Certains des formulaires de paie les plus importants que vous traiterez chaque année sont ceux que vous remettez aux employés et aux non-employés, détaillant ce que vous leur avez payé et quels impôts ont été retenus sur le salaire des employés. Ils auront besoin de ces informations pour préparer leurs déclarations de revenus et vous devez également soumettre des copies à l’IRS.
Tous ces rapports peuvent être déposés en ligne et certaines entreprises doivent le faire.
Délais de remise des formulaires aux bénéficiaires
Les employés doivent recevoir leurs formulaires W-2 indiquant leur revenu imposable, les impôts sur le revenu retenus et d’autres informations au plus tard le 31 janvier de l’année suivant l’année d’imposition. Les non-employés doivent recevoir à la même date les formulaires 1099-NEC indiquant les paiements imposables que votre entreprise leur a versés au cours de l’année.
Note
Le formulaire IRS 1099-NEC remplace le formulaire 1099-MISC à compter de l’année fiscale 2020, du moins pour certains contribuables. Le formulaire 1099-MISC est toujours utilisé à d’autres fins, mais les entrepreneurs indépendants et les non-salariés disposent de leur propre formulaire, le 1099-NEC, à partir de 2020.
Dépôt de rapports auprès des agences fédérales
La date limite pour remettre les formulaires aux bénéficiaires et pour les déposer auprès des agences fédérales est la même. Les formulaires W-2 doivent être déposés auprès de l’Administration de la sécurité sociale avant le 31 janvier de l’année suivant l’année fiscale. Envoyez également les formulaires 1099-MISC à l’IRS avant le 31 janvier.
Le délai peut légèrement changer d’année en année si cette date tombe un jour férié ou un week-end. La date limite serait alors le jour ouvrable suivant.
Note
Essayez de remettre ces formulaires aux destinataires au début du mois de janvier afin d’avoir le temps de corriger les erreurs avant de les déposer auprès des agences fédérales compétentes.
Entreprises qui doivent déposer leur déclaration en ligne
Vous devez déposer les formulaires W-2 et 1099-NEC en ligne pour les années civiles jusqu’en 2020 si vous déposez 250 ou plus d’un même type de formulaire pour l’année. Vous pouvez être pénalisé si vous ne le faites pas. Cette règle est également en train de changer.
À partir des déclarations de renseignements 2021, vous devez produire en ligne si vous n’avez que 100 formulaires W-2 ou 1099-NEC à produire. Cela représente 100 de chaque type de formulaire, et non 100 au total. À partir des années d’imposition après 2021, vous devez déclarer en ligne si votre entreprise en compte 10 ou plus. Formulaires W-2 ou 1099-NEC à déposer.
Vous pouvez cependant demander une dérogation à cette exigence pour les formulaires 1099 et les formulaires W-2 en déposant le formulaire 8508 auprès de l’IRS. Vous devez le faire au moins 45 jours avant la date d’échéance des formulaires W-2 ou 45 jours avant de déposer votre premier formulaire W-2c.
Note
Il n’y a pas de demande de prolongation automatique pour les formulaires W-2 ou 1099-NEC.
Dépôt électronique des formulaires W-2 auprès de la SSA
Le Business Services Online (BSO) de la SSA est l’endroit idéal pour le dépôt électronique des W-2. Cependant, vous devez d’abord vous inscrire à ce service.
La SSA dispose d’une page de questions fréquemment posées pour vous aider à répondre à vos questions sur le dépôt des formulaires W-2.
Dépôt électronique des formulaires 1099 auprès de l’IRS
Vous pouvez soumettre tous les formulaires 1099, y compris le formulaire 1099-NEC, à l’IRS par courrier ou en ligne, en utilisant le système de dépôt électronique des déclarations d’informations (FIRE). Vous devez vous inscrire au système FIRE en déposant une demande en ligne.
Les avantages du dépôt en ligne
Le dépôt électronique permet d’économiser du temps et des efforts et contribue à garantir l’exactitude. L’IRS le recommande fortement.
Vous n’avez pas besoin de calculer et de soumettre un formulaire de transmission W-3 si vous déposez des formulaires W-2 par voie électronique, et la Social Security Administration génère automatiquement un W-3 lorsque vous utilisez son service BSO. De même, vous n’avez pas besoin de calculer et de soumettre un formulaire 1096 pour chaque type de formulaire 1099 si vous déposez ces formulaires par voie électronique, y compris les formulaires 1099-MISC.
Vous pouvez également utiliser le site BSO pour vérifier les numéros de sécurité sociale à des fins de déclaration des salaires. Cela garantit que les salaires sont déclarés correctement et évite de traiter les formulaires W-2c (corrigés) pour corriger les erreurs sur les W-2. Mais vous pouvez également soumettre des formulaires W-2c en ligne si vous constatez une erreur dans un ou plusieurs formulaires W-2 après les avoir soumis.
Note
Certains États participent au système FIRE, ce qui signifie que vous pouvez éviter un dépôt d’État séparé.
Vous pouvez vérifier que vos fichiers ont été reçus et vérifier leur statut en ligne lorsque vous déposez un fichier électronique. Le site BSO propose également un didacticiel, des manuels, une liste de contrôle et de nombreuses autres informations utiles pour vous aider à effectuer un dépôt électronique.
Que faire si vous ne déposez pas votre déclaration à temps ?
Vous pouvez être passible de sanctions pour défaut de déclaration en ligne lorsque cela est requis, pour défaut de soumission des formulaires à l’agence appropriée à temps, pour défaut de remettre les formulaires aux employés ou aux non-employés et pour défaut de remettre le bon formulaire à la bonne personne. Les pénalités augmentent avec le retard du dépôt.
