. D’autres accumulent une banque de miles de voyage qu’ils utilisent pour couvrir les déplacements professionnels supplémentaires des employés. Encore une fois, il est crucial de connaître les politiques de votre entreprise.
Comment les employeurs paient-ils les frais de déplacement des employés ?
En règle générale, les organisations paient les frais de déplacement des employés de ces trois manières.
Company credit cards
Les cartes de crédit sont délivrées aux employés qui doivent voyager fréquemment pour affaires. Les employés peuvent facturer la plupart des dépenses qu’ils engagent lors d’un voyage d’affaires sur la carte de crédit de l’entreprise. Pour le remboursement des frais accessoires tels que les pourboires et la restauration rapide, les salariés devront remplir une note de frais à leur retour de voyage.
Les cartes de paiement sont pratiques pour les employés car ils n’ont pas besoin de fournir de l’argent liquide pour payer leurs dépenses professionnelles avant le remboursement. Cependant, familiarisez-vous avec les politiques de votre entreprise ; vous devrez peut-être toujours remettre des reçus et d’autres pièces justificatives même lorsque vous portez ces dépenses sur une carte de crédit.
Espèces:
Les organisations sans carte de crédit d’entreprise exigent que les employés remplissent un rapport de remboursement de dépenses pour chaque dépense pendant que l’employé est en déplacement. Ils exigent généralement des reçus et un certain niveau de justification pour chaque dépense.
Note
Il est rare qu’une organisation demande à ses employés de payer des dépenses coûteuses telles que le billet d’avion et demande un remboursement plus tard. Un bon de commande d’entreprise ou une carte de crédit d’entreprise paiera d’avance les dépenses importantes. Mais les employés doivent souvent payer de leur poche leurs frais de déplacement quotidiens, qui sont ensuite remboursés.
par jour
A per diem is a daily allowance of a certain amount of money that an employee is given to cover all expenses. L’employé est responsable de faire des choix judicieux en matière de dépenses de voyage dans le cadre des paramètres du montant d’argent qui lui est alloué quotidiennement.
Certaines entreprises paient directement le transport et le logement, mais accordent aux employés en déplacement une indemnité journalière pour toutes les autres dépenses, y compris les repas et le transport terrestre. Il est connu que les employés ne dépensent pas suffisamment d’argent pour conserver l’argent supplémentaire provenant de l’indemnité journalière. Les entreprises le permettent généralement.
Connaissez les politiques de frais de déplacement de votre employeur
Il est conseillé aux employés qui voyagent pour affaires de se tenir au courant des politiques de voyage de l’entreprise et des frais couverts pour le remboursement. Les dépenses qui ne relèvent pas des polices ne sont généralement ni remboursées ni couvertes.
Des reçus sont exigés par la plupart des entreprises, à l’exception de celles qui paient une indemnité journalière. Votre entreprise dispose également probablement d’un formulaire qu’elle s’attend à ce que les employés utilisent pour déclarer leurs frais de déplacement.
Note
To stay on top of reimbursable expenses, employees are often given a deadline by which they need to file an expense report and turn in applicable receipts. Le service des finances disposera de lignes directrices qui l’aideront à rester à jour.
Si vous avez des questions sur ce qui constitue des frais de déplacement appropriés dans votre organisation, vérifiez auprès de votre responsable et du service des ressources humaines. Vous ne voulez pas dépenser de l’argent et recevoir une surprise plus tard.
Les employeurs utilisent les voyages comme mesure incitative pour leurs employés
Some employers have started to use travel as an employee incentive. When employees are rewarded with travel by their company for meeting a goal, the incentive travel will increase both employee loyalty and workplace engagement.
