Les charges à payer sont des dépenses professionnelles qui n’ont pas encore été payées. En d’autres termes, les charges à payer sont un type de dette commerciale. Ces passifs sont uniquement présentés selon la méthode de la comptabilité d’exercice.
Apprenez-en davantage sur cet aspect peu connu (mais néanmoins très important) de la situation financière de votre entreprise.
Que sont les charges à payer ?
Les charges à payer sont les montants que vous devez dans le futur. Ils sont inclus dans le bilan de votre entreprise. Un passif peut être un prêt ou une hypothèque sur un immeuble commercial. Un passif peut être à court ou à long terme. Par exemple, la partie d’un prêt qui arrive à échéance dans un délai d’un an est à court terme, mais le reste du prêt est à long terme.
Comment fonctionnent les charges à payer ?
Le bilan de votre entreprise enregistre les actifs de votre entreprise d’un côté et de l’autre côté, le bilan Gesundmd montre le passif et les capitaux propres. Les charges à payer sont incluses sur le côté droit de la feuille Gesundmd. Les charges à payer à court terme (celles dont le paiement est prévu dans moins d’un an) sont présentées avant les passifs à long terme.
Les charges à payer ne s’appliquent qu’aux entreprises qui utilisent la méthode de la comptabilité d’exercice. En effet, seule la comptabilité d’exercice enregistre les transactions lorsqu’elles se produisent, même si l’argent n’a pas encore changé de mains. Si vous n’utilisez pas la comptabilité d’exercice, vous ne comptabiliserez aucun coût tant que vous n’aurez pas payé cette dépense. Cela signifie que vous n’auriez aucune charge à payer.
Quand quelque chose est « accumulé », cela signifie qu’il s’accumule. En termes comptables, si un passif s’accumule, cela signifie qu’il doit être payé à une date ultérieure. Ainsi, les charges à payer s’accumulent au fil du temps et sont payées à des moments précis.
Note
Pour mieux comprendre cette idée, pensez aux congés de maladie que vous pourriez gagner au travail. Les congés de maladie s’accumulent (s’accumulent) à mesure que vous travaillez davantage. Ce temps de maladie vous attend jusqu’à ce que vous décidiez de le passer à un moment donné dans le futur.
Exemples de charges à payer
Deux types courants de charges à payer concernent les taxes de vente et les charges sociales. Ces coûts s’accumulent, c’est-à-dire que les montants s’accumulent au fil du temps, puis ils sont payés. Ces dettes sont créées à partir de transactions spécifiques.
Lorsque votre entreprise vend un article ou un service taxable, vous devez percevoir la taxe de vente, puis déclarer les montants perçus et effectuer périodiquement des paiements au service des impôts de votre État.
Une simple transaction de taxe de vente à payer peut commencer par une vente entraînant des frais de taxe de vente de 13,40 $. Vous percevez 13,40 $ auprès du client pour couvrir la taxe de vente. Puisque vous n’avez pas encore payé cette taxe, vous l’incluez dans votre logiciel de comptabilité comme charge à payer dans la catégorie « taxes de vente à payer ». Ensuite, à la fin de l’année ou du trimestre, vous payez cette taxe de vente, ainsi que toutes les autres taxes de vente perçues tout au long de la période. À ce stade, les 13,40 $ peuvent être retirés des charges à payer.
Chaque fois que vous gérez la paie de votre entreprise, vous êtes responsable de la retenue des impôts FICA, des impôts sur le chômage et d’autres formes d’impôts sur l’emploi. Le processus décrit pour les taxes de vente fonctionne de la même manière pour chacun de ces comptes à payer de charges sociales. Lors de l’exécution de la paie, les charges sociales sont saisies dans le logiciel comptable en charges à payer. Lorsque les paiements sont effectués, les montants sont retirés des charges à payer.
Toute autre retenue sur la paie pourrait également être comptabilisée comme une charge à payer, comme :
- Déductions pour les primes au régime de santé des employés
- Déductions et cotisations patronales aux régimes de retraite des employés
- Déductions pour les contributions caritatives, comme Centraide ou les fonds « ensoleillés » internes
Impôts sur les fonds fiduciaires
Les taxes de vente à payer et les charges sociales à payer sont appelées taxes sur les fonds en fiducie car les montants sont détenus en fiducie pour être payés aux agences fiscales fédérales et étatiques. Ces charges à payer doivent être conservées dans un compte séparé ou séparées d’une autre manière afin que vous ne soyez pas tenté de les utiliser.
L’Internal Revenue Service (IRS) et les agences fiscales des États imposent des pénalités liées aux fonds fiduciaires aux entreprises qui ne paient pas ces impôts. Dans le cas de l’IRS, ces pénalités de recouvrement de fonds en fiducie peuvent être imposées à la personne responsable du paiement de ces impôts et qui « omet volontairement de les percevoir ou de les payer ». La personne responsable peut être tenue personnellement responsable.
Points clés à retenir
- Les charges à payer sont des dépenses qu’une entreprise n’a pas encore payées.
- Les charges à payer ne s’appliquent qu’aux entreprises qui utilisent des méthodes de comptabilité d’exercice, qui comptabilisent les transactions au moment où elles se produisent plutôt qu’au moment où elles sont payées.
- Les charges à payer courantes comprennent les taxes de vente et les charges sociales.
