Les entreprises doivent préparer des formulaires de déclaration fiscale pour tous leurs employés dans le cadre de leurs obligations de déclaration de revenus. Généralement, les formulaires W-2 sont utilisés pour les travailleurs à temps plein et le formulaire 1099-NEC est utilisé pour les entrepreneurs et autres non-employés. Les entreprises doivent également déposer un formulaire W-3 ou un formulaire 1096 comme résumé de leurs déclarations W-2 et 1099, à moins qu’elles ne déposent les documents en ligne.
Note
À partir de l’année fiscale 2020, le formulaire 1099-MISC a changé. Il n’est plus utilisé pour enregistrer les paiements aux non-salariés. Au lieu de cela, il est utilisé pour déclarer plusieurs formes diverses de revenus, notamment les paiements de prix, d’honoraires, de loyers, de redevances et de soins médicaux.
Pour les paiements de 2020 déclarés en 2021, utilisez le formulaire 1099-NEC pour déclarer les paiements à des non-employés.
Rapports de paiement annuels aux bénéficiaires
Pour l’année d’imposition 2020, les employeurs doivent fournir aux employés un formulaire W-2 avant le 1er février 2021. La même date limite s’applique pour remplir et fournir le 1099-NEC. Les formulaires de synthèse W-3 et 1096 doivent également être adressés à l’agence gouvernementale compétente avant le 1er février 2021, sauf si vous déposez en ligne.
Vous devez également remettre les formulaires 1099-NEC aux non-employés à qui vous avez payé 600 $ en 2020. Ces rapports doivent être remis aux destinataires avant le 1er février 2021.
Note
Les délais de déclaration et la date de remise des formulaires aux salariés sont les mêmes. Essayez de remettre les formulaires aux employés et aux non-employés avant la fin janvier afin de laisser le temps de corriger les erreurs.
Si vous ne savez pas si vous devez envoyer un W-2 ou un 1099-NEC à quelqu’un, découvrez qui devrait recevoir un W-2 ou un 1099-NEC.
Soumission des formulaires W-2 et 1099 aux agences fédérales
Vous souhaiterez peut-être déposer vos formulaires W-2 et 1099-NEC en ligne. En 2021, vous devez déposer en ligne si vous disposez de 100 formulaires ou plus de chaque type. À partir de 2022, vous devez déposer en ligne si vous disposez de 10 formulaires ou plus de chaque type.
Les formulaires W-2 doivent être soumis à l’Administration de la sécurité sociale avant le 1er février 2021. Pour déposer des W-2 en ligne, vous pouvez utiliser le portail en ligne des services aux entreprises de la sécurité sociale.
Les formulaires 1099-NEC doivent être soumis à l’IRS avant le 1er février 2021. Pour déposer les formulaires 1099-NEC en ligne, vous pouvez utiliser le système FIRE (File Information Returns Electronically), ou utiliser un logiciel de comptabilité fiscale ou un service de paie.
Note
Si vous produisez ces déclarations en ligne, vous n’avez pas besoin d’inclure les formulaires de transmission (W-3 pour les formulaires W-2 ou formulaire 1096 pour les formulaires 1099-NEC).
Pénalités pour dépôt tardif
L’IRS a fixé des pénalités pour les employeurs qui ne respectent pas les délais de déclaration de revenus auprès de l’IRS et de la Social Security Administration. Des pénalités peuvent être imposées si vous effectuez l’une des actions suivantes :
- Ne pas déposer les formulaires corrects avant la date d’échéance
- Ignorer intentionnellement les exigences de dépôt
- Ne pas fournir le W-2 ou le 1099 aux travailleurs
- Déposer le mauvais formulaire pour un travailleur (donner un 1099-MISC à quelqu’un qui devrait recevoir un W-2)
Des pénalités peuvent être facturées par retour avec un niveau maximum fixé par l’IRS.
Dates de dépôt pour les États
Le W-2 et le 1099-NEC sont utilisés par les travailleurs pour leurs impôts fédéraux et étatiques. Certains États peuvent avoir une exigence de date de dépôt antérieure, il peut donc également être important de vérifier les dates limites de chaque État pour les déclarations de paie. Vérifiez la date de dépôt et les autres exigences de votre état en vous rendant à la division fiscale de votre état.
Autres rapports de charges sociales attendus en janvier 2021
En plus des rapports annuels sur les salaires et les impôts des salariés et des non-salariés, vous disposez de plusieurs autres rapports de charges sociales qui doivent normalement être rendus le 31 janvier.
- Le rapport fédéral sur l’impôt sur le chômage sur le formulaire 940 pour 2020 est dû le 1er février 2021.
- Le formulaire 941 (formulaire d’impôt fédéral trimestriel de l’employeur) pour le quatrième trimestre 2020 doit être dû le 1er février 2021.
Aide à la préparation et au dépôt des rapports sur les salaires et les impôts
Si c’est la première fois que vous remplissez des formulaires W-2 et 1099-MISC, découvrez le processus de préparation, de dépôt, d’impression et d’envoi des formulaires W-2. Pour les formulaires 1099-MISC, découvrez ce qu’il faut faire avant de préparer ces formulaires, puis suivez les instructions étape par étape pour remplir les formulaires.
